Carsten Gehse erzählt von der nächsten Weihnachtsfeier, von Spargeltouren, Kohlfahrten und von einem Ausflug auf die Hamburger Reeperbahn, Stretchlimousine und Striptänzer inklusive. Der Chef des Friseurbetriebes „Head Spa“ im niedersächsischen Scheeßel hält solche Betriebsfeiern für eine gute Möglichkeit, die Mitarbeiter seiner beiden Filialen zusammenzubringen. „Sie lernen sich dabei besser kennen und tauschen sich untereinander aus“, sagt der Friseurmeister. „Das ist wichtig für die Unternehmenskultur, so wächst man zusammen.“ Ob diese Wirkung eintritt, hängt allerdings stark davon ab, wie man die Feier gestaltet:
TIPP 1: Beteiligen Sie Ihre Mitarbeiter an der Ideenfindung
Was soll in diesem Jahr genau passieren? Soll es eine „klassische“ Feier mit Essen und Tanz geben? Und was für Showeinlagen oder Teamaktivitäten wollen Sie in das Programm einbauen? (z.B. Krimi-Dinner oder Weihnachts-Bogenschießen) Heiner Diepenhorst ist Experte für Teamentwicklung. Er rät den Chefinnen und Chefs dazu, den Mitarbeitern zwei oder drei verschiedene Vorschläge zu machen, aus denen sie dann auswählen können. „So fühlt sich niemand bei der Planung übergangen.“ Wer keine Vorauswahl trifft, läuft hingegen Gefahr, dass die Beschäftigten Vorschläge machen, die das Budget sprengen, oder dass keine Einigkeit zu erzielen ist. Im schlechtesten Falle führt das zu Streit und Enttäuschung.
Lesen Sie auf Seite 2, was Sie für die gute Stimmung tun können!
TIPP 2: Gestalten Sie Ihre Feier mehrstufig
Aus Sicht von Heiner Diepenhorst ist es ganz entscheidend, mit einem Firmenevent den verschiedenen Menschentypen gerecht zu werden, den ruhigeren Mitarbeitern ebenso wie den tanzwütigen, extrovertierten. Der Team- und Führungskräftecoach empfiehlt daher, ein Betriebsfest mehrstufig zu gestalten: Demnach sollte es eine „ruhige Phase“ mit einem Essen und viel Zeit für Gespräche geben, davor oder danach eine „aktivierende Phase“ mit Gemeinschaftsaktionen und schließlich eine „laute, ausgelassene Phase“ mit Musik und Tanz.
Wer nach einer besonderen Gemeinschaftsaktion sucht, wird bei Veranstaltern wie der Teamgeist GmbH fündig. Das Unternehmen organisiert teamorientierte Veranstaltungen, darunter zum Beispiel ein Seifenkisten Grand Prix, ein nächtliches Bogenschießen, der Bau eines fahrtauglichen Floßes oder spezielle Weihnachtsaktionen wie das „Weihnachtsgolfturnier“ oder die „Weihnachtsmarkt-Rallye“. Die Teamgeist-Mitarbeiter betreuen die Teilnehmer vor Ort.
Besonders gefragt ist nach Firmenangaben zurzeit die „Tabtour“: Ausgerüstet mit Tablet-PCs gehen die Teams auf eine Art Schnitzeljagd. Mit Hilfe einer virtuellen Straßenkarte wandern sie verschiedene Stationen ab. Dort lösen sie Aufgaben und beantworten Fragen zur jeweiligen Stadt und zu ihrem Unternehmen. Anhand der wandernden Symbole auf der Karte können sie sehen, wo sich die anderen Gruppen gerade befinden.
Teamentwickler Heiner Diepenhorst warnt jedoch davor, solche Aktionen allzu sehr in die Länge zu ziehen: „Wenn das Programm zu dicht ist, können bestimmte Gespräche nicht entstehen.“ Das gelte umso mehr für einseitige Darbietungen wie Gesangseinlagen, Gedichte oder Reden. „Eine Festrede sollte nicht länger als fünf bis zehn Minuten dauern“, sagt Diepenhorst. Von längeren Monologen rät er dringend ab: „Die Mitarbeiter einzukasernieren, damit sie sich eine einstündige Rede anhören, das finde ich fast frech.“
Lesen Sie auf Seite 3, wie Sie Ihre Feier pannenfrei organisieren.
TIPP 3: Steigen Sie frühzeitig in die Planung ein
Wer zuerst kommt, malt zuerst. Gerade in der Weihnachtszeit sind Veranstaltungslocations, Musiker und andere Dienstleister schnell ausgebucht. Wer sich Stress und Absagen ersparen will, sollte daher früh mit der Organisation beginnen. Hier die wesentlichen Planungsschritte:
Termin, Zeitrahmen und Budget festlegen:
Schlagen Sie Ihren Mitarbeitern mehrere Termine zur Auswahl vor. Für eine unkomplizierte Terminfindung können sie einen kostenlos über das Internet verfügbaren Terminplaner wie „Doodle“ nutzen: Die Teilnehmer klicken an, wann sie können und Sie erkennen sofort, welche Option am besten passt. Festzulegen sind auch Uhrzeit und Dauer der Veranstaltung und der Budgetrahmen.
Eine passende Location suchen:
Falls Sie nicht im Betrieb feiern wollen, dann suchen Sie rechtzeitig nach einer passenden Location. Ob Hotel, Gasthof oder Bowling-Bahn, viele Veranstaltungsorte sind für die Weihnachtszeit schnell ausgebucht. Für eine rechtzeitige Planung sprechen auch mögliche Rabatte für Frühbucher oder spezielle Wochentage. Schauen Sie sich die Locations an, die Sie in die engere Wahl genommen haben. Stimmt das Ambiente? Was für einen Eindruck haben Sie vom Service und vom Personal? Holen Sie Angebote ein, um Kosten und Leistungen der verschiedenen Anbieter genau vergleichen zu können.
Musiker, Entertainer und Event-Anbieter engagieren:
Bei Live-Musik empfiehlt es sich immer, die Musiker live zu hören oder wenn das nicht möglich ist zumindest ein Demo-Tape anzufordern. Das gleiche gilt für Entertainer wie Zauberer oder Comedy-Künstler. Mit einem Discjockey sollten Sie genau klären, welche Musikrichtung Sie wünschen und gegebenenfalls gemeinsam mit dem DJ eine Titelliste zusammenstellen, wobei immer auch Raum für Musikwünsche sein sollte. Für das Rahmenprogramm können Sie Event-Anbieter engagieren, die Aktionen wie das Golfturnier oder die Weihachtsmarkt-Rallye zum Festpreis anbieten und Ihnen die gesamte Organisation abnehmen.
In die Feinplanung einsteigen:
Organisieren Sie bei Bedarf die An- und Abfahrt Ihrer Mitarbeiter mit Fahrgemeinschaften, Sammeltaxen oder öffentlichen Verkehrsmitteln. Legen Sie den genauen Programmablauf, die Menü- und Getränkeauswahl sowie die Dekoration fest und sorgen Sie für die benötigte Technik (Beamer, Lichtanlage etc.). Informieren Sie Ihre Mitarbeiter über die geplanten Aktivitäten, und lassen Sie Ihnen eine schriftliche Einladung zukommen. Und verlieren Sie auch die „Nachbereitung“ des Festes nicht aus den Augen: Wer filmt oder macht Erinnerungsfotos? Bei so viel Umsicht steht einer gelungenen Weihnachtsfeier eigentlich nichts mehr im Wege!
Was steuerlich zu beachten ist und wie Sie Kosten sparen können, erfahren Sie auf Seite 4.
TIPP 4: Beachten Sie die Grenze für den Lohnsteuerfreibetrag
Behalten Sie bei der Budgetplanung die Steuerfreigrenze für Betriebsveranstaltungen im Blick: Summieren sich die Pro-Kopf-Kosten auf mehr als 110 Euro, wird Lohnsteuer fällig und der Vorsteuerabzug ist verloren. Allerdings hat der Bundesfinanzhof entschieden, dass unter anderem die Mietkosten und die Honorare für Eventmanager nicht in diese Rechnung einfließen. Erkundigen Sie sich im Zweifel bei Ihrem Steuerberater.
TIPP 5: Feiern Sie mit anderen Betrieben zusammen – ganz groß!
Im Friseurbetrieb „Head Spa“ in Scheeßel lässt der Kundenansturm in der Adventszeit oft wenig Zeit zum Feiern. 2012 fiel die Party daher aus, zugunsten einer Spargelfahrt im Frühjahr. Diesmal hätten sich seine acht Mitarbeiter aber wieder eine Weihnachtsfeier gewünscht“, erzählt Firmenchef Carsten Gehse. Und eine Idee gibt es auch schon: Das Hotel Heidejäger in Rotenburg (Wümme) veranstaltet – wie andere Gastronomiebetriebe auch – einen Weihnachtsball für Firmen und Vereine, die gemeinsam vom Buffet essen und zu Live-Musik tanzen wollen. Hotelgeschäftsführer Frank Westermann zufolge waren bereits etliche Handwerksbetriebe mit dabei.
Die Vorteile einer „überbetrieblichen Feier“ liegen für Carsten Gehse auf der Hand: „Die Band steht, das Essen steht und man hat als Unternehmer einen festen Kostenrahmen.“ Dadurch, dass sich die Kosten für Saal und Musik auf mehrere Schultern verteilen, sei das Ganze für den einzelnen Betrieb günstiger.
(afu)
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