Bei Umsatzsteuerprüfungen nehmen die Prüfer immer häufiger Eingangsrechnungen unter die Lupe. Insbesondere dann, wenn diese per E-Mail oder per Fax eingegangen sind. In beiden Fällen muss die Rechnung bestimmte Voraussetzungen erfüllen, damit der Vorsteuerabzug akzeptiert wird.
Rechnungen per E-Mail
Für Rechnungen, die per E-Mail im Betrieb eingehen, ist ein Vorsteuerabzug nur dann möglich, wenn die Rechnung eine qualifizierte elektronische Signatur aufweist und der Rechnungsempfänger diese Signatur geprüft hat.
Ein Vorsteuererstattungsanspruch besteht deshalb nur dann, wenn folgende Merkmale erfüllt sind: Rechnung mit elektronischer Signatur, Signaturprüfung, Überprüfung des Zertifikats mit den öffentlichen Prüfschlüsseln, Überprüfung der Anbieterakreditierung, Dokumentation des Prüfergebnisses. Wer Rechnungen per Mail bekommen hat und diese Überprüfungen und Aufzeichnungspflichten nicht erfüllt hat, kann seinen Vorsteuerabzug nur damit retten, indem er sich die gemailte Rechnung zusätzlich in Papierform zuschicken lässt.
Rechnungen per Fax
Bei Rechnungen per Fax ist nur die Rechnung von einem Standard-Telefax zu einem anderen Standard-Telefax unproblematisch. Es ist lediglich darauf zu achten, dass Rechnungen auf Thermopapier zusätzlich auf Normalpapier kopiert werden sollten, weil Rechnungen zehn Jahre lesbar aufbewahrt werden müssen. Bei allen anderen Telefaxübermittlungen (Fax-Computer, Fax-Server, etc.) gelten für den Vorsteuerabzug die gleichen Hürden wie bei E-Mail-Rechnungen.