Eine Geschäftsreise aus steuerlicher Sicht liegt grundsätzlich vor, sobald ein Selbständiger außerhalb seiner regelmäßigen Betriebsstätte und außerhalb seiner Wohnung tätig wird. Ausnahme: Handwerker, die üblicherweise ständig an wechselnden Einsatzstellen eingesetzt werden, können dem Finanzamt keine speziellen Reisekosten präsentieren.
Anders hingegen, wenn ein Handwerker eine Montage im Ausland antritt, an einem Kongress seines Verbandes teilnimmt oder aus betrieblichen Gründen seine Fremdsprachenkenntnisse über einen Kurs im Ausland auffrischt. Akzeptiert das Finanzamt das Vorliegen eine Geschäftsreise, dürfen folgende Aufwendungen den Gewinn eines Handwerkers drücken:
Fahrtkosten
Mehraufwand für Verpflegung
Übernachtungskosten
Sonstige Reisekosten
Da es sich bei den Fahrtkosten und der Mehraufwendungen für Verpflegung meist um Pauschalen handelt, geraten Sie häufig in Vergessenheit.
Fahrtkosten auf einer Geschäftsreise
Treten Sie einen Montageauftrag in Hamburg an oder nehmen Sie an einem Sprachkurs in Italien teil, können Sie sich das Beförderungsmittel frei aussuchen. Wer mit Zug, Flugzeug, Straßenbahn oder Taxi reist, darf stets die tatsächlichen Kosten als Betriebsausgaben ansetzen. Probleme tauchen nur auf, wenn man die Anreise mit einer Kreuzfahrt verbindet.
In diesem Fall dürften maximal die Kosten geltend gemacht werden, die üblicherweise mit einem der anderen Beförderungsmittel angefallen wäre. Sind Sie mit dem Firmenwagen unterwegs, rechnen Sie Ihre Kosten wie immer über die Fahrzeugkosten ab.
Tipp: Benutzen Sie für eine Geschäftsreise Ihren Privat-Pkw, dürfen Sie entweder die Ihnen dabei tatsächlich entstandenen Kosten abziehen oder pauschal 0,30 Euro je gefahrenen Kilometer.
Verpflegungsmehraufwand
Je nachdem, wie lange Sie sich pro Tag auf Geschäftsreise befinden, können Sie folgende Pauschalen als Betriebsausgaben festhalten:
Abwesenheit
Verpflegungspauschale
Mindestens 8 Stunden
weniger als
6 Euro
Mindestens 14 Stunden
weniger als
12 Euro
24 Stunden
24 Euro
Diese Pauschalen gibt es jedoch je Geschäftsreise nur für die Dauer von drei Monaten.
Beispiel: Sie sind Handwerker aus Hildesheim und nehmen eine Montage in Berlin an. Die Arbeiten dauern fünf Monate. In diesem Fall können Sie für 90 Tage je 24 Euro als Betriebsausgaben abziehen, also immerhin 2.160 Euro.
Pauschalen bei Auslandsreisen
Sind Sie aus beruflichen Gründen im Ausland unterwegs, gelten deutlich höhere Pauschalbeträge, die Sie in einer besonderen Auslandskostenreisetabelle finden.
Sind Sie wegen eines Auftrags im Ausland, werden Sie kaum Probleme haben, dem Finanzamt Betriebsausgaben für Verpflegungsmehraufwendungen präsentieren zu dürfen. Besuchen Sie jedoch einen Kongress im Ausland, nehmen an einer Fahrt eines Berufsverbandes teil oder nehmen im Ausland Sprachunterricht, ist das Finanzamt besonders kritisch. Hat man nämlich zu viel Freizeit, ist schnell der viel zitierte Rotstift gezückt.
Tipp: Führen Sie deshalb minutiöse Aufzeichnungen über Ihren Tagesablauf, legen Sie Visitenkarten von besuchten Geschäftspartnern oder Unterlagen der Veranstalter über den Tagesablauf vor.
Faustregel: Bei mehr als 10% Zeit für private Aktivitäten, sind Streichungen vorprogrammiert. Diese betreffen dann jedoch nicht nur die Verpflegungsmehraufwendungen, sondern alle Reisekosten. Hier einige Argumente, die Ihnen zumindest den größten Teil Ihrer Reisekosten retten dürften:
Inforeise von Berufsverbänden: Legen Sie Ihre eigenen Aufzeichnungen vor, wie Sie den Tag verbracht haben. Selbst wenn der Veranstalter viele private Aktivitäten angeboten hat, Sie diese jedoch nicht in Anspruch genommen haben, retten diese Aufzeichnungen den Betriebsausgabenabzug für Ihre Reisekosten.
Sprachreise: Haben Sie eine Sprachreise in ein EU-Land unternommen, darf das Finanzamt Ihnen nach einer Entscheidung des Bundesfinanzhofs den Betriebsausgabenabzug nicht mehr mit der Begründung versagen, in Deutschland wäre ein vergleichbarer Kurs viel billiger.
Vorsteuerabzug auch bei Auslandsreisen
Wurden Sie bei einer Auslandsgeschäftsreise mit ausländischer Umsatzsteuer belastet, können Sie diese wieder zurückfordern, Hierzu müssen Sie einen speziellen Antrag ausfüllen und Ihre Originalrechnungen an den ausländischen Fiskus schicken. Stichtag ist jeweils der 30.6. des folgenden Jahres. Wer zu spät kommt, geht leer aus.
Informationen, welche Behörde im Ausland für die Vorsteuervergütung zuständig ist und wo Antragsformulare zu finden sind finden Sie im Internet unter der Adresse: www.bff-online.de
