Dokumenten-Management-Systeme ersetzen Berge von Aktenordnern. Und entlasten Mitarbeiter
Die Technik möchte sie nicht mehr missen. Früher habe ich jeden Tag eine Stunde lang abgeheftet, erzählt Kathrin Fürth. Seit sie die Software hat, archiviert die Sachbearbeiterin der Harald Meyer Brandschutz-Elektro GmbH die Papiere einer Woche in zwei Stunden am Freitagnachmittag. Angebote, Auftragsbestätigungen, Rechnungen den kompletten geschäftlichen Schriftverkehr scannt die 27-Jährige ein. Bevor sie Dokumente ins Archiv klickt, überträgt sie in die Eingabemaske der Software eine ID-Nummer und ergänzt noch Angaben, wie die Nummer der Kostenstelle, den Namen des Lieferanten oder der zuständigen Abteilung im Haus. Dann wandert das Dokument als PDF in den digitalen Aktenschrank. Alte Rechnungen finden wir jetzt sehr schnell, lobt sie das System. Jede Abteilung könne Geschäftsvorgänge besser nachvollziehen.
CeBIT zeigt Lösungen für KMU
Die Archivierungssoftware hat der Handwerksbetrieb in Ganderkesee nachträglich in sein Branchenprogramm integrieren lassen eine von vielen Möglichkeiten. Das Angebot an Dokumenten-Management-Systemen (DMS) reicht von einfachen Archivierungslösungen bis zu umfassenden betriebswirtschaftlichen Lösungen. Und die Nachfrage steigt, wie eine aktuelle Studie des Verbands Organisations- und Informationssysteme (VOI) ergibt. Doch es sind in erster Linie größere Betriebe, die in DMS investieren wollen. Rund ein Drittel derer, die noch keine Lösung haben, stecken in der Planungsphase, heißt es. Kleine dagegen befürchten, die IT sprenge ihr Budget.
Die CeBIT 2008 zeigt, dass es für jedes Unternehmen unabhängig von seiner Größe passende und bezahlbare DMS-Lösungen gibt, betont der Geschäftsbereichsleiter der Messe, Sven-Michael Prüser. Präsentiert werden die Lösungen in Halle 3. Handwerker können sich dort auch über die gesetzliche Anforderungen zur Archivierung elektronischer Dokumente informieren. Wichtig: Steuerrelevante Daten müssen nach den Grundsätzen ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) zehn Jahre archiviert werden.
So schnell der digitale Aktenschrank Papiere verschlingt, so schnell verliert er sie, wenn das IT-System nicht ausreichend geschützt ist. Datenverluste und Ärger mit dem Betriebsprüfer sind auch programmiert, wenn nicht systematisch Sicherungskopien erstellt werden. Wir speichern täglich, monatlich und jährlich, stellt Kathrin Fürth klar. Die Zugriffsrechte in den Abteilungen des Unternehmens sind über Passwörter geregelt. Jeder Kollege sieht nur das, was er sehen darf.
Was nur noch selten jemand sieht, ist der Keller. Wir müssen keine alten Ordner mehr wälzen, freut sich Fürth. Das kann Prüser nachvollziehen. Eine papierbasierte Ablage, die die Archivräume zum Überlaufen bringt, ist für die Unternehmen ein erheblicher Ballast, betont er.
(mfi)