Auf einen Blick:
• Bearbeiten Sie Notfälle sofort. Sorgen Sie aber dafür, dass Sie später möglichst einfach zu Ihrer alten Aufgabe zurückkehren können.
• Nicht jedes neue Problem müssen Sie sofort lösen.
• Vermeiden Sie es, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu bearbeiten.
• Strukturieren Sie Aufgaben neu, wenn Unterbrechungen überhandnehmen.
• Delegieren Sie Aufgaben, wenn Ihnen alles über den Kopf zu wachsen droht.
Unterbrechungen gehören für Chefs im Handwerk zum Arbeitsalltag. Scheinbar passiert alles gleichzeitig und für jedes Problem gilt es in der Regel, eine Lösung zu finden – am besten sofort. Das kann Stress auslösen und zuviel davon macht krank. Doch mit ein paar einfachen Tipps lassen sich die Belastungen im Arbeitsalltag laut einer Broschüre der Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin (BAuA) minimieren. Die wichtigsten Tipps zum Multitasking haben wir für Sie zusammengefasst:
Tipp 1: Die sofortige Bearbeitung
Manche Probleme dulden keinen Aufschub. Das nächste Problem ist dann die Rückkehr zur alten Aufgabe. Denn in der Zwischenzeit gehen meist Gedanken verloren: In der Hektik vergessen Sie beispielsweise, dass Sie einen Arbeitsschritt schon längst erledigt haben. Unterm Strich bedeutet das noch mehr Arbeit für Sie. Doch das muss nicht sein:
- Nutzen Sie Notizzettel als Gedächtnisstütze – statt Papier, können Sie auch digitale Notizbücher auf Smartphone, Tablet oder Computer verwenden.
- Stellen Sie sicher, dass Sie schnell und einfach auf die Notizen zurückgreifen können.
- Formulieren Sie Notizen einfach und verständlich.
- Verwenden Sie dabei immer identische Abkürzungen.
- Haben Sie die Unterbrechung gemeistert, kehren Sie möglichst schnell zur alten Aufgabe zurück. Denn je mehr Zeit verstreicht, desto mehr Informationen gehen verloren.
Tipp 2: Die verzögerte Bearbeitung
Der Arbeitsalltag besteht nicht nur aus Notfällen. Das heißt, nicht jedes Problem muss auch sofort gelöst werden. Setzen Sie daher Prioritäten:
- Fragen Sie sich immer, ob das neu aufgetretene Problem wirklich so wichtig ist, dass es sofort erledigt werden muss.
- Wenn möglich, beenden Sie immer erst eine Aufgabe, bevor Sie sich einer neuen zuwenden.
- Wählen Sie für Arbeitsunterbrechungen einen geeigneten Zeitpunkt, damit Ihnen der Wiedereinstieg möglichst einfach gelingt. So minimieren Sie zugleich die Wahrscheinlichkeit, Fehler zu machen.
Tipp 3: Die gleichzeitige Bearbeitung
Mehrere Aufgaben gleichzeitig zu bearbeiten, ist anspruchsvoll. Zeit sparen Sie beim Multitasking selten. Zudem riskieren Sie, dass die Qualität der Ergebnisse leidet.
Trotzdem führt im Arbeitsalltag am Multitasking manchmal kein Weg vorbei. Damit es Ihnen möglichst gut gelingt, beachten Sie dabei Folgendes:
- Gehen Sie die Aufgaben mit Ruhe an.
- Mit Hektik und überhastetem Handeln erhöhen Sie die Fehlerwahrscheinlichkeit um ein Vielfaches.
- Sorgen Sie für unterbrechungsfreie Zeiten – zum Beispiel durch das Stummschalten des Telefons. Dadurch können Sie die Multitasking-Situationen reduzieren.
- Planen Sie vorausschauend. Vereinbaren Sie beispielsweise feste Termine mit Mitarbeitern, wann Sie über die aktuelle Situation informieren.
Tipp 4: Aufgaben neu strukturieren
Manchmal nehmen Arbeitsunterbrechungen überhand: Sie können gar nicht mehr alles schaffen, was Sie sich vorgenommen haben. Was Sie dann brauchen, ist ein neuer Plan. Überlegen Sie dabei:
- Welche Aufgaben noch dringend an dem jeweiligen Tag erledigt werden müssen,
- welche Aufgaben darüber hinaus noch wichtig sind und
- welche Aufgaben Sie verschieben können.
Anschließend können Sie mit Ihrer Arbeit fortfahren.
Tipp 5: Aufgaben an andere Mitarbeiter abgeben
Es gibt Situationen, in denen Sie einfach keine weitere Aufgabe übernehmen können. Ein Grund zu verzweifeln ist das nicht.
- Delegieren Sie stattdessen Aufgaben an Ihre Kollegen und Mitarbeiter.
- Für die Hilfe können Sie sich revanchieren, wenn Ihre Kollegen und Mitarbeiter mit einer ähnlichen Belastungssituation zu kämpfen haben.
Weitere Tipps zum Umgang mit Multitasking am Arbeitsplatz finden Sie in der Broschüre „Bitte nicht stören! Tipps zum Umgang mit Arbeitsunterbrechungen und Multitasking“, die gibt es als kostenlosen Download auf der Website der Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin (BAuA).