Einfach mehr Überblick über alle laufenden Aufträge ohne großen Einrichtungsaufwand, das soll „Flow Trace“ Tischlern und anderen Handwerkern ermöglichen. Flow Trace besteht aus einigen kompakten Scannern, Chipkarten und einer Softwarelösung die im Webbrowser läuft. Mithilfe dieser Teile sollen Handwerker verschiedenster Gewerke ihre Aufträge stets im Blick behalten – und das ohne eingespielte Arbeitsweisen zum Beispiel mit dem klassischen Klemmbrett aufgeben zu müssen. Aber ist das wirklich so einfach?
„Aufstellen und loslegen“
Die Nienburger Tischlerei Michael Haller hat Flow Trace einige Wochen getestet. Mit digitalen Tools kennt sich der Holztechniker Haller gut aus. Der Unternehmer bietet Kunden realitätsnahe 3D-Entwürfe, fertigt mit CNC-Technik und verwaltet seinen Betrieb digital mit einer Branchensoftware. Die Auftragsbearbeitung von der Kundenanfrage über die Fertigung bis zur Montage hat der Betrieb aktuell noch nicht digitalisiert. Das soll Flow Trace im Testzeitraum ändern.
„Aufstellen und loslegen“, verspricht die Hamburger Make Work Flow GmbH auf ihrer Website. Und tatsächlich ist das System ziemlich schnell startbereit. Bei Michael Haller hat Flow-Trace-Mitarbeiter Mirko Iwasieczko die Installation übernommen und das System erklärt. „Die Installation der Hardware ging sehr schnell“, sagt Haller. Den Test hat er mit der größten Lösung des Startups gemacht. Die besteht aus neun Scannern, die zehn Prozessschritte abbilden sowie 75 Chipkarten, den sogenannten Flow Tags. „Wenn die Geräte erstmal im WLAN sind, hängt man sie einfach dorthin, wo sie gebraucht werden“, fasst der Handwerksunternehmer zusammen.
Folgende Prozesse bildet das System in der Konfiguration des Unternehmers ab: Neue Anfrage, Angebot, Auftragsbestätigung, Arbeitsvorbereitung, Wartet auf Material, Fertigung, Fertigung abgeschlossen, Montage, Abrechung, Abgeschlossen. Um bei den Prozessen nicht den Überblick zu verlieren, wird jede der orangen Boxen mit einer individuellen Beschriftung versehen.
Mit Chipkarten und Scannern Aufträge verfolgen
Wie genau kommt der Auftrag nun ins System? Wenn eine neue Anfrage den Betrieb erreicht, legt Michael Haller Kunden und Auftrag in der browserbasierten Flow-Trace-Software an. Nun nimmt er eine der durchnummerierten Chipkarten und hält sie vor den orangen Scanner „Neue Anfrage“. Das System verknüpft den potenziellen Auftrag nun mit der Karte. Die Karte kann Haller einfach zur Mappe mit den anderen Auftragsdetails legen, die üblicherweise den Auftrag vom Büro in die Werkstatt und bis zur Montage begleitet. Der einzige Unterschied zur bisherigen Arbeit ist, dass die Auftragsmappe bei Erreichen des nächsten definierten Schrittes einmal am dazugehörigen Scanner vorbeigezogen wird. Der Auftrag wird damit im nächsten Prozessschritt eingecheckt. So durchläuft er in der Software mit jedem Scan die einzelnen Prozessschritte.
„Das System hat eine ganz aufgeräumte, verständliche Oberfläche mit nützlichen Funktionen. Viel falsch machen kann man da nicht“, urteilt Haller. Gut gefällt dem Unternehmer etwa die integrierte Kundendatenbank inklusive der damit verbundenen Kommunikationsmöglichkeit mit den Kunden. Haller kann einstellen, dass Kunden bei einem Statuswechsel automatisch benachrichtigt werden und beim Projektfortschritt auf dem Laufenden bleiben. „So ein Service ist für einen Tischler schon ein ziemliches Alleinstellungsmerkmal“, sagt der Unternehmer. Auch kann er einfach mit einem Kunden in Kontakt treten: Ein Knopfdruck im Auftrag genügt und der Kunde wird um Rückruf gebeten. „Ich muss nicht lange die Telefonnummer heraussuchen – das ist schon pfiffig.“
Flow Trace: Ein hilfreiches Werkzeug?
Kleine Kritikpunkte sind Michael Haller eher in Detailfragen aufgefallen. So geht beispielsweise die Whatsapp-Benachrichtigung an Kunden über eine Flow-Trace-Rufnummer raus, so dass Kunden darauf nicht direkt antworten können, sondern den Tischler in ihrem Adressbuch suchen müssen. Und manche Zusatzfunktion würde er sich noch in der Nutzung wünschen. „Grundsätzlich ist die Projektübersicht mit den Prozessspalten gut gelungen. Ich fänd es aber hilfreich, wenn ich die wichtigsten Meilensteine der Projekte zusätzlich in einer Tages- oder Wochenübersicht sehen könnte.“
Schwierigkeiten in der Handhabung hat es für Michael Haller dagegen überhaupt keine gegeben. Auch die beiden von ihm einbezogenen Tischler – naturgemäß kritische eingestellt, was Eingriffe in die Werkstattabläufe angeht – hätten Flow Trace „erstaunlicherweise sehr gut gefunden“.
Den Preis – er rangiert zwischen 59 und 129 Euro im Monat – findet der Unternehmer recht fair. „Dafür bekommen wir einen Überblick, den wir vorher nicht hatten und behalten auch kleinste Aufträge auf dem Schirm“, sagt er. Würde der Unternehmer das System ein zweites Mal testen, würde er die Zahl der Prozessschritte wohl auf die wichtigsten fünf reduzieren. Auch den Zeitpunkt zur Einrichtung des Systems würde er idealerweise anders wählen. „Am einfachsten ist es mit einem klaren Schnitt: ab heute alles über Flow Trace. Dafür bräuchte ich aber weniger Auftragsvorlauf oder ich muss eben zuerst 40 aktive Aufträge nachpflegen.“
Technische Daten
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