Ob von der Telefongesellschaft oder beim Softwarekauf im Web: Immer öfter kommen Rechnungen per E-Mail oder als Download. Ob Sie als Kunde dafür Vorsteuer geltend machen dürfen? Wir haben nachgefragt, wie das funktioniert.
Es klingt verwirrend: Um für eine digitale Rechnung per E-Mail Vorsteuer geltend machen zu können, ist " eine qualifizierte elektronische Signatur oder eine qualifizierte elektronische Signatur mit Anbieter-Akkredtierung erforderlich", heißt es in der Umsatzsteuerrichtlinie. Doch was bedeutet das in der Praxis?
Jens Hanspach, Fachanwalt für Steuerrecht aus Willich, erklärt, worauf Sie achten müssen:
Rechnungen per E-Mail im pdf-Format: Viele Dienstleister wie zum Beispiel die Telekom versenden Rechnungen im pdf-Format ohne Signatur. Solche Rechnungen werden dennoch von der Finanzverwaltung akzeptiert. Das ist zulässig, weil die Telekom sicherstellt, dass die Rechnung zehn Jahre lang noch in Papierform vorgelegt werden kann. Sie können die Datei ausdrucken, müssen es aber nicht. Die digitale Speicherung genügt. Die Finanzverwaltung wird in der Regel davon ausgehen, dass Kunden solche Rechnungen nicht manipulieren, da sie zur Kontrolle ja leicht bei der Telekom einsehbar wären.
E-Mail-Rechnungen mit Signatur: Andere Anbieter wie zum Beispiel 1 1 versenden Rechnungen per E-Mail als Text im Textfeld und hängen daran eine digitale Signatur an. Das entspricht genau der Umsatzsteuerrichtlinie.
Rechnungen aus dem Web: In einer dritten Variante können Rechnungen als pdf aus dem Web heruntergeladen werden, zum Beispiel bei E-Plus. Die Seite, auf der die Rechnungen zur Verfügung stehen, sind gesicherte Seiten des Anbieters. Das erfüllt die Anforderungen der Finanzverwaltung nach einer "qualifizierten elektronischen Signatur mit Anbieter-Akkreditierung".
E-Mail-Rechnungen ohne Signatur: Solche Rechnungen akzeptiert das Finanzamt hingegen nicht. Diese Rechnungen sollten Sie nur bezahlen, wenn sie Ihnen in Papierform zugeschickt wird.
Grundsätzlich gilt zudem für alle digitalen Rechnungen, dass sie den gleichen Angaben wie eine Papierrechnung enthalten müssen, um einen Vorsteuerabzug zu ermöglichen:
Name und Anschrift des leistenden Unternehmens,
Name und Anschrift des Leistungsempfängers,
Termin der Lieferung oder Leistung,
Menge und Bezeichnung der gelieferten Produkte oder Art und Umfang der Dienstleistung,
die nach Umsatzsteuersätzen aufgeschlüsselten Netto-Beträge,
die nach Steuersätzen aufgeschlüsselten Umsatzsteuer-Beträge,
das Rechnungsdatum,
eine fortlaufende, einmalig vergebene Rechnungsnummer sowie
die Steuernummer oder die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Ausstellers.
Weiterhin besteht ein Anspruch auf Vorsteuerabzug nur, wenn Leistung und Gegenleistung erbracht wurden.
Zudem sollten Sie Ihre digitalen Rechnungen gegen Datenverlust sichern. Kommt es jedoch zu einem Datenverlust, dann können Sie die Originalrechnung jedoch erneut von Ihrem Dienstleister anfordern. Das leistende Unternehmen ist grundsätzlich verpflichtet, diese Rechnungen zehn Jahre vorzuhalten.
(jw)