Leicht kann es bei mündlichen Vereinbarungen zu Missverständnissen kommen. Ist der Kunde dann mit dem Ergebnis nicht zufrieden, bleiben Sie schlimmstenfalls auf Ihrer Rechnung sitzen. Das Internetportal mein-geschaeftserfolg.de zeigt, worauf Sie bei einer Auftragsbestätigung achten sollten:
Anschrift: Adressieren Sie Ihre Auftragsbestätigung an Ihren Vertragspartner. Handelt es sich um einen Geschäftskunden, so nennen Sie Firmenname und Ihren Gesprächspartner.
Betreff: In der Betreffzeile sollten Sie deutlich "Auftragsbestätigung" schreiben, sowie das Auftragsdatum und die Auftragsnummer.
Anrede: Verzichten Sie auf die Standardklausel "Sehr geehrte Damen und Herren". Sprechen Sie Ihren Kunden stattdessen persönlich mit seinem Namen an.
Vertragsinhalt: Beschreiben Sie die vereinbarte Leistung genau und geben Sie auch den vereinbarten Termin für die Lieferung oder Leistung sowie den Preis an.
Bestätigung: Wollen Sie ganz sicher gehen, so bitten Sie den Kunden um eine unterschriebene Kopie oder ein Fax mit der unterschriebenen Auftragsbestätigung.
Vorsicht: Weichen Sie in einer Auftragsbestätigung von dem ab, was Sie zuvor mit dem Kunden vereinbart hatten, so ist das keine Auftragsbestätigung mehr, sondern ein neues Vertragsangebot. In diesem Fall kommt der Vertrag erst durch die Unterschrift des Kunden zustande.
Geschäftsangaben: Eine Auftragsbestätigung muss alle für einen Geschäftsbrief gesetzlich vorgeschriebenen Angaben enthalten. Ist Ihr Unternehmen nicht ins Handelsregister eingetragen, gehören dazu Vor- und Nachname des Auftragnehmers, bei mehreren Partnern bzw. Gesellschaftern auch deren Nachnahmen. Ist das Unternehmen im Handelsregister eingetragen, so zählen zu den Pflichtangaben der Name und Sitz des Unternehmens, das zuständige Amtsgericht, die Handelsregisternummer und das verantwortliche Organ (zum Beispiel bei einer GmbH der Name des Geschäftsführers).
(jw)