Als Handwerker auf Messen erfolgreich Flagge zeigen

Messen bieten eine gute Gelegenheit, neue Kundenkontakte zu knüpfen und für den Betrieb zu werben. Wer als Aussteller Erfolg haben will, sollte eine Reihe Punkte beachten.

Messen und Ausstellungen haben heute neben ihrem fachlichen Aspekt den Charakter von Kommunikationsforen und Kontaktbörsen. Zudem nutzen viele Handwerksbetriebe ihre Messepräsenz, um gezielte Öffentlichkeitsarbeit zu betreiben.

Da ein Messeauftritt eine große Investition bedeutet, sollten Sie vorab klären, ob sich ein Messeauftritt für Sie lohnt und welche Messen am besten geeignet sind.

Fragen, die Sie mit in die Planung Ihres Messeauftritts einbeziehen sollten:

• Welche Kunden, Geschäftspartner oder Multiplikatoren #150; Personen wie Journalisten, die für eine größere Bekanntheit Ihres Betriebs sorgen können #150; möchten Sie auf der Messe erreichen?
• Was ist das Ziel des Messeauftritts?
  Zum einen neue Kunden zu gewinnen, zum anderen der Konkurrenz die Zähne zu zeigen.
• Was sollen die Besucher über Sie und Ihr Leistungsangebot erfahren?
• Welches #132;Bild #147; möchten Sie von Ihrem Handwerksbetrieb mit Ihrem Messeauftritt zeigen?
  Vermitteln Sie Authentizität. Wenn Sie ein hochqualifizierter Fachbetrieb im oberen Preissegment sind, sollte auch Ihr Messeauftritt entsprechend hochwertig sein.
• Zu welchen Handlungen sollen die Messebesucher motiviert werden?
• Stehen Kosten und Nutzen in ausgewogenem Verhältnis?
  
  Die Entscheidung für eine Messe ist von folgenden Fragen abhängig:

• Woher kommen die Kunden?
• Wie ist die Medienresonanz auf die Messe?
• Mit welchen anderen Messen überschneidet sich die ausgewählte?
• Welche Mitbewerber sind ebenfalls auf der Messe vertreten?
  

So behalten Sie die Kontrolle

Zu einem Messeauftritt gehören zahlreiche organisatorische Aufgaben. handwerk.com gibt Ihnen einige Tipps.

Zu den Aspekten, die es zu berücksichtigen gilt, zählen:

• Budgetplan
• Erledigung von Teilnahmeformalitäten
• Standgestaltung
• Personalbeschaffung
• Logistik und Transport
• Auf- und Abbau des Standes

Am Abend vor der Messe ist eine Standeinführung mit dem gesamten Messeteam erforderlich. Bei diesem Rundgang werden die organisatorischen Abläufe und Zuständigkeiten geklärt sowie die Lagerungsorte für Prospekte und Infomaterial gezeigt.

Für den reibungslosen Ablauf empfiehlt sich die Festlegung eines Standleiters, der den Überblick über das Gesamtgeschehen behalten soll und während der Messe als Ansprechpartner erreichbar ist. Seine Aufgaben: Standabnahme bei Beginn, Aufgabenverteilung, Erstellung und Kontrolle des Dienstplans, bei Bedarf wichtige Kunden empfangen und Hilfe bei schwierigen Kundengesprächen leisten. Er pflegt den Kontakt zur Firmenzentrale und übermittelt zu beiden Seiten wichtige Informationen.

Diese Kosten müssen Sie im Blick behalten

Die Investitionshöhe für eine Messepräsenz kann je nach bestimmten Kostenfaktoren stark schwanken.

Folgende Faktoren müssen Sie beachten:

• Standmiete und Betriebskosten
• Standbau (Planung, Material, Auf- und Abbau)
• Exponate (Transport, Lagerung, Verpackung und Versicherung)
• Werbung und Öffentlichkeitsarbeit (Pressearbeit, persönliche Einladungen, Werbegeschenke, Broschüren, Informationsmaterial)
• eigene Standmitarbeiter (Reise, Unterkunft, Verpflegung, Kleidung, Gehalt mit Zulagen für Überstunden und Wochenendarbeit)
• externe Fachleute und Hilfskräfte

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So sprechen Sie die Kunden richtig an

Messen haben einen Kurzzeitcharakter: Die schnelle Informations-übermittlung steht im Vordergrund. Im Verhältnis der Anzahl der Messetage zu den Besucherzahlen hat jeder Mitarbeiter nur wenige Minuten für Besucher Zeit, obwohl der Wunsch nach Service durch individuelle Beratung und Betreuung auf der Kundenseite zunimmt.

Sowohl zu große Zurückhaltung als auch Aufdringlichkeit sind auf einer Messe fehl am Platz. Die Kontaktaufnahme und das Ansprechen von Interessenten am Stand erfordern Sensibilität und die Fähigkeit, die Körpersprache des Besuchers richtig zu interpretieren. Nicht jeder möchte sofort in ein Gespräch verwickelt werden, sondern sich vielleicht erst einmal in Ruhe einen Überblick verschaffen.

Wenn ein Besucher offensichtlich den Blickkontakt mit Ihnen oder Ihren Mitarbeitern vermeidet und sich in die ausliegenden Prospekte vertieft, sollten Sie ihn zunächst nicht ansprechen. Blickt er Sie an oder schaut sich suchend nach einem Ansprechpartner am Stand um, ist der beste Zeitpunkt, um mit einem Lächeln auf ihn zuzugehen, ihn freundlich zu begrüßen und ihn nach seinem Anliegen zu fragen. Achten Sie darauf, dass Ihre Mitarbeiter durch Körpersprache Offenheit signalisieren. So wirken verschränkte Arme, ein brummiges Gesicht und ein abgewandter Körper wenig einladend.

Führen Sie am Stand keine auswendig gelernten Standardgespräche. Finden Sie heraus, was der potenzielle Kunde will und gehen Sie im Gespräch darauf ein. Nur dadurch kann sich ein Vertrauensverhältnis aufbauen. Vermeiden Sie, einen Besucher „zuzutexten“. Jemand, der sich für eine bestimmte Leistung Ihres Betriebs interessiert, braucht zunächst keine detaillierten Informationen über Ihre Firmengeschichte oder das gesamte Angebotsspektrum. Wenn Sie nicht sicher sind, welche Wünsche und Ziele der Standbesucher hat, fragen Sie ihn. Je mehr Sie fragen, desto genauer können Sie Ihre Präsentation und das Angebot an die Erwartungen Ihres Gesprächspartners anpassen.

Die Auswahl von Exponaten auf dem Messestand ist entscheidend für einen gelungenen Auftritt. Lesen Sie die nächste Seite.

So wählen Sie die Exponate aus

Zum Thema „Exponate“: Bevor Sie sich für bestimmte Ausstellungsstücke entscheiden, sollten Sie über folgende Fragen nachdenken und diese mit dem Messebauer oder dem Mitarbeiter, der für Konzeption und Aufbau des Standes zuständig ist, besprechen:

• Kann das gesamte Leistungsspektrum ausgestellt werden oder muss eine Auswahl stattfinden?
• Was ist neu und muss unbedingt gezeigt werden?
• Welche Exponate zeigen die Überlegenheit vor der Konkurrenz?
• Was entspricht am meisten den Bedürfnissen der Zielgruppe?Gibt es aktuelle Trends, die berücksichtigt werden müssen?
• Sollen Spezialanfertigungen für die Messe erstellt werden?

Stellen Sie nicht zu viel aus, denn sonst wirkt Ihr Stand unübersichtlich und überladen. Schlechte Standbeispiele, die wie Ramschläden aussehen, finden Sie auf jeder beliebigen Messe. Besser: Entscheiden Sie sich für innovative, neue und auffällige Exponate, die etwas mit Ihrem Betrieb zu tun haben. Eine strukturierte Anordnung nach Themenbereichen ist sinnvoll, damit sich jeder Besucher schnell orientieren kann. Wagen Sie ruhig auch einmal eine originelle Präsentation, denn darüber kann das Standpersonal Gespräche anknüpfen.

Nach jedem Gespräch wird vom Standmitarbeiter ein Kontaktbogen ausfüllt, an den er die Visitenkarte des Besuchers heftet. Der Bogen enthält Angaben zur Person, Firma, Grund des Besuches und den wichtigsten Gesprächsinhalten sowie Zusatznotizen.

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Messen binden Kunden und Partner

Sie können einen Messeauftritt nutzen, um Ihre Kunden oder Geschäftspartner enger an sich zu binden – und zwar, indem Sie sie gezielt zur Messe einladen.

Die schriftlichen Einladungen mit Eintrittskarten sollten Sie spätestens sechs Wochen vorher verschicken. Die Einladung wird persönlich formuliert und ansprechend gestaltet, damit der Empfänger merkt, dass Ihnen sein Besuch auf der Messe wichtig ist.

Inhalte der Einladung: Grund für die Einladung, Zeit, Ort, Standnummer, nächster Parkplatz / Messeeingang, Bahnstation sowie eine Antwortmöglichkeit. Zum Beispiel ein Formular, mit dessen Hilfe der Kunde einen Termin für seinen Messebesuch vorschlagen und einen gewünschten Ansprechpartner nennen kann. Bei wichtigen Personen empfiehlt sich ein Nachfasstelefonat.

Die Öffentlichkeitsarbeit für Ihren Messeauftritt sollte über mehrere Kanäle erfolgen. Beispielsweise durch Anzeigen, über Pressearbeit und einen Hinweis auf Ihrer Website. Die meisten Messen haben inzwischen sehr professionelle Websites mit digitalen Ausstellerverzeichnissen. Dort können Sie sich mit einem Link direkt zu Ihrer eigenen Website eintragen lassen. Auch eine Verlinkung Ihrer Website mit der Messewebsite kann sinnvoll sein.

Wenn Sie ein öffentlichkeitswirksames Ereignis an Ihrem Stand inszenieren möchten, laden Sie die Presse dazu ein und bereiten Sie Pressemappen vor. Stellen Sie einen Presseverantwortlichen ab, der sich um die Medienvertreter kümmert und dafür sorgt, dass diese ungestört Fotos machen und Interviews führen können.