Einfach mal abschalten, wenn Feierabend ist. Leicht ist das nicht als Unternehmer. Zumindest Reinhard Wilkens (36) hat dieses Ziel für sich erreicht. „Das ist aber erst seit knapp einem Jahr so. Vorher war ich abends und an den Wochenenden zumindest in Gedanken ständig im Betrieb“, berichtet der Chef der Tischlerei Wilkens in Heede.
Geändert hat sich das erst, seit der Ingenieur das Planungs- und Steuerungssystem SBAA in seinem 8-Mann-Betrieb eingeführt hat.
Die Elemente von SBAA
SBAA wurde speziell für Betriebe der Bau- und Ausbaugewerke entwickelt. Es besteht aus drei Komponenten:
- dem „Unternehmerfahrplan“: einer Übersicht, in welcher der Unternehmer alle kurz-, mittel- und langfristigen Ziele dokumentiert und ihnen Prioritäten zugeordnet hat.
- dem „Masterplan“: einem sehr großen Wandplaner mit farbigen Steckkärtchen, der alle laufenden und geplanten Kundenaufträge erfasst – für die nächsten Wochen und Monate. Der Masterplan zeigt, wer im Betrieb was, wann und wie lange macht, wo Kapazitätsengpässe oder Auftragslöcher drohen, wer im Urlaub oder krank ist, wer noch Kapazitäten frei hat.
- den „Steuerungstaschen“: In den nach Status unterteilten und alphabetisch sortierten Registertaschen finden sich alle Unterlagen griffbereit für jede Anfrage, jedes Angebot, jeden Auftrag. Auf den Taschen stecken nach Farben gekennzeichnete Reiter, welche die verschiedenen Aktivitäten taggenau terminieren. Prioritäten, Fälligkeiten und Abhängigkeiten der einzelnen Aktivitäten und Termine sind punktgenau zu sehen und leicht kontrollierbar.
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Transparenz ist für den Chef entscheidend!
Das Besondere an SBAA: Unternehmerfahrplan und Masterplan hängen im Pausenraum der Tischlerei Wilkens.
Auch die Steuerungstaschen mit allen Angeboten und Aufträgen sind für jeden Mitarbeiter frei zugänglich.
Das bedeutet: Jeder der acht Mitarbeiter kann jederzeit genau sehen, wer was macht. An welchen Tagen der Chef vielleicht zu optimistisch geplant hat und die Arbeit kaum zu schaffen ist. Oder ob vielleicht in ein paar Wochen die Arbeit knapp wird.
Und ein Blick in die Steuerungstaschen verrät den Mitarbeitern nicht nur, wie fleißig Wilkens Angebote und Rechnungen schreibt, sondern auch seine Preise.
Das Ziel: Alle sollen mitdenken!
Das bedeutet sehr viel Transparenz. Doch genau das war Wilkens Ziel: „Vor einem Jahr hatte ich oft ein Gefühl von ‚Land unter‘. Ich musste ständig an alles denken, alles planen, alle informieren.“ Die Erwartungshaltung gegenüber dem Chef war entsprechend groß – Selbstständigkeit und Mitdenken blieben dabei zu oft auf der Strecke. Das wollte Wilkens ändern.
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Mitarbeiter denken mit – Delegieren wird leichter
Hat das funktioniert? Täglich bringt der Chef nun morgens, abends und nach Mitarbeiterbesprechungen den Masterplan auf den neuesten Stand. Die Mitarbeiter schauen täglich mehrfach drauf – bei Arbeitsbeginn, mittags und zum Feierabend.
Mitarbeiter geben Feedback
„Das führt automatisch dazu, dass die Mitarbeiter untereinander und mit mir über die Planung sprechen. Alle denken mit. Jetzt bekomme ich sofort eine Rückmeldung, zum Beispiel wenn sich bei einem Kunden etwas verzögert. Denn die Mitarbeiter sehen ja heute schon, wie sie in den nächsten Tagen und Wochen eingeplant sind und haben selbst ein Interesse an einer realistischen Planung.“
Mitarbeiter kümmern sich selbst
Folgen hat die neue Organisation ebenso in der Arbeitsvorbereitung und Ausführung: „Die Mitarbeiter wissen genau, wo sie die Unterlagen in den Steuerungstaschen finden. Da ist alles komplett drin – mit Aufmaß, Terminen, Ansprechpersonen usw. Also schaut jeder rechtzeitig nach, was in den nächsten Tagen auf ihn zukommt, welches Material und Werkzeug er benötigt, wann genau er beim Kunden sein muss …“
All das macht es für den Chef heute auch sehr viel leichter, Aufgaben und ganze Projekte an Mitarbeiter zu delegieren.
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Kundenzufriedenheit wächst
Auch die Kunden bekommen das zu spüren: schnelle Angebote, verbindliche Terminzusagen, keine Terminüberschneidungen mehr.
„Die Lieferung und Montage ist termingerecht und wir informieren den Kunden frühzeitig. Wir arbeiten nicht mehr auf Zuruf nach dem Motto, ‚wer am lautesten schreit‘.“
Zufriedenheit und Entspannung für den Chef
Doch am deutlichsten spürt Reinhard Wilkens die Veränderung an sich selbst: „An manchen Tagen bin ich nur noch ungerne ans Telefon gegangen. Ich wusste, dass ich nicht immer alle Infos parat hatte und Kunden keine verbindlichen Termine nennen konnte.“ Das hat sich geändert: „Ich kann jetzt ganz anders am Telefon auftreten.“
Bleiben dennoch ein paar Fragen:
Hängeregister und Wandplaner statt EDV – ist das noch zeitgemäß? Und führt so ein System nicht zu endlosen Diskussionen mit den Mitarbeitern?
Die Antworten darauf gibt Reinhard Wilkens im Video:
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SBAA im Überblick
SBAA ist ein System zur individuellen Optimierung und Steuerung betrieblicher Abläufe. Entwickelt wurde es 1999 speziell für Bau- und Ausbaugewerke von dem Unternehmensberater Peter Kübel. Und so arbeitet der Experte:
Im Erstgespräch (Dauer: 2 bis 3 Stunden) schildern die Gesprächsteilnehmer, was sie mit ihrem Betrieb erreichen und was sie verbessern wollen. Danach erfasst Kübel alle Strukturen und Abläufe im Betrieb – von der Kundenanfrage über die Arbeitsvorbereitung bis zur Schlussrechnung. Gemeinsam werden die Ziele zur Verbesserung festgelegt, die erreicht werden sollen. (Dauer: 1 Tag).
Umsetzung: Innerhalb von 2 bis 3 Tagen am Stück wird das System mit Masterplan, Steuerungstaschen und dem Unternehmerfahrplan eingeführt. Zunächst werden Chef und Führungskräfte, danach alle Mitarbeiter mit dem System vertraut gemacht.
Nachbetreuungen: Kübel führt in der Regel 3 Nachbetreuungstermine durch. Er sorgt dafür, dass der Umgang mit dem System zur Selbstverständlichkeit wird und der Betrieb seinen Weg selbst weiter erfolgreich beschreitet.
Weitere Infos: sbaa.eu. Dort finden Sie auch eine Liste mit mehr als 100 Referenzen aus den Bau- und Ausbaugewerken, die bereits mit dem System arbeiten.
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