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Delegieren mit Plan und Transparenz

„Ab 10:30 Uhr kann ich frei entscheiden“

90 bis 120 Aufträge im Monat – dennoch dreht Handwerksmeister Sascha Pehl nicht im Hamsterrad. Wie macht er das?

Raus aus dem Hamsterrad? - Transparente Planung entlastet den Chef!
Transparente Planung entlastet den Chef!
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Zugegeben: Die Pehl Wohnraumgestaltung GmbH in Lilienthal ist für einen Handwerksbetrieb überdurchschnittlich groß. Die „90 bis 120 kleinen und größere Aufträge im Monat“, reißt Raumausstattermeister Sascha Pehl (43) natürlich nicht alleine. Wer 46 Mitarbeiter hat, muss sich nicht unbedingt selbst um alles kümmern.

Andererseits: Mit der Zahl der Mitarbeiter und Kunden nimmt der Stress bei anderen meist zu. Zumindest dann, wenn das Delegieren nicht klappt und der Chef sich immer noch selbst um alles kümmert.

Gestresst klingt Raumausstattermeister Sascha Pehl (43) allerdings nicht. Im Gegenteil.

Herr Pehl, sie wirken ziemlich entspannt. Müssten Sie sich nicht ständig um dringende Fragen und überraschende Probleme kümmern?
Heute ist das nicht mehr nötig. Im Prinzip kann ich ab 10:30 Uhr selbst frei entscheiden, was ich mache und worum ich mich kümmere. Natürlich kommt es manchmal vor, dass ich in einer brenzligen Situation als Chef gefragt bin. Aber das ist die Ausnahme. Bei uns im Haus sind alle Mitarbeiter in der Lage, selbstständig Lösungen für unsere Kunden zu schaffen.

Das ist nicht selbstverständlich. Wie schaffen Sie das?
Wir haben 2005 das Steuerungssystem SBAA eingeführt. Damit planen und organisieren wir im Leitungsteam gemeinsam alle Aufträge, Kunden, Projekte und Arbeitsabläufe bis hin zur Rechnungslegung und Bestellung. Dieses System aktualisieren wir jeden Tag von 8 bis 9 Uhr mit den jeweiligen Meistern. So weiß ich im Prinzip immer: Bis 10:30 Uhr bin ich über alles informiert, habe alle Inhalte gesehen und abgelegt und alle Aufgaben an die jeweiligen Mitarbeiter abgegeben. Danach habe ich ein deutlich leichteres Gefühl und kann mich um andere Sachen kümmern.

Nächste Seite: Es kommt nicht auf das System an, sondern auf Disziplin!

"Dazu gehört sehr viel Disziplin“
Feste Besprechungszeiten lohnen sich - Sascha Pehl setzt auf
Sascha Pehl setzt auf "mehr Verantwortung für jeden Mitarbeiter".
Foto: Privat

Andere Betriebe nutzen auch Steuerungssysteme, doch das läuft nicht überall so reibungslos.
Letztlich kommt es nicht so sehr darauf an, welches System man nutzt. Wichtig ist nur, dass die Informationen darin immer aktuell sind und dass jeder im Team erkennen kann, was zu tun ist. Dass wir jeden Tag um die gleiche Zeit das ganze Leitungsteam versammeln und alles Punkt für Punkt durchsprechen, dazu gehört sehr viel Disziplin. Ebenso wichtig ist die Transparenz: Jeder hat jederzeit Zugriff auf das System. So kann jeder genau sehen, wie der aktuelle Stand ist - bei jedem Projekt, jedem Kunden, jedem Auftrag.

Aufgaben zu delegieren ist eine Sache, sie zu erledigen eine andere.
Natürlich bedeutet das mehr Verantwortung für jeden Mitarbeiter. Aber ich habe festgestellt, dass unser Team diese Art der Transparenz und Verantwortung wertschätzt. Dadurch, dass wir das Planungssystem gemeinsam pflegen und ich viel delegiere, haben wir eine sehr hohe Professionalität und Zuverlässigkeit.

Nächste Seite: Nicht immer für die Kunden erreichbar – funktioniert das?

Mehr Zeit für Kreativität und Akquise!

Sind die Kunden damit auch zufrieden? Viele Auftraggeber erwarten, dass der Chef persönlich für sie jederzeit erreichbar ist.
Das ist eine Frage der Kommunikation. Ich kümmere mich zwar um die Akquise. Aber ich sage den Kunden auch klar, wer sich um den Auftrag kümmern wird und ihr Ansprechpartner im Unternehmen ist.

Und wofür nutzen Sie Ihre fast störungsfreie Arbeitszeit?
Für kreative Prozesse ist es natürlich wichtig, dass ich auch mal ungestört arbeiten kann. Aber hauptsächlich bin ich dann im Kundenkontakt und kümmere mich um Aufträge. Denn das ist nicht nur eine meiner wichtigsten Aufgaben, sondern macht mir auch Spaß.

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(jw)
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