Unbürokratischer und sicher soll der digitale Versand von Rechnungen nach dem Willen der Europäischen Union werden. Eine EU-Richtlinie sieht sogar vor, dass die Pflicht zur elektronischen Signatur entfallen soll. Die Umsetzung in deutsches Recht lässt allerdings noch auf sich warten.
"Noch sind keine Details bekannt, wie der Gesetzgeber den Versand digitaler Rechnungen im Detail vereinfachen will", berichtet Vizepräsident der Steuerberaterkammer Niedersachsen. Klar ist lediglich, dass es Rechtssicherheit nur bei Anbietern der elektronischen Post geben wird, die sich für DE-Mail beim Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) akkreditieren.
Noch ist es zwar nicht soweit, doch einige potenzielle Anbieter sind dennoch schon aktiv. Während sich zum Beispiel Kunden bei der Telekom schon für eine DE-Mail-Adresse registrieren können, bietet die Post ihren E-Postbrief bereits konkret an, und wirbt dafür unter Privatkunden ebenso wie bei kleinen und mittleren Unternehmen.
Vorerst nur für Rechnungen an Privatkunden geeignet
"Handwerker können die E-Post für Rechnungen an Privatkunden durchaus schon nutzen", sagt Steuerexperte Schade. Selbst für Kunden, die eine Handwerkerrechnung beim Fiskus vorlegen wollen, um den Steuerbonus zu kassieren, sei die elektronische Rechnung ohne digitale Signatur kein Problem. Anders sieht es bei Rechnungen von oder an Firmenkunden aus. "
Für Unternehmen ist die Möglichkeit zum Vorsteuerabzug entscheidend, und den gibt es für digitale Rechnungen nur, wenn sie unveränderbar und mit einer digitalen Signatur versehen sind." Darum sollten Handwerker ihrerseits bei Lieferanten im Zweifel auf der bewährten schriftlichen Rechnung bestehen.
Digitale Signaturen sind nicht völlig sicher
Zur sicheren Lösung auch bei anderen digitalen Rechnungen rät Jens Hanspach, Fachanwalt für Steuerrecht aus Willich. "Im gewerblichen Bereich gilt derzeit der Originalbeleg als der sicherste Weg."
Der Grund: Es besteht zwar eine gesetzliche Regelung zur digitalen Signatur, jedoch fehlt es an der einheitlichen konkreten Ausgestaltung, wie die digitale Signatur erfolgen soll. Im Bereich der Online-Rechnungen als Download aus dem Web akzeptiert nicht jedes Finanzamt die digitale Signatur jedes Anbieters.
Steuerrechtlich sei es derzeit schwierig, einen verbindlichen Rat zum Umgang mit digitalisierten Rechnungseingängen zu geben.
Belege für alte Rechnungen nachfordern?
Das sei allerdings kein Grund, jetzt aus Sorge vor einer künftigen Betriebsprüfung vorsorglich von Lieferanten schriftliche Belege für frühere Geschäfte nachzufordern, meint Hanspach.
"Ein Prüfer wird nach unserer Erfahrung einen Originalbeleg nur dann anfordern, wenn der Beleg nicht vollständig im Sinne des Paragrafen 14 Absatz 4 Umsatzsteuergesetz ist."
Also sollten Unternehmer ihre Eingangsrechnungen vor allem unter diesem Gesichtspunkt prüfen, um den Vorsteuerabzug zu sichern.
Und wenn es doch Ärger gibt bei einer Betriebsprüfung? "Dann besteht immer noch die Möglichkeit, sich die Originalrechnung beim Anbieter zu besorgen. Bei den großen Telefongesellschaften dürfte das zum Beispiel kein Problem sein. Sie haben wie alle Unternehmen die Pflicht, Rechnungen zehn Jahre aufzubewahren."
(jw)