Auf einen Blick:
- Seit Anfang 2018 gilt eine höhere Grenze für Sofortabschreibungen: 800 Euro netto pro Wirtschaftsgut. Das können Arbeitgeber auch für hochwertige Smartphones und Tablets als Gehaltsextra nutzen.
- Die Gestaltungsmöglichkeiten bei der Überlassung von Computern und mobilen Endgeräten sind für Arbeitgeber vielfältig.
- Kritisch sehen Betriebsprüfer solche Extras allerdings, wenn es sich um reine Steuervermeidungsstrategien handelt: Wenn zum Beispiel vertragliche Lohnansprüche durch Extras abgegolten werden oder Angehörige ganz ohne betrieblichen Zwecke mit Smartphone und Tablet ausgestattet werden.
Smartphones und Tablets sind beliebte steuerfreie Gehaltsextras. Noch attraktiver werden sie durch die neuen Abschreibungsregeln für Geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG): Betriebe können solche GWG sofort abschreiben, wenn die Anschaffungskosten eine Höchstgrenze pro Gerät nicht überschreiten. Seit Anfang 2018 liegt diese Grenze bei 800 Euro netto – fast doppelt so hoch wie bisher (410 Euro). Mit dieser Erhöhung wird auch die Anschaffung hochwertiger Geräte steuerlich erleichtert. Hier die Antworten auf die 5 wichtigsten Fragen.
1. Was ist bei Abschreibungen von Smartphones & Co als GWG zu beachten?
Wer Smartphones, Tablets oder auch einen Laptop sofort abschreiben will, muss zwei Dinge beachten: Als GWG gelten nur Wirtschaftsgüter mit maximal 800 Euro Netto-Anschaffungs- oder Herstellungskosten. Und diese Güter müssen selbstständig nutzbar sein. „Unselbstständige“ Wirtschaftsgüter zählen hingegen nicht zu den GWG, also zum Beispiel Monitor, Computermaus oder Drucker, die ohne Computer nutzlos sind. Ein Sonderfall sind Multifunktionsdrucker, die auch ohne PC nutzbar sind, zum Beispiel als Kopierer und Fax.
Nicht konsequent, aber steuerlich eine Erleichterung: Software einschließlich Betriebssysteme und Apps gilt bis zum 800-Euro-Grenzwert ebenfalls als GWG, obwohl sie ohne ein Endgerät nicht genutzt werden kann.
Alternativ können Sie GWG auch in einem Pool zusammenfassen und über einen Zeitraum von fünf Jahren abschreiben. Das gilt für Wirtschaftsgüter mit Netto-Anschaffungskosten von mehr als 250 Euro und maximal 1.000 Euro netto. Sie müssen sich allerdings in jedem Jahr neu entscheiden, ob sie die in dem Jahr angeschafften GWG einzeln oder im Pool abschreiben. Beliebig auf Einzel- und Poolabschreibung aufteilen können Sie die GWG nicht.
2. Steuerfreie Überlassung: Ist die private Nutzung eingeschränkt?
Die Überlassung von Hardware, betrieblich genutzter Software und mobilen Endgeräten ist nach § 3 Nr. 45 EStG lohnsteuerfrei. Das bedeutet, dass Mitarbeiter solche Dienstgeräte auch privat nutzen können. „Der Anteil der privaten Nutzung spielt dabei keine Rolle“, sagt Steuerberater André Strunz von der Kanzlei Ecovis in Hannover. Entscheidend für die Steuerfreiheit ist vielmehr, dass das Gerät überhaupt zu einem beruflichen Zweck überlassen wurde. „Ob und wie intensiv der Mitarbeiter das Gerät dann tatsächlich dienstlich nutzt, interessiert das Finanzamt nicht“, betont der Steuerberater.
Bei der Suche nach einem betrieblichen Anlass haben Arbeitgeber laut Strunz große Gestaltungsfreiräume. Hier einige Beispiele:
Smartphone: Muss der Mitarbeiter erreichbar sein? Dann ist die Überlassung zur privaten Nutzung steuerfrei. Dabei spielt es keine Rolle, ob der Mitarbeiter regelmäßig bei Kunden im Einsatz ist, den Betrieb nur gelegentlich für Besorgungen verlässt oder als Springer mit Rufbereitschaft erreichbar sein muss.
Tablets und Laptops: Nutzt der Mitarbeiter das Tablet regelmäßig im Außeneinsatz, zum Beispiel um Arbeitszeiten zu erfassen, Bestellungen aufzugeben, Muster zu zeigen oder Skizzen zu machen? Dann ist hier ebenfalls die Überlassung nach Feierabend steuerfrei. Das gilt auch, wenn das Tablet außerhalb der Arbeitszeit für die Weiterbildung genutzt wird, etwa um Fachzeitschriften zu lesen oder Schulungsvideos anzuschauen. Für die meisten Ausbildungsberufe im Handwerk dürfte dieses Kriterium zutreffen – Fortbildungsbedarf besteht ja fast ständig.
3. Welche Geräte sind als lohnsteuerfreie Gehaltsextras zugelassen?
Welche Geräte Arbeitgeber lohnsteuerfrei überlassen können, regeln die Lohnsteuerrichtlinie R 3.45 und der Lohnsteuerhinweis 3.45. Dazu zählen unter anderem
- Hardware: PC, Laptop, Handy, Smartphone und Tablet
- Software wie Betriebssysteme und Anwenderprogramme
- Zubehör wie Monitor, Drucker, Scanner, Router, sowie SIM-, UMTS- und LTE-Karten
Auch die Verbindungsentgelte für mobile Geräte kann der Arbeitgeber komplett steuerfrei übernehmen, wenn der Vertrag auf den Arbeitsgeber läuft, betont Steuerberater André Strunz.
Die Überlassung von E-Book-Readern und Smart-TVs ist ausdrücklich nicht lohnsteuerfrei – auch dann nicht, wenn sie für Fortbildungszwecke genutzt werden. Ebenfalls nicht befreit sind Konsolen, MP3-Player, Digitalkameras und vorinstallierte Navigationsgeräte im Pkw.
Zur Vorsicht rät Strunz außerdem bei Beamern: Die Überlassung sei zwar von der Lohnsteuer befreit. „Aber man wird nur in Ausnahmefällen einen betrieblichen Grund finden, der die Überlassung eines Beamers rechtfertigt.“
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4. Was ist bei Gehaltsumwandlung zu beachten?
Können Arbeitgeber mit solchen Gehaltsextras auch Lohnnebenkosten sparen – indem sie einen Teil der Gehaltsansprüche zum Beispiel mit einem Handy samt Flatrate abgelten? „Das ist in der Rechtsprechung strittig“, sagt Steuerberater André Strunz. Entscheidend sei letztlich wohl, ob der Arbeitgeber einen vertraglichen Anspruch abgelten will oder ob es sich um eine zusätzliche Leistung handelt: Würde nur der vertragliche Anspruch abgegolten, dann wäre das eine Gehaltsumwandlung und die ist steuerpflichtig. Um das zu umgehen, müsste der Arbeitgeber einen Teil-Lohnverzicht durch eine Änderung des Arbeitsvertrags erwirken – und anschließend als freiwillige Leistung dann als Gehaltsextra anbieten. „Aber warum sollte sich ein Arbeitnehmer darauf einlassen?“, fragt Strunz. Zudem könnte so ein Verzicht nichtig sein, falls er gegen einen Tarifvertrag oder das Mindestlohngesetz verstößt.
Sein Rat: „Arbeitgeber sollten solche Extras nicht nutzen, um Geld zu sparen, sondern als kostengünstige Möglichkeit einer steuerfreien Netto-Gehaltserhöhung, von der ein Mitarbeiter wirklich etwas hat.“
5. Was gilt bei Smartphones für Familienmitglieder?
Zur Vorsicht rät Strunz auch bei solchen Gehaltsextras für mitarbeitende Familienangehörige. Wie bei allen Verträgen mit Familienmitgliedern gilt: Am einfachsten lasse sich die Überlassung begründen, wenn sie auch für andere Mitarbeiter in vergleichbarer Position gilt. „Ansonsten braucht man eine wasserdichte Begründung und praktische Nachweise, dass der Angehörige das Gerät wirklich dienstlich benötigt.“
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