Fahrtenbücher sind für Finanzbeamte eine der wichtigsten Einnahmequellen für Steuernachzahlungen. Weil sich schnell kleine und große Fehler einschleichen, ist es für Betriebsprüfer ein Leichtes, ein komplettes Fahrtenbuch zu verwerfen.
Die häufigste Fehlerquelle: Fahrten werden nicht zeitnah eingetragen, es schleichen sich Fehler ein.
Die Folge: Die privaten Fahrten mit dem Firmenwagen werden pauschal nach der Ein-Prozent-Methode versteuert. Das ist um so schmerzhafter, je teurer der Wagen war und je geringer der Anteil der privaten Fahrten ist.
Preiswerte Lösung mit eingebautem Navi
Abhilfe können elektronische Fahrtenbücher bieten. "Früher musste man sich genau überlegen, ob sich der Einbau eines solchen Geräts wirklich lohnt", sagt Steuerberater Dirk Witte aus Westerland (Sylt).
Das habe sich geändert, seitdem ein Navi mit angeschlossenem Boardcomputer bei vielen Automodellen zur Standardausrüstung gehört. Denn diese Navis lassen sich leicht und für wenig Geld zum Fahrtenbuch aufrüsten.
So einfach geht es
Wie einfach der Einsatz dann in der Praxis ist, erläutert Witte:
- Vor Fahrtbeginn muss der Fahrer nur eingeben, ob es sich um eine Betriebsfahrt, eine Fahrt zur Betriebsstätte oder eine Privatfahrt handelt. Das lässt sich so programmieren, dass die Eingabe von Kürzeln genügt.
- Das Zusatzgerät speichert alle Fahrten mit den erforderlichen Angaben: Datum, Zeit und Ort der Abfahrt wie auch Zeit und Ort der Ankunft.
- Jede Fahrt wird garantiert einzeln erfasst: Mit dem Anlassen und Ausmachen des Motors sind Start und Endpunkt automatisch gesetzt. Wer also auf dem Weg zum Kunden feststellt, dass der Tank fast leer ist, wird später den Umweg zur Tankstelle nicht vergessen können: Das Fahrtenbuch zeigt zwei Fahrten an - vom Betrieb zur Tankstelle und von dort zum Kunden.
- Die Daten werden zum Beispiel per USB-Stick oder kabellos auf den Firmen-PC übertragen. Die entsprechende Software für den PC liefern die Anbieter der Zusatzgeräte gleich mit.
- Am PC erstellt die Software aus den Daten eine Tabelle, in der nur noch die Anlässe für die Fahrten eingetragen werden müssen, also zum Beispiel "Beratungsgespräch bei Kunde A." oder "Tanken". Anschließend werden alle Fahrten von der Software verarbeitet, so dass sie nicht mehr nachträglich änderbar sind. "Das ist eine Grundvoraussetzung dafür, dass das Finanzamt ein elektronisches Fahrtenbuch anerkennt. Dadurch wird diese Lösung rechtssicher", betont Witte.
Die Vorteile dieser Lösung: Fehler im Fahrtenbuch seien praktisch ausgeschlossen, und es gebe sie bereits für wenig Geld, "ab 400 Euro aufwärts", berichtet Witte. Die etwas teurere Alternative dazu sei es, den eingebauten Serien-Navi direkt als elektronisches Fahrtenbuch aufrüsten zu lassen - ohne Zusatzgerät.
Faustregel: Je teurer der Wagen, desto eher lohnt es sich
Und für wen lohnt sich eine dieser Lösungen? "Das gelten die gleichen Grundsätze wie beim manuellen Fahrtenbuch", betont der Experte.
"Je höher der Bruttolistenpreis des Autos und/oder je höher der Anteil der betrieblichen Nutzung ist, um so lohnender ist das Fahrtenbuch."
Nur bei Autos der unteren Wagenklassen lohne sich ein digitales Fahrtenbuch meist nicht, meint Witte. "Da wären die Kosten schon durch das Nachrüsten des fehlenden Navis zu hoch."
(jw)