So setzen Sie Bewirtungskosten richtig ab!

Wir hatten am Mittwoch an dieser Stelle berichtet, dass das Finanzamt Bewirtungsbelege nur dann anerkennt, wenn der Wirt den Namen des Gastgebers einträgt. Christoph Hensels Kommentar zu dieser Meldung: „Ich trage die Namen immer selbst ein. Bei meiner letzten Betriebsprüfung gab es eine Bewirtungsrechnung über 1000 Euro und da gab es keinerlei Probleme.“

Der Handwerksmeister hat recht, unsere Meldung stimmte so nicht. Deswegen habe wir sie durch diesen Text ersetzt. Denn: Man muss sauber zwischen Bewirtungsrechnung und Bewirtungsbeleg unterscheiden.

Richtig ist: Der Bundesfinanzhof (BFH) hat entschieden, dass auf Bewirtungsrechnungen der Name der bewirtenden Person nur durch den Wirt oder einen seiner Mitarbeiter vermerkt werden darf. Wenn Sie den Namen auf der Rechnung selbst eintragen, wird das Finanzamt den Vorsteuerabzug nicht anerkennen. Das gilt zumindest für Rechnungen ab 150 Euro netto. (Urteil vom 18. April 2012, Az. X R 57/09)

„Das Urteil bestätigt die bisherige Rechtsprechung“, sagt Steuerberater Dirk Witte aus Oldenburg. Es zeige allerdings auch, dass Unternehmer im Umgang mit Bewirtungskosten immer wieder Fehler unterlaufen. „Diese Fehler führen dann dazu, dass das Finanzamt den Vorsteuerabzug ablehnt oder sogar den Abzug als Betriebsausgaben nicht anerkennt.“

Um sich beides zu sichern, müssen sich Unternehmer an bestimmte Regeln halten und dabei zwischen Rechnung und Bewirtungsbeleg unterscheiden, sagt Witte.

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So ziehen Sie Vorsteuer bei Bewirtungskosten

Für Bewirtungskosten gibt es den vollen Vorsteuerabzug. Dabei gelten dieselben Regeln, wie für jede andere Betriebsausgabe, betont Witte:

Rechnungen unter 150 Euro netto
Rechnungen mit einem Nettobetrag unter 150 Euro müssen nicht den Namen des Rechnungsempfängers enthalten.

Rechnungen ab 150 Euro netto
Rechnungen mit einem Nettobetrag ab 150 Euro müssen den Namen des Rechnungsempfängers enthalten: entweder den Namen des bewirtenden Unternehmers oder den Namen des Unternehmens.

Entscheidend für den Vorsteuerabzug: Der Unternehmer darf den Namen nicht selbst nachträglich eintragen, sonst wird das Finanzamt den Vorsteuerabzug verweigern. Stattdessen muss das Restaurant den Namen des Unternehmers in die Rechnung eintragen.

In vielen Restaurants ist es möglich, den Namen direkt auf der Rechnung mit ausdrucken zu lassen.

Sollte das nicht möglich sein, dann kann der Wirt den Namen handschriftlich in die Rechnung eintragen. Er muss dann aber durch seinen Firmenstempel oder zumindest seine Unterschrift oder sein Kürzel kenntlich machen, dass er den Eintrag vorgenommen hat.

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So setzen Sie Bewirtungskosten als Betriebsausgaben an

Bewirtungskosten können Unternehmer als Betriebsausgaben geltend machen. Das gilt sogar dann, wenn das Finanzamt den Vorsteuerabzug vielleicht aufgrund eines formalen Fehlers nicht anerkennt.

Allerdings dürfen Sie grundsätzlich nur 70 Prozent der Bewirtungskosten als Betriebsausgaben ansetzen.

Akzeptieren wird das Finanzamt die Betriebsausgaben nur, wenn Sie zusätzlich zur Rechnung einen Bewirtungsbeleg nach amtlichen Vorgaben vorweisen können.

Ein Bewirtungsbeleg nach amtlichen Vorgaben enthält:

• das Datum der Bewirtung,
• den Ort der Bewirtung,
• alle Namen der teilnehmenden Personen – einschließlich Gastgeber,
• den Anlass der Bewirtung,
• den Rechnungsbetrag,
• Ort, Datum und Unterschrift des Gastgebers.

Das bedeutet konkret: Nicht der Wirt muss den Bewirtungsbeleg ausfüllen und die Namen der Gäste und des Gastgebers im Bewirtungsbeleg eintragen, sondern der Unternehmer selbst. Er bestätigt mit seiner Unterschrift die Richtigkeit der Angaben gegenüber dem Finanzamt.

In der Praxis drucken viele Gaststätten das Formular für diesen Bewirtungsbeleg gleich auf die Rückseite der Rechnung.

Sollten Sie einmal den Bewirtungsbeleg vergessen haben oder das Restaurant kann Ihnen keinen entsprechenden Vordruck zur Verfügung stellen, dann ist das kein Problem: Sie können den Beleg selbst erstellen oder einen unsere zwei Downloads nutzen:

Falls Sie den Bewirtungsbeleg am liebsten am PC ausfüllen wollen, ist die Word-Datei für Sie die richtige Vorlage. Doch Vorsicht: Es ist zwar nicht ausdrücklich verboten, einen Bewirtungsbeleg am PC auszufüllen. Doch das Finanzamt verlangt von Ihnen

• dass Sie als Gastgeber den Beleg persönlich ausfüllen und unterschreiben
• und dass dieser Beleg anschließend nicht mehr veränderbar ist.

Beides lässt sich am einfachsten durch einen handschriftlich ausgefüllten Beleg nachweisen. „Bei einem am Computer erstellten Beleg besteht immer ein gewisses Risiko, dass das Finanzamt ihn nicht anerkennt“, warnt Steuerberater Dirk Witte aus Oldenburg.

Falls Sie Trinkgeld gegeben haben, können Sie auch das zu 70 Prozent als Betriebsausgabe absetzen, müssen es dann aber entsprechend getrennt im Bewirtungsbeleg aufführen. Bitte denken Sie daran: Trinkgeld wird als Nettobetrag betrachtet, hat also keine Auswirkungen auf den Vorsteuerabzug.