Viele Mitarbeiter sind durchaus in der Lage, eigenverantwortlich zu handeln, wenn Ziele, Mittel, Zeitvorgaben und Freiräume klar sind. Anhand von sieben Fragen können Sie diesen Rahmen schnell abstecken:
1. Was ist zu tun?
Besprechen Sie das Ziel so konkret wie möglich, aber die Zwischenschritte so konkret wie nötig: Sie müssen nicht für alle Eventualitäten vorplanen, sondern Freiräume für die Mitarbeiter lassen.
2. Wann ist die Aufgabe zu erledigen?
Stecken Sie gemeinsam einen Zeitplan ab. Der Endtermin sollte klar sein, ebenso Termine für wichtige Zwischenschritte, zum Beispiel bis wann Absprachen mit anderen beteiligten Firmen zu treffen sind oder bis wann die Arbeitsvorbereitung abgeschlossen sein muss. Je öfter ein Mitarbeiter erfolgreich Verantwortung übernimmt, desto eher können Sie ihm auch die Planung der Zwischenschritte überlassen.
3. Warum ist diese Aufgabe zu erledigen?
Wer den Sinn oder die Dringlichkeit einer Aufgabe versteht, wird sich viel mehr darum bemühen, das Ziel zu erreichen, selbst wenn sie auf den ersten Blick lästig erscheint. Und jede Aufgabe hat einen guten Grund. Falls Ihnen keiner einfällt, sollten Sie lieber noch einmal überlegen, ob sich überhaupt jemand darum kümmern muss.
4. Wie soll die Aufgabe erledigt werden?
Machen Sie hier nicht zu viele Vorgaben, sondern überlassen Sie diese Frage möglichst dem Know-how des Mitarbeiters. Stecken Sie nur die wichtigsten Punkte ab.
5. Welche Mittel sind nötig?
Ohne entsprechende Ausstattung kann Ihr Mitarbeiter Sie nicht entlasten. Welche Mittel erforderlich sind, hängt von der Aufgabe ab. Es geht nicht nur um Material und Maschinen. Eine wichtige Rolle spielen freie Kapazitäten: Kann er es neben seiner normalen Arbeit schaffen? Darf er andere Aufgaben dafür vorübergehend zurückstellen? Braucht er Unterstützung durch Kollegen #150; und haben die ihrerseits freie Kapazitäten?
6. Was ist bei Abweichungen zu tun?
Stecken Sie grob ab, in welchen Fällen Ihr Mitarbeiter sich mit Ihnen abstimmen muss, falls Probleme auftauchen. Geben Sie aber auch Freiräume, in denen er selbst Probleme lösen kann. Zwingen Sie Ihre Mitarbeiter nicht dazu, jede kleine Abweichung mit Ihnen abzustimmen. Das Ergebnis muss stimmen, also zum Beispiel die Installation der Heizkörper bei Kunden X bis zum festgesetzten Termin. Und ebenso müssen die Rahmenbedingungen dabei eingehalten werden, zum Beispiel Zuverlässigkeit und Sauberkeit.
7. Haben Sie die Zeit?
Im Notfall bleibt der Chef Ansprechpartner und Entscheider. Haben Sie dann auch Zeit und ein offenes Ohr für Mitarbeiter? Es genügt nicht, zu delegieren und sich dann nicht mehr zu kümmern. Wenn Sie delegieren, sollten Sie dafür sorgen, dass Sie am Ende etwas mehr Zeit haben und nicht gleich wieder alles mit neuen Aufgaben vollpacken.
(jw)