Große Aufträge kann Handwerksunternehmer Thomas Barten erst abrechnen, wenn er alle Arbeiten penibel dokumentiert hat. Nach dem Schweißen begann für den Inhaber eines Bremer Metallbaubetriebs dann im Büro die Schweiß treibende Suche nach den Unterlagen, oft bis in den späten Abend. Die Unordnung kostete Barten Zeit, Geld und Nerven.
Heute sitzt er gut gelaunt in seinem Büro vor einem Regal mit farbig markierten Ordnern. Mit Hilfe einer Dienstleisterin hat er 2005 sein Büro entrümpelt und sortiert. Sechs Umzugkartons mit Papier flogen in den Müll. „Danach war ich schweißgebadet“, erinnert sich Barten. Es war eine Erleichterung und er hat sich den Mut zum Wegschmeißen bewahrt. „Erstaunlich, mit wie wenig man auskommt“, sagt er heute. Die tägliche Informationsflut leitet er seither meist in die Wiedervorlage oder den Papierkorb.
Zur rechten Zeit auf den Tisch
„Viele pflegen keine Wiedervorlage, weil sie glauben, alles sofort erledigen zu müssen“, sagt Joana Schulz, doch so leide der Überblick. Die Hamburger Expertin berät Firmen bei der Büroorganisation. Auch für Dienstleisterin Ingrid Bischoff ist die Wiedervorlage die Basis für planvolles Arbeiten: Ein Ordner für die Tage, einer für die Monate. Das hilft, Säumnisgebühren des Finanzamts und Liquiditätsmangel durch verspäteten Rechnungsausgang zu vermeiden.
Von solchen Tipps hat Barten profitiert – und vom Elan der Expertin. Vergebens hatte er versucht, selbst für Ordnung zu sorgen. Das Lichten der Stapel ging nahtlos über in die Tagesarbeit. „Den ersten Zettel habe ich noch wegsortiert, den zweiten dann inhaltlich bearbeitet.“
Wenn die Dienstleisterinnen zur Hilfe gerufen werden, besichtigen sie das Büro und entwerfen mit den Büroarbeitern eine auf den Betrieb zugeschnittene Ablage. Deren Systematik wird in einem Aktenplan festgehalten. Was wird wo und wie lange aufbewahrt? „Ein eigenes Ablagesystem ist in Ordnung. Aber was ist, wenn der Erfinder ausfällt?“, fragt Ingrid Bischoff.
Ordnung mit Maß
Ordnung dient dem reibungslosen Arbeiten und ist kein Selbstzweck. Mit einem zu straffen Regiment, „kann man Menschen unglücklich machen“, warnt Ingrid Bischoff. Die Expertinnen raten, sich vor Betriebsgründungen, -übernahmen oder -erweiterungen helfen zu lassen. So entsteht kein Leidensdruck und man kann sich den Kernaufgaben widmen.
Mit der Aufräum-Aktion wollte Barten auch seinen Mitarbeitern Änderungen vorleben, anstatt sie nur einzufordern. „Seht mal, ich ändere mich auch“, formuliert er seine Botschaft. Und er fügt hinzu: „Der Fisch stinkt vom Kopf her.“ Zudem soll das aufgeräumte Büro auch bei Kundenbesuchen seine Wirkung entfalten: „Mit der Ordnung möchte ich auch Kunden zeigen können, wie wir mit Ihren Projekten umgehen.“
Barten schätzt, dass er früher eine Stunde pro Tag durch Suchen vergeudet hat – und so den Feierabend aufschob. Diese Zeit nutzt der zweifache Familienvater jetzt besser: „Die Ordnung führt dazu, dass ich meine Kinder öfter sehe.“
Auf der folgenden Seite finden Sie die besten Tipps für Ihre Bürorganisation.
Ordnung im Büro
Expertenrat: Die besten Tipps von den Büroorganisatorinnen Joana Schulz und Ingrid Bischoff.
Sofortprinzip: Nie ein Schriftstück lesen, ohne zu entscheiden, was damit passieren soll.
Neue Termine: Entstehende Termine oder Aufgaben sofort notieren, das entlastet das Gedächtnis.
Regelmäßig ausmisten: Ob Akte oder Datei, was nicht Buchhaltung oder Betrieb betrifft, kann weg.
Eins zur Zeit: Wenn möglich, nur einen Vorgang auf dem Schreibtisch halten, alles weitere lenkt ab.
Eine Ordnung: Die EDV-Ablage sollte die Papierablage spiegeln. Gleiche Namen für Akten und virtuelle Ordner bringen Übersicht. Auch der Maileingang lässt sich so anlegen.
Besser als Ausdrucken: Wandeln Sie Mails in Aufgaben um. Per Maus die Mail in Outlook auf den Aufgabeordner ziehen, Bearbeitungszeitpunkt festlegen und sich von Outlook erinnern lassen.
Telefonblock: Ein Spiralblock für Gesprächsnotizen. Abgearbeitete Anfragen werden durchgestrichen, aber aufbewahrt. So ergibt sich ein Telefonprotokoll. Falls eine Notiz weitergegeben werden muss, dann auf einen neuen Zettel. So verschwinden keine Telefonnummern mehr.
Fristen: Steuer- oder Handwerkskammerberater klären Fragen zur Aufbewahrungsdauer von Dokumenten.
Arbeitsschutz: Wer Mitarbeiter beschäftigt, muss Arbeitsschutzrichtlinien beachten. Gute Bürodienstleister kennen diese und beraten fachgerecht etwa in puncto Licht oder Fluchtwege.