Auf einen Blick:
E-Bikes sind die vielleicht bequemste Methode, die Umwelt zu schonen, die Fitness zu stärken – und Spritkosten zu sparen. Wären sie nur nicht so teuer: Im aktuellen Test des Fachmagazins Radfahren kostet die Hälfte der getesteten Modelle mehr als 4.500 Euro; nur jedes zehnte Test-Modell ist für weniger als 3.000 Euro zu haben.
Kein Wunder, dass immer mehr Mitarbeitende ihre Chefs nach einem E-Bike fragen. Gerne komplett auf Firmenkosten – oder zumindest per Gehaltsumwandlung und Leasing. Ganz so einfach ist es für Betriebe allerdings nicht. Ein gutes Argument für das E-Bike-Leasing bleibt aber in jedem Fall: die Motivation. Wenn es Ihre Mitarbeitenden glücklich macht, ist es wahrscheinlich eine gute Idee.
Steuern bei Kauf oder Leasing mit Gehaltsumwandlung
Steuerlich gibt es zwei Varianten: Sie können ein Dienstrad kaufen oder leasen. In beiden Fällen dürfen Ihre Mitarbeitenden das Rad uneingeschränkt und sogar ausschließlich privat nutzen.
E-Bike-Leasing: Ein Beispiel macht die Vorteile deutlich
Ein Geselle hat ein Bruttoeinkommen von 2.800 Euro monatlich. Bei Steuerklasse I, ohne Kirchensteuer und ohne Kinder landen netto 1906 Euro auf seinem Konto.
Nun least seine Chefin 2022 ein E-Bike mit einem Bruttolistenpreis von 3.000 Euro. Das E-Bike stellt sie dem Gesellen zur uneingeschränkten Nutzung zur Verfügung. Der steuerpflichtige geldwerte Vorteil des Gesellen beträgt 7 Euro im Monat (0,25 Prozent des Bruttolistenpreises). Die monatliche Leasingrate inklusive Vollkaskoversicherung beträgt 84,45 Euro, die der Geselle per Gehaltsumwandlung finanziert. Seine Chefin schießt monatlich 30 Euro zu.
Netto ausgezahlt erhält der Geselle nun rund 1.867 Euro. Effektiv kostet ihn die private Nutzung des E-Bikes also 39 Euro pro Monat. Bei der üblichen Leasing-Laufzeit von 36 Monaten wären das für den Gesellen insgesamt rund 1.400 Euro.
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Arbeitgeber-Risiko beim E-Bike-Leasing
Auch wenn Mitarbeitende die Leasingraten per Gehaltsumwandlung zahlen: Leasingnehmer ist der Arbeitgeber. Das bedeutet:
Vorsicht: Theoretisch könnten Sie Mitarbeitende im Überlassungsvertrag zur Kostenübernahme in solchen Fällen verpflichten. Praktisch wäre das ein Fehler: Noch gibt es kaum Urteile zu Überlassungsverträgen für Diensträder. Doch die Wahrscheinlichkeit ist hoch, dass Gerichte hier ähnlich wie bei Dienstwagen entscheiden und derartige Klauseln kassieren. So wie das Arbeitsgericht Osnabrück 2019: In dem Fall wollte der Arbeitgeber einen Mitarbeitenden zur Kostenübernahme für Zeiten ohne Lohnbezug verpflichten. „Unwirksam“, entschied das Gericht. (Urteil vom 13. November 2019, Az. 3 Ca 229/19)
Wichtig: Versicherungsschutz beim E-Bike-Leasing
Weniger Sorgen müssen Sie sich als Arbeitgeber wegen der Haftung bei Unfällen oder Diebstahl machen. Leasinggeber bieten in der Regel keine Verträge ganz ohne Versicherungsschutz an. Der reicht vom Grundschutz bis zur Vollkasko-Versicherung. Wer die Kosten übernimmt, ist verhandelbar: Betrieb, Mitarbeitender oder beide.
Dieser Versicherungsschutz sei wichtig, betont Dagmar Klose von der Datev. So bezahle das Softwarehaus eine Grundversicherung. „Darin sind Diebstahlschutz und Reparaturen zum Beispiel aufgrund von Sturz, Vandalismus oder Elektronikschäden enthalten“, berichtet Klose. Zusätzlich könnten Mitarbeitende individuell eine Zusatzversicherung abschließen, die gegen Verschleißschäden schützt. Das Leasing-Angebot scheint gut anzukommen: Auf 8.400 Mitarbeitende der Datev kommen fast 2.000 geleaste Diensträder. „Tendenz steigend“, berichtet Klose, „seit Beginn der Pandemie 2020 hat sich die Zahl fast verdoppelt.“
Sicherheit geht vor: Arbeitgeberpflichten bei Diensträdern
Beachten müssen Sie bei Jobrädern schließlich auch Ihre Pflichten als Halter und Arbeitgeber:
So funktioniert das E-Bike-Leasing für den Arbeitgeber
Der Ablauf ist für den Arbeitgeber im Prinzip immer ähnlich. Unterschiede gibt es in Details, abhängig vom Leasinggeber.
Steuerfalle: Kauf nach Ablauf der Leasingzeit
Mitarbeitende wollen ihre E-Bikes nach Ablauf der Leasinglaufzeit übernehmen? Sprechen Sie vorher mit Ihrem Steuerberater, denn bei der Übernahme könnte eine Steuerfalle drohen. Übernimmt ein Mitarbeitender das Rad vom Arbeitgeber oder einem Dritten, wie dem Leasinggeber, zu einem geringeren Preis als dem ortsüblichen Marktpreis, wäre der Preisvorteil ein steuerpflichtiger geldwerter Vorteil.
Die Finanzverwaltung will dann nach drei Jahren Leasingdauer noch 40 Prozent der unverbindlichen Preisempfehlung ansetzen. (BMF-Schreiben vom 17. November 2017, Az. Z IV C 5 - S 2334/12/10002-04 ). Bei einem E-Bike mit einem Neupreis von 3.000 Euro wären das 1.200 Euro. Für ein drei Jahre lang ordentlich beanspruchtes E-Bike ist das viel.
Um das zu vermeiden, muss der Mitarbeitende den tatsächlichen Marktpreis für das gebrauchte Rad nachweisen: Dokumentieren Sie deshalb die Laufleistung und den Zustand des Rades am Ende der Leasingzeit. Und dokumentieren Sie einige Kleinanzeigen von Rädern in einem ähnlichen Zustand. Oder lassen Sie einen Zweirad-Händler den Wiederverkaufspreis schätzen.
E-Bike-Leasing für Azubis, Minijobber und Familienmitglieder und Chef?
Grundsätzlich dürfen Sie Dienstränder auch für Auszubildende, Minijobber und mitarbeitenden Angehörigen leasen – und sich als Chef selbst eins spendieren:
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