Unternehmer sind verpflichtet, steuerlich relevante Unterlagen und Quittungen zwischen sechs und zehn Jahre aufzubewahren. Doch wann enden diese Fristen genau? Die Sechs- oder Zehnjahresfrist beginnt erst mit Beginn jenes Jahres, in dem die Unterlagen letztmals verwendet wurden. Das bedeutet: Steuerlich relevante Unterlagen des Jahres 1995, die zehn Jahre aufzubewahren sind, dürfen nicht automatisch am 1. Januar 2006 entsorgt werden. Wurde der Jahresabschluss 1995 erst 1996 erstellt, dürfen Betriebsinhaber die Unterlagen frühestens am 1. Januar 2007 vernichten.
Doch Vorsicht: Selbst wenn die Aufbewahrungspflicht bereits abgelaufen ist, bedeutet das nicht automatisch einen Freibrief, diese Unterlagen sofort durch den Schredder zu jagen. Läuft nämlich noch eine Betriebsprüfung für das betreffende Jahr, hemmt das die Aufbewahrungsfrist. Die Unterlagen dürfen dann erst mit Abschluss der Prüfung entsorgt werden.
Können Sie auf Anfrage Belege und Rechnungen alter Jahre nicht mehr vorlegen, obwohl die Aufbewahrungspflicht noch nicht abgelaufen ist, drohen die Kürzung von Betriebsausgaben und die Zuschätzung von Einnahmen.
Nur in einem Fall drückt der Fiskus ein Auge zu: Hochwasser-Opfer wie im August in Bayern sind von dieser Regel ausgenommen.