Wie groß das Risiko für den Vorsteuerabzug durch unvollständige Rechnungsangaben ist, beweist ein aktuelles Urteil des Finanzgerichts Sachsen-Anhalt: Der Auftraggeber musste 370.000 Euro Vorsteuer erstatten, weil dem Fiskus die Leistungsbeschreibung zu ungenau war (wir berichteten).
In der Rechnung stand zwar: „... gemäß unserer Vereinbarung berechnen wir Ihnen für das Objekt ... die Neubau- und Modernisierungskosten zu einem Gesamtpreis von ...“. Doch weder Finanzamt noch Richter fanden das genau genug. (Urteil vom 13. Dezember 2013, Az. 5 K 914/08).
Die Ursachen
„Dieses Problem taucht in der Praxis immer wieder auf“, bestätigt Steuerberater Horst Schade. Der Vizepräsident der Steuerberaterkammer Niedersachsen kennt auch die Ursachen: Der entsprechende Paragraf 14, Abs. 4 des Umsatzsteuergesetzes ist vage.
Dort heißt es zur Leistungsbeschreibung nur: Die Rechnung müsse Angaben über „die Menge und die Art (handelsübliche Bezeichnung) der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der sonstigen Leistung“ enthalten. Und auch die ständige Rechtsprechung des Bundesfinanzhofs (BFH) ist kaum konkreter geworden: Die Angaben sollen „eindeutig und leicht nachprüfbar“ sein – vor allem für Betriebsprüfer.
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Vermeiden: verbotene Formulierungen in Leistungsbeschreibungen!
Seitdem machen die Urteile der Finanzgerichte zumindest eines immer wieder deutlich: Bestimmte Formulierungen genügen als Leistungsbeschreibung nicht, zum Beispiel
- „Beratung“
- „Bauarbeiten“
- „Errichtung eines Ein-Familien-Hauses"
- „wie vereinbart“
- „wie bestellt“
- „lt. mündl. Vereinbarung“ (BFH: Urteil vom 15. Mai 2012, Az. XI R 32/10).
Sind die Angaben nicht detailliert genug, kann das zwei Folgen haben:
- Als Auftraggeber müssen Sie die Vorsteuer zurückzahlen. Den Vorsteuerabzug können Sie dann nur unter zwei Voraussetzungen retten: Sie benötigen eine korrigierte Rechnung vom Auftragnehmer. Und die akzeptiert der Fiskus auch nur dann, wenn die Originalrechnung nicht auch noch in anderen wesentlichen Punkte mangelhaft ist - also bei den Angaben zum Rechnungsaussteller, Rechnungsempfänger, Entgelt und Umsatzsteuerbetrag.
- Als Auftragnehmer müssen Sie damit rechnen, dass gewerbliche Kunden dieses Problem kennen und die Bezahlung hinauszögern, bis Sie die Rechnung korrigieren.
Je genauer Sie die Leistung beschreiben, desto geringer ist die Gefahr, dass ein Betriebsprüfer den Vorsteuerabzug verweigert. Steuerberater Horst Schade rät: Je umfangreicher die Arbeiten waren, desto mehr sollten Sie ins Detail gehen.
Beispiel:
Schreiben Sie nicht einfach nur „Wasserschaden beseitigt“, sondern listen Sie die Arbeiten zumindest einzeln auf, also zum Beispiel Keller trockengelegt (20 m²), Putz abgeschlagen (10 m²), neu verputzt (10 m²), Malerarbeiten (10 m²). Gleiches gilt für die Materialkosten. Sie müssen die Einzelposten nicht zwingend in der Rechnung bepreisen. Die Angaben des Gesamtbetrags „dürfte in der Regel ausreichen“, sagt Schade. Bei umfangreichen Arbeiten oder auch bei unterschiedlichen Stundensätzen seien Angaben zu den geleisteten Stunden und Stundensätzen sinnvoll.
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Die einfachere Lösung: Anlagen und Verweise
Eine Alternative zeigt der Bundesfinanzhof in einem aktuellen Urteil auf: Es genüge, wenn die Rechnung auf andere Geschäftsunterlagen verweist und diese eindeutig bezeichnet. Zum Beispiel genügte in dem Fall die folgende Formulierung: "gemäß unserer Vereinbarung zum Projekt der X-AG '...' berechnen wir Ihnen die von uns erbrachten Leistungen wie folgt: …". Solche Unterlagen müssen zwar existent sein, aber den Rechnungen nicht zwingend beigefügt werden. (Urteil vom 16. Januar 2014, Az. V R 28/13)
Bei den Unterlagen kann es sich auch um einen Vertrag, ein Angebot, ein Leistungsverzeichnis, einen Stundenzettel oder eine Materialrechnung handeln – je nachdem, was für die abzurechnenden Leistungen relevant ist, sagt Schade. Voraussetzung ist allerdings, dass dieses Dokument selbst die Leistungsangaben entsprechend eindeutig und nachvollziehbar beschreibt und bei einer Prüfung auch zur Verfügung steht.
Vorsicht bei Abschlägen
Was für Rechnungen gilt, ist auch bei Abschlägen und Schlussrechnungen maßgeblich, betont Schade. Die Abschlagsrechnungen selbst gelten dann allerdings auch wieder als „Geschäftsunterlagen“. Es genüge also, in der Schlussrechnung darauf zu verweisen. Vergessen dürfen Auftragnehmer dabei nur nicht, auch in der Schlussrechnung die bereits per Abschlag vereinnahmten Nettobeträge und Umsatzsteuer getrennt auszuweisen und abzuziehen. „Sonst kann der Kunde doppelt Vorsteuer ziehen und der Auftragnehmer muss für die Differenz aufkommen.“