von Jörg Wiebking
Für Albert Gieringer sind die Rechnungen per E-Mail überschaubar: Er selbst verschickt sie noch per Post, doch bei ihm trudelt schon die eine oder andere Forderung digital ein. Das sind vor allem die Telefonanbieter. Aber auch die Großhändler fangen damit langsam an, berichtet der Heizungsbaumeister aus Oberkirch. Gieringer achtet allerdings darauf, dass elektronische Rechnungen digital signiert sind. Sonst werden die vom Finanzamt nicht anerkannt. Und diese paar E-Mails speichert er von Hand in einem separaten Ordner auf der Festplatte, die automatisch gesichert wird.
Mehr ist derzeit auch nicht zu tun. E-Mails, die steuerlich nicht relevant seien, müssten nicht archiviert werden, meint Rechtsanwalt Jens Bücking, Verfasser eines Leitfadens zur E-Mail-Archivierung. Nur wer sich für eine umfassende elektronische Archivierung der Geschäftspost ganz ohne Papierarchiv entscheide, müsse strengere Anforderungen beachten: Wer elektronisch archiviert, muss es auch richtig tun. Wer sich jedoch nur auf steuerliche Inhalte beschränkt, kann dafür recht einfache Archiv-Lösungen finden, berichtet Steuerberater Dirk Witte aus Wildeshausen. Dabei gelte es systematisch vorzugehen: Nur Rechnungen seien relevant und selbst die müssten bestimmte Kriterien erfüllen (siehe Checkliste): Vor allem brauchen sie eine digitale Signatur.
Sind diese Bedingungen erfüllt, dann gelten für die digitale Aufbewahrung die gleichen Regeln wie für Papierrechnungen. Sie müssen in der Regel zehn Jahre auf einem Datenträger zur Verfügung stehen komplett mit digitaler Signatur und dem Nachweis, dass die Signatur kontrolliert wurde. Die Daten müssen dann aber auch in zehn Jahren noch reproduzierbar sein, warnt Witte. Die Gefahr, dass es für manche Dateiformate später keine passende Software mehr gebe, sei groß. Ganz zu schweigen von der Frage, ob eine CD-ROM oder eine Festplatte von heute dann noch zu lesen ist.
Das ganze Problem lasse sich jedoch pragmatisch lösen, betont Witte: Zurzeit mögen viele Prüfer noch Papierausdrucke. Ich empfehle, Rechnung, Signatur und die Bestätigung der Signatur einfach auszudrucken und abzuheften. Das sei mit der digitalen Buchführung durchaus vereinbar, betont der Steuerberater. Irgendwann werde sich das sicher ändern, doch dann sei auch damit zu rechnen, dass die Finanzverwaltung klare Vorgaben zur Speicherung macht.
Noch haben Handwerker jedoch andere Interessen, berichtet Frank Machowski. Seine Softwareschmiede shm software in Bad Tölz hat sich auf diese Zielgruppe spezialisiert. Interessant seien die Archivierung und Suchfunktionen für E-Mails vor allem für die Pflege von Kundendaten und Kundenbeziehungen. Wer ein Angebot schreibt, der möchte das gerne gleich in ein pdf-Dokument umwandeln und per E-Mail verschicken, ohne erst in ein anderes Programm zu wechseln, berichtet Machowski von seinen Erfahrungen. Auch wenn es darum gehe, Kundeninformationen schnell und einfach abzugleichen, gehöre ein Überblick über die E-Mails dazu. Solche Aufgaben lösen Machowskis Programme problemlos und das wissen auch Praktiker zu schätzen: Das sind Funktionen, die wir doch sehr häufig nutzen, bestätigt Handwerksmeister Albert Gieringer.
Link: shm software
Was muss archiviert werden?
Bevor Sie E-Mails speichern, sollten Sie einige Grundsätze kennen, rät Steuerberater Dirk Witte:
Nur Relevantes speichern
Relevant seien nur Rechnungen, nicht jedoch etwa Angebote, Planungsunterlagen oder andere digitale Informationen in einer Mail. Dabei spiele es keine Rolle, ob es sich um Anhänge an die E-Mail oder um Informationen in deren Textfeld handele. Wichtig sei hingegen, dass alle für eine Rechnung relevanten Angaben enthalten seien, wie zum Beispiel Steuernummer, Umsatzsteuer und Nettobetrag.
Nur mit Signatur speichern
Wer rechtlich etwas sicherstellen will, braucht eine digitale Signatur. Auch das Finanzamt akzeptiert digitale Rechnungen per E-Mail nur mit Signatur. Nur für sie lohnt sich die Archivierung. Weitere Informationen dazu finden Sie im Internet unter http://handwerk.com/digitale-signatur.htm.
Folgen und Ausnahmen
In der Praxis könnte die Finanzverwaltung allerdings auch Rechnungen ohne Signatur als Betriebsausgaben akzeptieren. Mindestvoraussetzung dafür ist allerdings, dass aus der Rechnung hervorgeht, wer der Empfänger ist und dass es sich dabei höchstwahrscheinlich nicht um eine Briefkastenfirma handelt. Der Vorsteuerabzug werde das Finanzamt ohne die Signatur jedoch in jedem Fall verwehren.
