Jedes Chaos hat seinen Anfang - auch im Büro. Wie es auf ihrem Schreibtisch anfing, weiß Petra von Nethen noch ganz genau: Als Ihr Mann gemeinsam mit einem Partner den Fliesenfachbetrieb von Nethen amp; Oltmanns in Rastede gründete, übernahm die gelernte Bankkauffrau viele Büroarbeiten. "Wenn man einen neuen Betrieb aufbaut, dann schleichen sich Eigenarten ein", erinnert sich die Unternehmerfrau.
"Anfangs war das kein Problem, jeder wusste, in welchem Ordner welche Informationen zu finden sind." Schwierig wurde es erst, als das Unternehmen wuchs: "Die Ordnung ist nicht mitgewachsen."
Hilfe vom Profi
Vor knapp vier Jahren machten Petra von Nethen und die beiden Geschäftsführer dann reinen Tisch in ihrem Handwerksbetrieb: Sie besuchten Seminare zur Büroorganisation und ließen sich beraten. "Als Erstes haben wir alles neu strukturiert: Wir haben die Ordner logisch aufgebaut, farblich gekennzeichnet und neu beschriftet."
Als das Ablagesystem stand, machte sie sich an die Papierberge. "Fast 90 Prozent dessen, was sich da stapelte, hatte sich schon längst erledigt oder war es einfach nicht wert, es aufzuheben." Der Rest wurde bearbeitet oder wanderte gleich in die passenden Ordner.
Seitdem hält sich Petra von Nethen konsequent an ihr Ordnungssystem. "Je größer die Aktenstapel werden, desto erdrückender wirken sie, so weit lassen wir es nie wieder kommen."
3 Tipps für Ihren Betrieb
Doch warum kommt es in vielen Büros überhaupt erst zum Chaos? "Ein voller Schreibtisch ist eigentlich nichts anderes als der Versuch, den Überblick zu behalten", weiß Organisationsberaterin Johanne Boekhoff aus Oldenburg.
Sie unterstützt nicht nur Handwerker bei der Organisation, sondern gibt ihr Wissen auch in Seminaren weiter. Wie Sie in drei Schritten Ordnung im Büro zu schaffen, erklärt die Expertin:
1. Ablage organisieren: Ordnung kann nur mit einer funktionierenden Ablage entstehen. Daher sei es wichtig, für alle anfallenden Aufgaben systematisch Platz zu schaffen. "Überlegen Sie, welche Aufgaben anfallen und wie Sie die Unterlagen ordnen wollen." Hängeregister empfehlen sich für kleinere Aufgaben, Stehordner für größere Projekte, Rechnungen, Steuern, Buchhaltung ... Zudem empfiehlt die Expertin, sich Gedanken über die Struktur innerhalb von Ordnern zu machen. "Welche Unterlagen fallen zu einem Projekt überhaupt an? Die einzelnen Bereiche sollten durch nummerierte Trennblätter getrennt werden. Die am häufigsten benötigten Unterlagen gehören nach ganz oben."
2. Unordnung beseitigen: Steht das Ablagesystem, dann ist es an der Zeit, die Unordnung in Angriff zu nehmen. Boekhoff rät, sich für diese Aufgabe gezielt einen Nachmittag oder einen Samstag Zeit zu nehmen.
3. Chaos vermeiden: Entscheiden Sie künftig bei jeder neuen Aufgabe und jedem neuen Stück Papier sofort, was zu geschehen hat. Wollen Sie die Aufgabe selbst bearbeiten oder delegieren? Geht das sofort oder sollten Sie die Aufgabe in Ihrem Terminkalender eintragen und die Unterlagen solange ablegen? "Wer sich konsequent daran hält, wird nie wieder Papier auf seinem Schreibtisch stapeln", verspricht Boekhoff.
(jw)