Mit Computerprogrammen lassen sich Arbeitsprozesse genau aufeinander abstimmen. Chefs können so die Ressourcen ihres Unternehmens besser ausschöpfen.
Von Manfred Fischer
Wer die Prozesskette in seinem Betrieb straffen will, kann dazu ein vielseitiges Werkzeug einsetzen: Enterprise Resource Planning (ERP). Der Begriff steht für Unternehmenssoftware, deren Einsatzspektrum von der Lagerhaltung und Produktionsplanung über die Warenwirtschaft und das Rechnungswesen bis hin zum Management von Kundenbeziehungen reicht. Moderne ERP-Systeme helfen nicht nur, Daten von Mitarbeitern, Kunden, Lieferanten, Maschinen und Produktionsmaterialien zu erfassen und auszuwerten. Sie sind auch in der Lage, Vorgänge selbst zu steuern. So ist es mit ihnen zum Beispiel möglich, fehlendes Material für einen Auftrag automatisch nachzubestellen oder Lieferanten an Termine zu erinnern.
ERP-Systeme gibt es seit Anfang der 90er Jahre. Anfangs handelte es sich um Produktionsplanungssysteme (PPS) mit einer Anbindung an das Rechnungs- und Finanzwesen. Nach und nach kamen weitere Funktionen hinzu, beispielsweise für das Personalwesen, die Logistik, das E-Business und das Customer Relationship Management (CRM).
In Industrie und Handel haben diese Systeme weite Verbreitung gefunden. Auch im Handwerk spielen sie zusehends eine Rolle.
Gefragt sind sie hier überwiegend in der Maschinenbau-, Metall- und Elektrobranche sowie im Bau- und Baunebengewerbe. Dabei sind es in erster Linie größere Betriebe, die mit einem ERP-System ihre Prozesse optimieren. Doch auch für kleinere, abrechnungsintensive Unternehmen kann sich ERP-Software bezahlt machen: Ein Programm kann schon sinnvoll sein, wenn nur ein entsprechender Computerarbeitsplatz im Betrieb eingerichtet wird, sagt etwa der EDV-Berater der Handwerkskammer Schwaben, Erhard Abel. Voraussetzung sei in jedem Fall, dass die Lösung zum Betrieb passt.
Wer nach einem Programm Ausschau hält, sieht sich einem kaum überschaubaren Angebot auf dem Markt gegenüber. Die Unterschiede zwischen ERP-Systemen sind zum Teil erheblich und für Laien nicht leicht zu erkennen. Um einen Fehlgriff zu vermeiden, sollte man eine Reihe grundlegender Punkte beachten. Vor allem sollte man sich vor der Recherche klarmachen, für welche Aufgaben man die Software benötigt. Handwerkern reicht oft schon ein Bruchteil der Funktionen von ERP-Systemen, etwa für die Projekterfassung, die Kalkulation und Nachkalkulation, die Buchhaltung und die Lagerhaltung.
Funktionsumfang und Auswahlkriterien
ERP-Programme decken nahezu das ganze Aufgabenspektrum im Unternehmen ab. Die Programme bieten unter anderem Module für folgende Funktionen:
Kalkulation (Vor-, Nachkalkulation)
Materialwirtschaft (Lagerverwaltung, Inventur)
Produktionsplanung (PPS)
Disposition
Rechnungswesen (Buchungen, Zahlungsverkehr, Mahnwesen, Umsatzsteuervoranmeldung)
Controlling, Reporting (Kennzahlen)
Geschäftsdokumente (Lieferabrufe, Lieferscheine, Auftragsbestätigungen)
Webanwendungen (Webshop, Auftragsverfolgung)
Customer Relationship Management (CRM)
Bei der Auswahl einer ERP-Lösungen gilt es eine Reihe von Punkten zu berücksichtigen. Dazu gehört unter anderem, dass die Software modular konzipiert ist und an sich an die Entwicklung des Unternehmens anpassen lässt. Das spielt besonders dann eine Rolle, wenn vorgesehen ist, das Geschäftsmodell zu erweitern beispielsweise um Serienproduktion oder Handel.
Genau im Auge haben sollten Chefs bei der Auswahl einer Lösung auch die IT-Kenntnisse im Betrieb, betont EDV-Berater Abel. Denn die Programme stellten oftmals sehr unterschiedliche Anforderungen. Egal, wie groß der Anspruch in Sachen Funktionsumfang: Die Software sollte so bedienerfreundlich wie möglich sein und sich von den betreffenden Mitarbeitern nach einer Schulung ohne die geht es in der Regel nicht sicher handhaben lassen.
Zu den wichtigen Auswahlkriterien zählen:
Flexible Architektur
Unterstützung von Standards
Schnittstellen/einfache Integration
Skalierbarkeit
Modularität
Einfache Konfiguration und schnelle Implementierung
Benutzerfreundlichkeit
Geringer Schulungsaufwand
Funktionalitätsbreite
Funktionalitätstiefe
Branchenspezifikationen
Preispolitik des Anbieters
Finanzielle Stabilität des Anbieter
Auf der Suche nach einem ERP-System gelangen Handwerker früher oder später an einen Scheideweg. Die Gretchenfrage bei der Auswahl lautet: Branchenübergreifende Basislösung oder Branchensoftware? In jedem Fall sollte es sich um eine Standardsoftware handeln, die programmiertechnisch auf der Höhe der Zeit ist. Branchenübergreifende Software namhafter Hersteller wird diesem Anspruch oft eher gerecht. Doch auch viele Branchenlösungen sind auf dem neuesten Stand. Zu beachten ist dabei, dass weitere Kosten entstehen, wenn nachträglich gewerkespezifische Programmelemente eingebaut werden. Grundsätzlich gilt, dass ERP-
Systeme keine Stangenware sind: Jedes Programm muss an das jeweilige Unternehmen individuell angepasst werden, erst dann entfaltet es seine Vorteile, betont Dr. Lars Göhler, Fachautor für betriebswirtschaftliche Software.
ERP-Anbieter für KMU
Die meisten ERP-Systeme auf dem Markt sind für größere Mittelständler ausgelegt. Zu den Anbietern, die auch Lösungen für Kleinunternehmen aus dem Handwerk im Programm haben, gehören:
IDV, www.idv.de
Sage, www.sage.de
CAD/CAM Beratung Kühl, www.cad-cam-beratung-kuehl.de
Microsoft (Navision), www.microsoft.com/germany/businesssolutions
SAP, www.sap.de/mittelstand
Datev, www.datev.de
Abas Software, www.abas.de