Anders als der Name zunächst vermuten lässt, ist Controlling weit mehr als nur Kontrolle. Vielmehr ist es ein System, das aus Kennzahlen besteht, damit der Fahrzeugeinsatz kurzfristig gesteuert werden kann. Eine regelmäßige Überprüfung der Kennzahlen stellt sicher, dass geplante Ziele auch dann erreicht werden, wenn Abweichungen auftreten. Schnelles Erkennen der Lage und rechtzeitiges Gegensteuern gehören also zu den Hauptaufgaben des Controlling.
Zu unterscheiden sind leistungs- und kostenbezogene Kennziffern.
Auf der Leistungsseite werden für den Fuhrpark beispielhaft genannt:
effektiv genutzte Kapazität im Verhältnis zu maximal möglicher Kapazität,
durchschnittlicher Warenwert je Kundenanfahrt,
Deckungsbeitrag je Tour und Kunde.
Kostenorientierte Kennziffern können getrennt nach Fahrzeugtyp und Tour oder für die gesamten Fuhrparkkosten vorgenommen werden. Aufschlussreiche Kennzahlen sind etwa:
durchschnittliche Kosten je Kundenanfahrt,
monatliche Fuhrparkkosten pro umgesetzten Warenwert,
Kraftstoffkosten je Tour.
Jedes Unternehmen muss für sich selbst entscheiden, welche Kennziffern am besten geeignet sind. Die Beobachtung im Zeitverlauf gibt wertvolle Hinweise über Rentabilität und Leistungsfähigkeit des Lieferdienstes. Dabei ist zwischen vier Phasen im Ablauf des Controlling zu unterscheiden:
Kennziffernbildung,
Überprüfung,
Abweichungsanalyse,
Gegenmaßnahmen.
Die Kennziffern sind Zielgrößen oder Sollwerte, die vom Unternehmen angestrebt werden. Bei ihrer Festlegung sind daher Erfahrungswerte ausschlaggebend. Allerdings ist es wenig sinnvoll, nur Vormonatswerte fortzuschreiben. Besonders wichtig ist die Frage, ob es sich um realistische Vorgaben handelt, die auch künftig erreichbar sind, oder ob sie aufgrund einer ungewöhnlich guten oder schlechten Absatzkonjunktur zustande gekommen sind.
Nicht selten wird das Unternehmen durch das Bilden von Kennziffern auf Schwachstellen in der Distribution erst aufmerksam. So können Mängel aufgedeckt und systematisch behoben werden.
Kennziffern liefern Informationen
Die ständige Kennziffernbeobachtung liefert rechtzeitig Informationen über Abweichungen vom Sollwert. Eine einmalige Überprüfung am Ende des Jahres kommt für steuerndes Eingreifen zu spät. Die Daten sollten besser monatlich analysiert werden. Ein großer Teil der notwendigen Daten kann aus der Kfz-Datei sowie der Buchhaltung übernommen werden. In jedem Fall leistet die EDV wertvolle Dienste.
Besonders wichtig ist die Ursachenanalyse, wenn geplante Werte nicht erreicht wurden. Sind beispielsweise die Fuhrparkkosten insgesamt stark angestiegen, müssen eine Reihe von Fragen beantwortet werden:
Wurde diese Entwicklung durch ein vergrößertes Lieferaufkommen verursacht?
Inwieweit haben Ausfallkosten dazu beigetragen?
Lassen sich typspezifische Unterschiede feststellen?
Punkt für Punkt können Betriebe mit Hilfe von Kennzahlen kostensteigernde oder leistungsmindernde Faktoren herausfiltern und einer gezielten Steuerung unterziehen. Bei nachhaltig geänderten Rahmenbedingungen jedoch hat das starre Festhalten an überholten Kennziffern keinen Sinn. In solchen Fällen darf sich Unternehmer nicht scheuen, diese durch realisierbare Vorgaben zu ersetzen.
In einem letzten Schritt müssen #8211; falls erforderlich #8211; Gegenmaßnahmen festgelegt werden. Klare Verantwortungsbereiche und konkrete Zeitvorgaben stellen sicher, dass das angestrebte Ziel erreicht werden kann.
Statt der Suche nach dem "Schuldigen" steht beim Controlling die Frage im Vordergrund, ob und mit welchen Mitteln gesteckte Ziele noch realisierbar bleiben. Geschickt eingesetzt, kann es darüber hinaus zu einem ausgeprägten Kostenbewusstsein und zu einer erhöhten Motivation der Mitarbeiter beitragen.