Auf einen Blick:
- Sie suchen eine Software und finden sich im Angebotsdschungel nicht zurecht? Dann geht es Ihnen wie vielen Betrieben im Handwerk.
- Das Kompetenzzentrum Digitales Handwerk (KDH) hat einen Kriterienkatalog entwickelt, mit dem Betriebe arbeiten können.
- Ein Experte des KDH rät: Investieren Sie nicht vorschnell und klären Sie erst, welche Anforderungen Ihr Betrieb an eine Software hat.
- Dabei sollten Sie auch Faktoren wie die Breitbandversorgung und die Aktualität der Hardware in Ihrem Betrieb im Blick haben.
Sie haben die herumfliegenden Stundenzettel satt? Wollen Sie mit dem Team in Echtzeit kommunizieren und Dokumente versenden? Viele Handwerksbetriebe wünschen sich einfache und rasche Abläufe mit digitalen Helfern. Doch wie finden Handwerksmeister das Programm oder die App, die zu ihrem Betrieb passt?
1. Holen Sie sich Unterstützung von Experten
„Viele Betriebe sind überfordert mit der Angebotsflut im Internet und geben die Suche schnell wieder auf“, sagt Rainer Holtz vom Schaufenster Nord des Kompetenzzentrums Digitales Handwerk (KDH), der einen Kriterienkatalog für Betriebsinhaber erstellt hat. Er verweist auch an die Berater für Innovation und Technologietransfer der Handwerkskammern. Mit ihnen arbeite das KDH eng zusammen.
2. Erst die Prozessanalyse, dann die Anforderungen formulieren
Bevor Betriebe in neue Software, beispielsweise zur Baustellendokumentation oder Zeiterfassung investieren, sollten sie ihre Ziele klar definieren. Er rät: Stellen Sie die Prozesse auf den Prüfstand, die unmittelbar mit der Einführung der neuen Software zu tun haben. Damit könnten sich Betriebe Schritt für Schritt in Richtung Digitalisierung bewegen.
Wichtig: „Sie werden kein Programm finden, das zu 100 Prozent passt. Es kann sich immer nur Ihren Vorstellungen annähern“, sagt Holtz. Deshalb sollten die Anforderungen des Unternehmens vorher genau ausformuliert werden.
Das KDH unterstützt Betriebe bei der Entscheidungsfindung: Ist die sogenannte „Prozessbeschreibung“ – ein Anforderungskatalog an die Software – fertig, wird sie an die Hersteller weitergegeben, die als Anbieter infrage kommen. Sie werden eingeladen, dem Betrieb ihre Lösung zu präsentieren. „Wir sind in dieser Phase für den Transfer zuständig. Entscheiden muss am Ende der Betrieb“, betont Rainer Holtz.
3. Auswahlkriterien: Das sollten Sie beachten
Über diese Kernthemen sollten sich Betriebe Gedanken machen, bevor sie sich für eine Software entscheiden:
Auftragszeitraum
- Sind Ihre Aufträge eher auf mehrere Wochen und Monate angelegt? Planen Sie Projekte eher langfristig?
- Sind Sie eher in der Wartung und im Service aktiv und arbeiten Aufträge ab, die nach wenigen Stunden abgeschlossen sind?
„Anbieter spezialisieren sich teilweise auf diese Situationen. Wenn Sie eine der beiden Fragen eindeutig beantworten können, ist das schon ein Kriterium, das Ihnen bei der Softwaresuche weiterhelfen wird“, weiß Holtz.
Netzwerk
Einige digitale Anwendungen sind auf mobilen Endgeräten installiert und auch offline verwendbar. Andere greifen bei vielen Arbeitsschritten auf das Internet zu und brauchen auch außerhalb des Betriebs eine Internetanbindung. „Die unterwegs erfassten Daten sollten direkt in die Firma übertragen werden, sonst spart es keine Zeit“, sagt der Experte vom KDH. Denn das Eingeben per Hand oder das händische Übertragen nach Feierabend seien zusätzliche Arbeitsschritte.
Klären Sie vorab:
- Ist Ihr Netzwerk leistungsstark genug, regelmäßig größere Daten zu empfangen und zu verarbeiten?
- Ist Ihr Betrieb ans schnelle Breitbandinternet angeschlossen? Ohne ausreichende Breitbandanbindung können Cloud-Lösungen zum Problem werden, betont Rainer Holtz.
- Sind Sie mit Ihrer Hardware so aufgestellt, dass Sie die Daten verarbeiten können?
- Soll Ihr Team von unterwegs auf Ihre Server zugreifen oder lieber offline arbeiten?
4. Kosten: Modularer Aufbau ermöglicht schrittweise Kosten
Viele Softwarehersteller bauen Apps oder Programme modular auf. Wer nicht gleich das gesamte Paket kaufen will, nimmt nur Teile und greift zunächst nicht so tief in die Tasche. „Es ist oft sinnvoll, mit einer kleinen Investition zu beginnen und sie dann Stück für Stück auszuweiten“, betont Holtz.
Er warnt aber vor einem oft nicht beachteten Kostenfaktor: „Manche Betriebe sind überrascht, wenn sie erst in die Nachrüstung des Netzwerks und der Hardware investieren müssen, bevor Sie auf neue digitale Systeme umstellen.“
Um die Kosten zu senken, könnten Betriebe Förderungen beantragen, beispielsweise eine niederschwellige Investitionsförderung. Diese Gelder könnten einen Teil der Investitionen abdecken oder auch die zusätzlich entstehenden Personalkosten.
5. Testphasen sind sinnvoll
Ein Testlauf einer Software ist besonders dann sinnvoll, wenn Sie Teile Ihrer Arbeitsabläufe bereits digitalisiert haben, weiß der Experte vom BFE. „Man muss vor allem schauen, wie sich das neue System auf die Prozesse im Betrieb auswirkt“, sagt Rainer Holtz.
Wollen Betriebe eine alte durch eine neue Software ersetzen, muss die alte zunächst parallel weiterlaufen. Holtz rät, ausreichend Personal für den Test einzuplanen. Zudem müsse ein bestimmter Zeitraum gewählt werden, der alle Abläufe einmal durchspielt. Zu kurze Tests ließen keine Aussage über den Erfolg einer Software zu.
Starten Sie erstmals mit einer Software, um Prozesse digital abzubilden, sollten Sie die Ergebnisse auswerten und schauen, ob Sie nachjustieren müssen. Insbesondere bei umfangreichen Digitalisierungsmaßnahmen ist dies ein wichtiger Schritt.
Fazit: „Betriebe sollten Testphasen und den Zeitaufwand nicht unterschätzen. Aber vor der endgültigen Investition müssen das Ergebnis und die Effektivität stimmen“, sagt Holtz.
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