- Eine Alternative zu Lohnerhöhungen sind einmalige Sonderzahlung und Gehaltsextras. Bei Sonderzahlungen kassieren Finanzamt und Sozialversicherungen mit, bei Gehaltsextras bleibt mehr netto vom brutto.
- Steuer- und abgabenfrei sind die Extras für Arbeitgeber und Arbeitnehmer, wenn Sie solche Leistungen zusätzlich zum Gehalt gewähren. Einige Extras müssen Sie als Arbeitgeber zwar pauschal versteuern – doch das ist für alle immer noch günstiger als eine Bruttolohnerhöhung.
- Die Auswahl an Gehaltextras ist groß. Sie reicht von Zuschüssen zur Kinderbetreuung über kleine Snacks und Gutscheine bis zu Smartphones und Laptops.
Inflation – das bedeutet steigende Preise und sinkende Kaufkraft: Ihre Mitarbeiter bekommen immer weniger für ihren Nettolohn. Deswegen häufen sich die Fragen nach mehr Lohn, wie eine aktuelle handwerk.com-Umfrage zeigt. Doch spontane Lohnerhöhungen kann sich nicht jeder Handwerksbetrieb leisten. Zudem sind Prognosen, wie es weitergeht, schwierig. Wer als Arbeitgeber dennoch seinen Mitarbeitern durch diesen finanziellen Engpass helfen will, hat dafür andere Möglichkeiten.
Sonderzahlung oder Gehaltsextra?
Eine Möglichkeit sind einmalige Sonderzahlungen, eine andere sind Gehaltsextras. Beide haben ihre Vor- und Nachteile.
Sonderzahlungen:
- Nachteil #1: Von der Sonderzahlung kommt nach Abzug von Steuern und Sozialabgaben oft nur die Hälfte an. Dass sich Mitarbeiter zumindest einen Teil der Steuern im Folgejahr per Lohnsteuerjahresausgleich zurückholen können, hilft ihnen kurzfristig nicht gegen die Preissteigerungen.
- Nachteil #2: Der Effekt einer einmaligen Zahlung verpufft schnell – finanziell und im Gedächtnis der Mitarbeiter.
- Vorteil: Sie müssen als Arbeitgeber keine Freigrenzen oder anderen Vorschriften beachten, die Gehaltsextras etwas komplizierter machen.
Gehaltextras:
- Vorteil #1: Weil diese Zusatzleistungen steuerfrei und sozialabgabenfrei sind, haben Ihre Mitarbeiter mehr Netto vom Brutto. Vorausgesetzt, Sie gewähren die Extras zusätzlich zum geschuldeten Lohn. Eine Gehaltsumwandlung – weniger Bruttolohn im Tausch gegen die Extras – wird der Fiskus in den meisten Fällen nicht akzeptieren und die Steuerfreiheit streichen.
- Vorteil #2: Gibt es das Gehaltsextra regelmäßig, schwächt das die Wirkung nach einiger Zeit zwar etwas ab – doch sie verpufft nicht völlig.
- Nachteil #1: Die zu beachtenden Vorschriften.
- Nachteil #2: Einige Gehaltsextras fallen in die Kategorie „Sachbezüge“ und von denen können Sie nicht beliebig viele anbieten. Die Grenze liegt bei 50 Euro pro Monat und Mitarbeiter – für alle Sachbezüge zusammen. Überschreiten Sie die Grenze auch nur um einen Euro, ist der Steuervorteil futsch.
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1. Kinderbetreuung finanzieren: unbegrenzt
Ob Kindergarten, Tagesmutter oder ein vergleichbares Angebot: Betreuungskosten für Kinder von Mitarbeitern können Sie ganz oder anteilig übernehmen. Das gilt allerdings nur, bis ein Kind in die Schule geht.
Dieser Zuschuss ist in unbegrenzter Höhe steuer- und sozialversicherungsfrei, wenn Sie ihn zusätzlich zum Arbeitslohn zahlen. Für den Betriebsausgabenabzug müssen Sie dem Finanzamt einen Beitragsnachweis des Kindergartens oder die Rechnung der Tagesmutter im Original vorlegen und darauf Ihren Zuschuss vermerken. So will der Fiskus sicherstellen, dass der Arbeitnehmer nur seinen eigenen Anteil an den Kinderbetreuungskosten als Sonderausgaben von der Steuer absetzt.
Dass der Zuschuss den Sonderausgabenabzug der Mitarbeiter senkt, ist dabei ein kleiner, zu verkraftender Nachteil: Netto stehen diese Mitarbeiter mit dem Arbeitgeberzuschuss finanziell besser da, als wenn sie die Kinderbetreuung komplett selbst finanzieren.
Haben Ihre Mitarbeiter 2022 nach einer Lohnerhöhung gefragt?
2. Kosten für Notbetreuung von Angehörigen: 600 Euro
Bis zu 600 Euro jährlich dürfen Sie als Arbeitgeber für die kurzfristige Notbetreuung von Kindern unter 14 Jahren oder von pflegebedürftigen Angehörigen des Mitarbeiters ersetzen. (§ 3 Nr. 34a (b) EStG)
Steuer- und sozialabgabenfrei bleibt der Zuschuss allerdings nur, wenn die kurzfristige Betreuung berufsbedingt veranlasst ist: weil Ihre Mitarbeiter eine Fortbildung besuchen oder wegen eines wichtigen Auftrags Überstunden machen.
Für den Betriebsausgabenabzug müssen Sie die Kosten anhand von Rechnungen für die Betreuung belegen können.
3. Betriebliche Gesundheitsvorsorge: 600 Euro pro Jahr
Bis zu 600 Euro pro Jahr und Mitarbeiter können Sie steuerfrei in die Gesundheit Ihres Teams investieren. Zum Beispiel für Rückenschulungen, Bewegungskurse und Entspannungstechniken, aber auch für Kurse zur Tabakentwöhnung, Ernährungsberatung und Grippe-Schutzimpfungen.
Steuerfrei sind solche Angebote, wenn der Anbieter nachweist, dass das Angebot die gesetzlichen Bedingungen nach § 3 Nr. 34 Einkommensteuergesetz (EStG) erfüllt. Keine Rolle spielt hingegen, ob Ihre Mitarbeiter individuelle Angebote nutzen oder das ganze Team mitmacht.
Falls Sie mehr investieren wollen: Die ersten 600 Euro bleiben in jedem Fall steuer- und abgabenfrei.
4. Beiträge zur Unfallversicherung: bis zu 100 Euro pro Jahr
Eine private Unfallversicherung (UV) zahlt bei bleibenden körperlichen Schäden durch einen Freizeit- oder Arbeitsunfall.
Mehr Netto vom Brutto gibt es, wenn Sie als Arbeitgeber die UV als Gruppenversicherung für mehrere Arbeitnehmer abschließen und dafür pauschal 20 Prozent Lohnsteuer abführen. Dann fallen für die Mitarbeiter keine Steuern und Sozialbeiträge an. Zudem sind Gruppenversicherungen günstiger als individuelle Policen. Auch Sie als Chef können sich mitversichern.
Allerdings darf die Prämie je Arbeitnehmer eine Freigrenze von 100 Euro (ohne Versicherungssteuer) pro Jahr nicht übersteigen. (§ 40b Abs. 3 EStG)
5. Arbeitsplatzbrille: bis zu 400 Euro plus X
Ein Mitarbeiter benötigt eine Arbeitsplatzbrille? Diese Kosten für eine Sehhilfe am Arbeitsplatz können Sie als Chef unter zwei Voraussetzungen steuer- und abgabenfrei übernehmen:
- Die Arbeitsplatzbrille muss ein Augen- oder Betriebsarzt anlässlich einer arbeitsmedizinischen Vorsorgeuntersuchung verschreiben. (R 19.3 Abs. 2 Nr. 2 LStR 2021)
- Und die Kosten müssen „angemessen“ sein. Was „angemessen“ ist, hängt vom Arbeitsplatz ab. Steuerberater empfehlen, für die Brillenfassung einen Preisrahmen von 200 bis maximal 400 Euro nicht zu überschreiten. Bei den Gläsern geht es hingegen nach dem medizinisch Notwendigen; zum Beispiel gibt es Kunststoffgläser nur ab einer Mindest-Sehschwäche.
6. Betriebliche Krankenzusatzversicherung: 50 Euro pro Monat
Auch eine betriebliche Krankenversicherung (bKV) können Sie als Arbeitgeber per Gruppenvertrag für Ihr Team abschließen. Dadurch sollten die Beiträge günstiger sein, als wenn sich Ihre Mitarbeiter individuell versichern.
Was ebenfalls die Kosten senkt: Versicherungen verzichten bei Gruppenverträgen auf Gesundheitsprüfungen, was vor allem für ältere und vorerkrankte Kollegen wichtig ist. Und Sie übernehmen Leistungen ohne die Wartezeit.
Steuer- und sozialabgabenfrei ist der Versicherungsschutz jedoch nur, wenn die Kosten pro Mitarbeiter und Monat die 50-Euro-Grenze nicht überschreiten. Erhalten Ihre Mitarbeiter schon andere Sachbezüge und kämen so über die 50-Euro-Grenze, dann könnten Sie alternativ die Versicherungsprämie pauschal mit 20 Prozent versteuern.
Auf keinen Fall steuer- und abgabenfrei wäre es hingegen, wenn der Arbeitnehmer selbst eine Police für eine Krankenzusatzversicherung abschließt und dafür vom Betrieb einen Zuschuss erhält. (BFH, Urteil vom 4. Juli 2018, Az. VI R 16/17).
7. Notfallbeihilfe: 600 Euro pro Jahr
Bis zu 600 Euro im Jahr können Sie Mitarbeitern steuer- und sozialabgabenfrei bei Krankheit, dem Tod naher Verwandter, Naturkatastrophen und anderen Unglücksfällen wie Feuer auszahlen.
Bei der Beurteilung, ob ein solcher Notfall vorliegt, wird das Finanzamt auch die Einkommensverhältnisse und den Familienstand des Arbeitnehmers berücksichtigen. (R 3.11 Abs. 2 LStR)
8. Erholungsbeihilfen: 156 Euro pro Jahr plus X
Einen kleineren Zuschuss können Sie Arbeitnehmern sozialabgabenfrei zum Erholungsurlaub geben, wenn sie den Zuschuss pauschal mit 25 Prozent versteuern. Die Grenze liegt bei 156 Euro je Arbeitnehmer und Jahr. Zudem können Sie bis zu 104 Euro für den Ehegatten und 52 Euro je Kind drauflegen. (§ 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 3 EStG)
9. Gutscheine und Prepaid-Karten: 50 Euro im Monat
Gutscheine erkennt das Finanzamt als steuer- und sozialabgabenfreie Sachbezüge an – bis zu einer Grenze von 50 Euro pro Mitarbeiter und Monat. Seit Januar 2022 müssen Gutscheine und Prepaid-Karten jedoch die sogenannten ZAG-Kriterien erfüllen. Dabei handelt es sich um die Kriterien des § 2 Absatz 1 Nummer 10 des Zahlungsdiensteaufsichtsgesetzes (ZAG). Steuerfrei sind nur Gutscheine und Geldkarten, die begrenzt gültig sind:
- Begrenzte Akzeptanzstellen: Darunter fallen Gutscheine von Läden, Einzelhandelsketten oder regionale City-Cards.
- Begrenzte Produktauswahl: Hierzu zählen Tankkarten, Gutscheinkarten für Buchläden und auch Fitnesskarten; Gutscheine für das komplette Amazon-Angebot sind zum Beispiel nicht mehr steuerfrei.
- Steuerliche und soziale Zwecke: Dazu gehören Gutscheine für betriebliche Gesundheitsleistungen und arbeitstägliche Zuschüsse zu Mahlzeiten (digitale Essensmarken).
Außerdem dürfen solche Geldkarten keine Barzahlungsfunktion haben und die Anbieter müssen einen Warenumtausch gegen Bargeld ausschließen.
Zweckgebundene Auszahlungen von Geld für einen Sachbezug bleiben weiterhin voll steuerpflichtig. Gleiches gilt, falls Sie die Kosten zum Beispiel für eine Tankfüllung nachträglich in bar erstatten.
10. Kaffee und Brötchen – im kleinen Umfang
Speisen und Getränke zum Verzehr im Betrieb dürfen Sie Ihren Mitarbeitern im kleinen Umfang unentgeltlich überlassen. Zum Beispiel Obst und Kekse, Mineralwasser, Tee und Kaffee. Eine Wertgrenze gibt es nicht. Auch eine Kombination aus Heißgetränken und unbelegten Backwaren wie Laugen-, Käse- oder Schoko-Brötchen am Morgen zählt noch nicht als Frühstück und bleibt somit steuer- und beitragsfrei. (BFH, Entscheidung vom 3. Juli 2019, Az. VI R 36/17).
Tipp: Trennen Sie private und Firmeneinkäufe sauber. Gemischte Einkaufsbelege wird der Fiskus nicht akzeptieren und den Betriebsausgabenabzug streichen.
11. Jobticket: So viel es eben kostet
Je nach Region und Verkehrsanbindung kann auch ein steuer- und beitragsfreies Jobticket für den öffentlichen Personennahverkehr interessant sein. Bezuschussen oder vollständig bezahlen können Sie:
- Einzelfahrscheine,
- Mehrfahrtenkarten,
- Zeitkarten (zum Beispiel Wochen-, Monats- oder Jahrestickets),
Steuer- und sozialversicherungsfrei ist das Jobticket, wenn es zusätzlich zum Lohn gewährt wird. Das gilt für alle Fahrten im öffentlichen Personennahverkehr und im Fernverkehr für alle Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte.
Durch das Jobticket mindert sich die abzugsfähige Entfernungspauschale der Mitarbeiter – bis auf Null, wenn Sie die Kosten komplett übernehmen. Netto ist das Ticket dennoch günstiger, da eine Steuererstattung für die Fahrten zwischen Wohnung und Betrieb weniger bringt als das Ticket kostet.
Wollen Sie Ihren Mitarbeitern die Entfernungspauschale zusätzlich lassen, müssen Sie als Chef tiefer in die Tasche greifen und pauschal 25 Prozent Lohnsteuer für das Jobticket zahlen.
12. Fahrtkostenzuschuss: 30 Cent pro Kilometer
Zusätzlich zum Lohn können Sie Ihren Mitarbeitern 30 Cent pro Entfernungskilometer für Fahrten von der Wohnung zum Arbeitsplatz zahlen.
Wenn Sie diese Zahlungen pauschal mit 15 Prozent versteuern, entfallen für die Mitarbeiter Steuern und Sozialabgaben. Außerdem können die Mitarbeiter dann immer noch die Entfernungspauschale steuerlich geltend machen.
13. Betriebliches Fahrrad oder E-Bike: kostenlose Privatnutzung
Betriebliche Fahrräder und E-Bikes können Sie Ihren Mitarbeitern ebenfalls steuer- und beitragsfrei zur privaten Nutzung überlassen. Vorausgesetzt, Sie spendieren das Rad zusätzlich zum Lohn – und falls es sich um ein Elektrofahrrad handelt, darf es nicht schneller als 25 Kilometer pro Stunde sein. Die Steuerbefreiung für Zweiräder gilt allerdings nur bis 2030.
Damit sind Diensträder angesichts der Spritpreise derzeit eine besonders attraktive und steuerfreie Alternative zur Gehaltserhöhung. Denn Ihre Mitarbeiter können Werbungskosten für die Entfernungspauschale auch dann ansetzen, wenn sie mit dem Dienstrad fahren. Und falls es sich um ein Elektrofahrrad handelt, bleibt auch die Aufladung im Betrieb komplett lohnsteuerfrei.
14. Fahrzeugwerbung: 255,99 Euro pro Jahr
Klebt sich ein Mitarbeiter einen Werbeaufkleber für Ihren Betrieb auf sein Privatfahrzeug, dürfen Sie dies mit bis zu 21 Euro pro Monat vergüten, ohne dass dafür Steuern und Sozialabgaben anfallen.
Allerdings schaut der Fiskus bei diesem Steuersparmodell gerne genau hin. Zwei aktuelle Fälle zeigen, woraus es ankommt: Wenn Sie die Autos von Mitarbeitern als Werbefläche nutzen wollen, müssen Sie deutlich mehr Aufwand betreiben. Regeln Sie vertraglich,
- wie die Werbung anzubringen ist,
- die Vertragslaufzeit unabhängig vom ungekündigten Arbeitsvertrag,
- wie viele Kilometer das Auto in der Vertragslaufzeit mindestens laufen soll und wo es zu parken ist (nicht in der Garage, wo es niemand sieht),
- dass das Auto in einem sauberen, ordentlichen Zustand zu halten ist, um eine positive Werbewirkung zu erzielen.
Auf Nummer sicher gehen Sie, wenn Sie solche Werbeverträge zu den gleichen Konditionen auch mit fremden Dritten abschließen. Außerdem müssen die Zahlungen zusätzlich zum geschuldeten Lohn erfolgen.
15. Hardware: unbegrenzt
Stellen Sie Ihrem Team zu dienstlichen Zwecken Smartphones, Tablets oder Laptop zur Verfügung? Dann dürfen die Mitarbeiter diese Geräte privat steuerfrei nutzen. Was die Geräte kosten, spielt dabei keine Rolle.
Dass die Finanzverwaltung seit Anfang 2021 bei Tablets und Laptops die Sofortabschreibung erlaubt, macht dieses Gehaltsextra für Ihren Betrieb besonders günstig. Der Preis spielt dabei keine Rolle.
Smartphones können Sie ebenfalls sofort abschreiben – als „Geringwertiges Wirtschaftsgut“, wenn der Nettopreis 800 Euro nicht überschreitet.
Bei der privaten Mitnutzung von Firmengeräten müssen Sie allerdings immer ein besonderes Augenmerk auf die DSGVO haben. Wollen Sie daher lieber beides trennen, können Sie Ihren Mitarbeitern solche Geräte auch kostenlos oder verbilligt ausschließlich zu privaten Zwecken spendieren. Dann müssen Sie als Arbeitgeber pauschal 25 Prozent Lohnsteuer zahlen, Sozialabgaben werden nicht fällig.
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