Die Zahl der digitalen Betriebsprüfungen steigt Jahr für Jahr. Fluch oder Segen für das Handwerk? Wir sprachen mit Eckhard Schwarzer, Mitglied der Geschäftsleitung der Datev eG in Nürnberg.
In der Buchhaltung geht der Trend zum digitalen Belegwesen. Für welche Betriebe lohnt sich das?
Für jeden, das ist keine Frage der Größe. Es gibt Online-Lösungen, damit sparen sich kleine und mittlere Betriebe die Investition in eigene Software. Und der Steuerberater hat ebenso wie der Unternehmer zeitnah Zugriff auf die Daten.
Wie sicher ist die Technik?
Wir verschlüsseln die Daten im Internet nach den höchsten Standards. Abrufen aus unserem Rechenzentrum kann man sie nur mit einer Smartcard das ist sicherer als jedes Passwort-System. Auch lassen wir die Systeme von Top-Spezialisten testen. Noch keiner hat sie geknackt.
Kann man getrost Originale vernichten, wenn man digitale Belege hat?
Von einer Vernichtung der Originalbelege kann ich nur abraten. Neben einem zertifizierten Archiv erfordern die Vorschriften der Abgabenordnung dafür nämlich auch entsprechend dokumentierte und zertifizierte Prozesse bei der Digitalisierung der Dokumente im Unternehmen, die den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entsprechen müssen. Gerade für kleinere Unternehmen ist ein solches Vorgehen aber zu aufwändig. Zudem dürfen Papiere nur in den Reißwolf, wenn neben den handels- und steuerrechtlichen keine weiteren Vorschriften existieren, die zur Aufbewahrung der Originale verpflichten. So ist beispielsweise die zivilrechtliche Bedeutung eines Belegs zu beachten. Deshalb müssen selbst dann, wenn man sich grundsätzlich entscheidet, Papiere zu vernichten, fallweise die Originale aufbewahrt werden.
Unbedingt aufzuheben sind Bilanzen, Jahresabschlüsse, Vollmachten und Vollstreckungsbescheide. Das gilt auch für Unterlagen, deren Vernichtung als Ungültigkeitserklärung gedeutet werden kann. Ein elektronisches Belegarchiv hat für den Unternehmer aber dennoch große Vorteile. Es gibt ihm eine übersichtliche Ablage an die Hand, die er im täglichen Umgang elektronisch bearbeiten kann. Damit wird sehr viel Rationalisierungspotenzial erschlossen.
Und wie riskant wird die digitale Betriebsprüfung?
Der Prüfer darf nur steuerlich relevante Daten auswerten. Die aber durchleuchtet er mit einer speziellen Software. Er führt Wahrscheinlichkeitsabfragen durch und merkt sofort, wenn Zahlen frei erfunden sind. Jeder Mensch hat da unbewusst Vorlieben selbst die kleinste fällt auf. Das digitale Belegwesen ist davon nicht stärker betroffen als die Papierbuchhaltung.
Heißt das, die Unternehmen sind dem Prüfer ausgeliefert?
Nicht nur die Kontrolleure rüsten auf, sondern wir auch. Wir geben dem Steuerberater ein Programm, das er über die Daten seiner Mandanten laufen lassen kann. Es zeigt, woran der Betriebsprüfer Anstoß nehmen könnte.
(mfi)