Newsletter sind ein preiswertes und effektives Mittel, Kunden an eine Firma zu binden, indem sie regelmäßig nutzwertige Informationen aus dem Unternehmen erhalten. Nicht nur für die Gestaltung bieten sich verschiedene Möglichkeiten an. Auch das Format spielt eine große Rolle: Sollen die Neuigkeiten besser als HTML- oder als Text-Datei versendet werden?
Bei einem Text-Newsletter wird lediglich eine ganz normaler Text wie auch in einer herkömmlichen E-Mail an die Abonnenten versendet. Angereichert werden können die Zeilen noch um weiterführende Links auf Internet-Seiten. Auszeichnungen wie "fett" oder "kursiv" oder auch unterschiedliche Schriftgrößen sind dabei jedoch nicht wählbar.
Ein HTML-Newsletter hingegen ist im Prinzip eine in HTML erstellte Seite, die per E-Mail verschickt wird. Dabei ist es möglich, die Texte zu formatieren. Zum Beispiel können die Überschriften eine andere Größe, eine andere Schriftart oder eine andere Farbe haben als der Rest des Textes. Links müssen nicht mehr in voller Länge (http://www.xyz.de/nachrichten/januar/2003/xxx.html), sondern können verkürzt dargestellt werden ( gt; weiterlesen...). Ebenso besteht die Möglichkeit, die Informationen mit Tabellen oder Grafiken beispielsweise dem Firmenlogo optisch ein wenig aufzulockern. Mit anderen Worten: Der HTML-Newsletter kann genauso gestaltet werden wie die Homepage des Unternehmens. Der Vorteil dabei: Der Wiedererkennungswert für den Kunden ist höher, der Newsletter stützt die Corporate Identity eines Unternehmens.
Schöner Lesen
Ein anderer Vorzug: Die optische Aufbereitung eines Textes wird als angenehmer und übersichtlicher empfunden als purer Text. Eine schön gestaltete Seite in einer Zeitschrift wirkt schließlich auch gefälliger als ein in Word geschriebenes, schlichtes Dokument in DIN-A4-Größe. Und: Durch das Einbinden einer winzigen Bilddatei ist es möglich zu zählen, wie oft der Newsletter auch tatsächlich geöffnet und gelesen wurde.
Trotz der Annehmlichkeiten bringt ein HTML-Newsletter einige Nachteile mit sich:
Die HTML-Befehle vergrößern das Volumen der E-Mail um ein Vielfaches: Das bedeutet eine längere Ladezeit für den User und eine höhere Versanddauer für den Anbieter.
Grafiken werden nicht richtig angezeigt: Nicht jeder liest seine E-Mails online, das heißt wenn er mit dem Internet verbunden ist. Oftmals werden die Mails vom Server heruntergeladen, die Internet-Verbindung gekappt, und die Nachrichten "offline" gelesen. Damit das Datenvolumen des HTML-Newsletters nicht in Unermessliche steigt, werden die Grafiken häufig mittels eines Links eingebunden. Das Original-Bild liegt dabei auf dem Internet-Server des Absenders, durch den entsprechenden HTML-Code wird das Bild jedoch genauso dargestellt, als sei es auch wirklich im Dokument verankert. Wer seine E-Mails nun "offline" liest, dem werden die Grafiken nicht angezeigt. Das ist nur möglich, wenn eine aktive Verbindung zum Internet besteht. Die Folge: Der HTML-Newsletter wirkt "zerhackt" und unvollständig.
HTML-Newsletter werden nicht immer korrekt dargestellt: Das ist abhängig von dem jeweiligen Mail-Programm. Jede Software interpretiert den HTML-Code unterschiedlich, so dass sich der Absender nie sicher ist, wie seine Mail auf dem Bildschirm des Kunden aussieht.
AOL-Kunden könnten benachteiligt werden: Der Provider arbeitet mit einem eigenen Mail-Format, das "herkömmliches" HTML nicht korrekt interpretiert. Wer viele Kunden mit AOL-Mail-Adresse (...@aol.com) unter seinen Abonnenten hat, könnte zudem eine eigenständige Newsletter-Version anbieten. In Anbetracht der hohen Nutzerzahlen könnte sich das sogar lohnen, auch wenn es zunächst etwas sehr aufwändig erscheint.
Empfehlenswert ist es, den Leser entscheiden zu lassen, ob er die HTML- oder doch lieber die Textvariante lesen möchte. Um die Kunden nicht zu verärgern, sollten die Neuheiten aus dem Unternehmen wenn möglich in beiden Varianten angeboten werden.