Regelmäßige Fahrten zu Kunden und Baustellen gehören zum Handwerk wie der Meisterbrief an der Bürowand. Die Kosten dieser Fahrten, können den Ertrag eines Projektes unangenehm schmälern – wenn man sie nicht abrechnet. Die Material- und Personalkosten dieser Fahrten können schnell den Preis einer Handwerkerstunde überschreiten – und das je nach Arbeitssituation mehrmals am Tag.
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Per Excelrechner Fahrtkosten berechnen
Wissen Sie, was die Fahrten zum Kunden Ihren Betrieb kosten? Mit dem handwerk.com-Fahrtkostenrechner rechnen Sie es ganz einfach aus. Dabei haben Sie alle Freiheiten, Ihre individuellen Fahrzeugkosten und Mitarbeiter-Stundensätze zu nutzen. Sie behalten die Hoheit über Ihre Daten: Laden Sie sich einfach die Excel-Datei herunter und tragen Sie die passenden Zahlen zur Fahrtkostenberechnung ein. In nur vier Schritten kommen Sie zum Ergebnis.*
Wichtiger Hinweis: Wollen Sie Fahrtkosten beim Kunden geltend machen, beachten Sie unbedingt die gesetzlichen Grundlagen nach Paragraf 312 a BGB. Beispielsweise müssen Kunden die Anfahrt nur bezahlen, wenn sie vor Vertragsabschluss über die Höhe der Kosten informiert wurden. Die 5 Regeln, die Sie bei der Berechnung von Fahrtkosten beachten sollten, haben wir im Artikel „Anfahrtskosten nie mehr ohne Vorwarnung!“ für Sie aufgelistet.
Schritt 1: Kundendaten
Möchten Sie die berechneten Fahrtkosten einem Beispiel-Kunden zuordnen, können Sie hier optional Kundendaten eintragen und das Dokument individuell abspeichern. Sämtliche Felder mit weißen Zahlen und Buchstaben sind Eingabefelder, in die Sie Ihre Wunschdaten eintragen können. Möchten Sie die Felder Name, Adresse und Kontakt lieber mit alternativen Kennzeichnungen wie „Projekt“ versehen, ist auch das möglich. Diese Felder sind nicht gesperrt und können einfach verändert werden.
Schritt 2: Fahrtweg und Kosten pro Kilometer
1. Tragen Sie hier die Entfernung von Ihrem Standort zum Beispiel-Kunden ein. Ob Sie von Ihrem Betriebssitz starten oder die Anreise von einem anderem Ort aus beginnt, ist Ihre Entscheidung.
2. Tragen Sie hier auch Ihre individuellen durchschnittlichen Fahrzeugkosten pro Kilometer ein. Keineswegs müssen Sie die berühmte 30-Cent-Kilometerpauschale anwenden. Die Fahrzeugkosten je Kilometer sind meist viel höher. Sie umfassen den Verbrauch und die anteiligen Kosten für Anschaffung und Unterhalt (Versicherungen, Reparaturen und Wartung). Einen groben Überblick kann der ADAC-Autokostenrechner liefern, der für viele Automodelle einen Orientierungswert für die individuellen Fahrzeugkosten je Kilometer bereithält und dabei Wertverlust, Betriebskosten wie Kraftstoffkosten und Fixkosten wie Versicherungskosten berücksichtigt. Zu beachten ist hier allerdings, dass bereits alle Steuern in der Kostenrechnung enthalten sind.
Aus den beiden eingetragenen Daten berechnet das Exceltool die Fahrzeugkosten der Anfahrt.
Schritt 3: Eingesetztes Personal
Fahren Sie alleine oder mit einem Kollegen zum Kunden? Ist der Geselle mit einem Azubi unterwegs? Diese Optionen können Sie im Punkt eingesetztes Personal festlegen. Voreingestellt sind die Mitarbeiter Meister, Geselle, Helfer und Azubi. Im Feld neben dem Mitarbeitertyp können Sie die Anzahl der beteiligten Meister, Gesellen, etc. über eine Auswahlliste wählen. Die individuellen Stundensätze für Meister, Geselle und Co. tragen Sie einfach so ein, wie es für Ihren Betrieb passt. Ob Sie den vollen Stundensatz verwenden wollen oder einen reduzierten Fahrzeitstundensatz nutzen, bleibt Ihnen überlassen.
Tipp: Passen die voreingestellten Mitarbeitertypen nicht zu Ihrem Unternehmen, können Sie die Namen einfach überschreiben und zum Beispiel aus dem „Helfer“ einen „Techniker“ machen.
Wichtig beim Azubi: Beachten Sie bei den Fahrtkosten auch die Regeln, wann und in welcher Höhe Sie die Arbeitszeit eines Auszubildenden in Rechnung stellen dürfen. Die Infos dazu finden Sie in unserem Artikel „Müssen Kunden für Azubis zahlen?“
Schritt 4: Dauer der Anfahrt
Tragen Sie hier die Dauer der Fahrt ein. Nutzen Sie dafür zum Beispiel die Streckenplanung von Google Maps, die Ihnen die voraussichtliche Fahrtdauer anzeigt – und damit erfahrungsgemäß oft richtig liegt. Für die 7 Kilometer lange Fahrt durch Hannover vom handwerk.com-Redaktionsbüro zu den Herrenhäuser Gärten veranschlagt das Tool beispielsweise 18 Minuten Fahrtzeit.
Aus den Stundensätzen der an der Fahrt beteiligten Mitarbeiter und der Dauer der Anfahrt berechnet das Exceltool die Fahrtkosten für die einzelnen Mitarbeiter. Sind mehrere Mitarbeiter beteiligt, werden die Kosten entsprechend aufsummiert.
Ergebnis: Gesamtkosten der Anfahrt
Aus Ihren Eingaben berechnet der kleine handwerk.com-Anfahrtskostenrechner die Fahrtkosten. Hier wird nun noch die Umsatzsteuer ergänzt und das Gesamtergebnis ausgegeben.
Fanden Sie das Werkzeug hilfreich? Würden Sie sich andere/zusätzliche Funktionen wünschen? Kommentieren Sie unter dem Artikel.
*Bitte beachten Sie, dass der kleine handwerk.com-Anfahrtskostenrechner lediglich der Orientierung dient. Für die Berechnungen und Ergebnisse des Werkzeugs übernehmen wir keine Gewähr.
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