In den meisten Firmen werden Mails eher nach Gefühl behandelt. Dafür, welche Inhalte gelöscht und welche aufbewahrt werden müssen, legen gerade mal zwölf Prozent verbindliche Regeln fest. Das zeigt eine aktuelle Studie des Meinungsforschungsinstituts Emnid. Stattdessen geht jeder auf seine persönliche Weise mit der E-Mail-Flut um. So landet manche wichtige E-Mail im Papierkorb oder verschwindet in den Tiefen irgendwelcher Ordner.
Hier für klare Strukturen zu sorgen, zahlt sich aus. Sowohl in Form von Zeit als auch in barer Münze. Denn nicht nur die Masse sondern auch die Bedeutung von E-Mails wächst kontinuierlich. Mails sind heute geschäftsrelevante Dokumente.
Der Aufwand dafür, Belangloses von wichtigen Daten zu trennen, ist überschaubar. Hier sind unsere Werkzeuge für mehr Struktur in Ihrem elektronischen Postkasten:
- Wenige Handgriffe: Entscheiden Sie sofort, was sie mit ihren Mails tun: löschen, archivieren, sofort bearbeiten oder auf einen konkreten Termin schieben. So bekommen unwichtige Inhalte nur einmal Ihre Aufmerksamkeit
- Wiedervorlage: Wenn Sie wissen, dass eine bestimmte Mail, Sie erst in ein paar Tagen wieder beschäftigen sollte, legen Sie sie auf einen konkreten Termin. Viele E-Mail Programme haben eine solche Wiedervorlage-Funktion. Beispiel Outlook: In der Mailübersicht klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die betreffende Mail. Unter dem Menüpunkt "Zur Nachverfolgung" klicken Sie weiter auf "Erinnerung hinzufügen". Dann tragen Sie einfach Datum und Uhrzeit ein. So ersparen Sie sich eine spätere Suche und müssen sich nicht auf Ihr Gedächtnis oder Zusatznotizen verlassen. Zu dem von Ihnen gewählten Zeitpunkt taucht eine Erinnerung auf und sie finden mühelos zurück zu Ihrer Mail.
- Ordner: Legen Sie verschiedene Ordner an, um Ihr Postfach zu strukturieren. Zum Beispiel: Kunden, Lieferanten, Mitarbeiter, Behörden. So haben Sie wichtige Inhalte immer griffbereit. Viele Mailprogramme lassen darüber hinaus auch Unterordner zu. Dann können Sie weiter nach Namen sortieren.
- Überlassen Sie der Technik das Filtern: Nicht alle Mails müssen Sie von Hand in die passenden Ordner ziehen. Wenn Sie die Absender gut einschätzen können, überlassen Sie doch einfach der Technik die Aufgabe, Ihre Mails passend vorzusortieren. Legen Sie in ihrem E-Mail-Programm Filter-Regeln dafür an, in welchem Ordner alle Mails von bestimmten Absendern landen sollen.
- Müll vermeiden: Mails, die Sie auf den ersten Blick als Spam erkennen, verdienen die Regel, ungeöffnet in den Spam-Ordner zu wandern. So tun Sie den Absendern nicht auch noch den Gefallen, zu bestätigen, dass Ihre Mailadresse echt ist.
- Löschen ist nicht die Lösung: Einfach alle Mails zu löschen, die aus Zeitgründen unbearbeitet geblieben sind, kann unheimlich befreiend sein – aber auch unklug. Löschen Sie nur solche Mails, bei denen Sie sicher sind, dass Sie sie nicht mehr benötigen oder dass es sich um Spam handelt. Für alle wichtigen E-Mails gilt: Überlegen Sie sich, wie Sie die Mails am besten archivieren. Dann geraten Sie im Falle des Falls nicht in Konflikt mit vorgeschriebenen Aufbewahrungsfristen der digitalen Betriebsführung (GDPdU) oder den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung (GoBS).
- Lassen Sie suchen: Es kostet Zeit, lange Listen von Mails zu durchforsten, um eine bestimmte Mail wiederzufinden. Fast alle Mailprogramme bieten hilfreiche Suchfunktionen an.
(kö)