Diese 10 Fehler bei der Betriebsführung kosten Sie Bares!

Auf einen Blick:

• Kosten fallen in Handwerksbetrieben an vielen Stellen an. Wenn Sie das nicht im Blick haben, riskieren Sie die Zukunft Ihres Unternehmens.
• Drei Unternehmensberater verraten, welches die häufigsten Chef-Fehler im Handwerk sind.
• Ob Kalkulation, Beziehung zu Banken oder Arbeitszeiten – die Berater geben Tipps, worauf Sie bei der Betriebsführung achten sollten.

Chefs im Handwerk haben alle Hände voll zu tun. Klar, dass da mal Fehler passieren. Manche kommen Unternehmer teuer zu stehen. Worauf sollten Sie besonders aufpassen?

Viele Aufträge zu haben, ist keine Garantie, dass am Ende des Tages auch Geld verdient wird, weiß Unternehmensberater Axel Stauffenberg. Seine Erfahrung: Handwerker kennen oft ihre Preisuntergrenze nicht. Das Problem daran: „Wenn Betriebe diesen Preis nicht mindestens erreichen, haben sie keine Chance wirtschaftlich zu überleben“, betont Stauffenberg.

„Um die nötige Preisuntergrenze für jede verkaufte Handwerkerstunde zu ermitteln, müssen Unternehmer nur wenige, markante Eckdaten aus ihrem Unternehmen zusammentragen“, meint der Unternehmensberater. Das sind für ihn die Anzahl aller tatsächlich verkauften Stunden, die Höhe des Materialeinsatzes und den Materialaufschlag in Prozent sowie die Fixkosten. Wer hier den Überblick nicht habe, werde niemals richtig kalkulieren können.

Ein großer Auftrag klingt verlockend. Sofort in die Arbeit stürzen sollten Sie sich deshalb aber nicht. Strategie- und Krisenmanager Olaf Marticke weiß, dass Bauunternehmer in der Angebotsphase oft zu wenig über die Liquidität nachdenken. Ein Problem: Unternehmen müssen große Summen vorfinanzieren, während sie lange auf ihr Geld warten. „Im schlimmsten Fall endet das in Zahlungsunfähigkeit“, sagt Marticke.

Wer das vermeiden wolle, müsse die Liquidität über den gesamten Bauprozess im Blick haben. Marticke zufolge sollten Unternehmer immer wissen:

• wann sie welche Rechnungen zahlen müssen und
• wann sie welche Leistung abrechnen können.

Bevor die Arbeit auf der Baustelle losgehen kann, muss die Leistung des Vorgewerks geprüft werden. Das passiert oft nicht, meint Unternehmensberater Werner Broeckmann. Das Problem: Nicht alle Arbeiten sind mängelfrei.

„Oft kommt es deshalb zu Streitigkeiten, die unterm Strich teuer werden.“ Sein Tipp: „Wenn Sie Mängel beim Vorgewerk feststellen, müssen Sie die rügen.“ Erst wenn der Auftraggeber entscheidet, was zu tun ist, sollten Sie Ihre Arbeit auf der Baustelle aufnehmen.

Manche Mitarbeiter vergessen auf dem Weg zur Baustelle ständig Werkzeuge oder Arbeitsmaterial – und das ist teuer. „Für die Fahrt zum Baumarkt geht schnell eine halbe Stunde drauf“, sagt Broeckmann.

Damit die Kosten nicht unnötig steigen, sollten Sie dem Problem auf den Grund gehen und sich geeignete Maßnahmen überlegen. Das könnte zum Beispiel die Einführung einer Checkliste sein. „Möglicherweise hilft es auch, wenn sie Fahrten zum Baumarkt verbieten“, so Broeckmann. Denn dann müsse sich der Mitarbeiter bei seinem Chef melden.

Mitarbeiter haben ein Privatleben. Manche wollen deshalb später kommen, andere früher gehen. Da ist es schön, wenn sich Chefs bei der Arbeitszeitgestaltung entgegenkommend zeigen. Broeckmann warnt davor, zu großzügig mit Sonderregelungen zu sein: „Wenn Prozesse zum Erliegen kommen, weil ein Mitarbeiter früher nach Hause geht, wird das teuer.“

Nur bei Großaufträgen eine Nachkalkulation zu machen ist nach Einschätzung von Axel Stauffenberg ein Fehler. Denn nur über eine permanente Nachkalkulation könnten Handwerker herausfinden, wo und ob sie wirklich Geld verdient haben.

Die Nachtragskalkulation birgt seiner Ansicht nach weitere Vorteile: „Damit können sie feststellen, was sie künftig besser machen müssen.“ Mit Hilfe der Nachkalkulation könnten Betriebe auch erkennen, welche Aufträge sie künftig überhaupt nicht mehr annehmen sollten.

„Wichtig für eine ehrliche Nachkalkulation ist es, mit korrekten Erkenntnissen zu rechnen“, betont Stauffenberg. Vor allem die Stundenzettel der Mitarbeiter und der erfolgte Materialeinsatz müssten dabei genau unter die Lupe genommen werden.

In einem Jahr ist es wirtschaftlich bombastisch und die beiden Folgejahre sind nur mäßig? „Auskunfteien wie die Creditreform mögen eine stabile Geschäftsentwicklung“, sagt Olaf Marticke. Bei einer instabilen Geschäftsentwicklung seien die Auskunfteien vorsichtiger bei der Bewertung eines Unternehmens und das schlage sich im Bonitätsindex nieder.

„Gut ist ein Wert von mehr als 300“, so Marticke. Fällt der Bonitätsindex schlechter aus, könnten es Betriebe schwerer haben, gute Konditionen bei Lieferanten zu bekommen. „Die schauen sich solche Zahlen an“, meint er. Marticke hat zwei Tipps für Unternehmer, die etwas für ihren Bonitätsindex tun möchten:

• Wenn Sie einen neuen Auftrag annehmen, überlegen Sie sich vorher genau, ob der ihr Unternehmen weiterbringt. Nehmen Sie beispielsweise einen Großauftrag an, den Sie nicht so ohne weiteres stemmen können, macht sich das nicht gut in der Bilanz.
• Versorgen Sie die Creditreform mit Daten. Wenn keine Bilanz oder Gewinn- und Verlustrechnung vorliegen, macht sich dies in einer Abstufung der Bonitätsrating bemerkbar – frei nach dem Motto: „Keine Zahlen sind folglich schlechte Zahlen.“

Bauunternehmer haben bei Aufträgen oft große Summen vorzufinanzieren. Wer dabei nur auf eine Bank vertraut, kann laut Werner Broeckmann Probleme bekommen, da die auch mal nein sagen könne.

Er rät Unternehmern dazu, eine zweite Bankverbindung aufzubauen. Sein Tipp: „Versorgen Sie beide Banken mit Ihrer Bilanz und der Jahresplanung.“ Das schaffe Vertrauen. „Im Notfall sind Banken dann viel eher bereit, Sie aufzufangen“, so Broeckmann.

Chefs von Handwerksbetrieben sind meistens selbst Handwerker. Die meisten von ihnen arbeiten auf der Baustelle mit. Trotzdem müssen Chefs von Fachkräften zu Führungskräften entwickeln, sagt Berater Olaf Marticke. Grund: Sie müssen wirtschaftliche Entscheidungen treffen. Wer ständig auf der Baustelle im Einsatz ist, könne das nicht, meint der Berater. Sein Tipp für Unternehmer: „Nehmen Sie sich Zeit für ihren Betrieb und beschäftigen Sie sich mit den Zahlen.“ Nur so können Sie den Betrieb weiterentwickeln und am Markt bestehen.

Wer keinen Nachfolger findet, dem bleibt am Ende oft nur die Betriebsschließung. „Dadurch wird jedoch zu oft Vermögen vernichtet“, sagt Axel Stauffenberg.

Aus Erfahrung weiß er, dass Erlöse aus dem Verkauf von Gebäuden und Maschinen oft für Abfindungen der Mitarbeiter und sonstige Auslaufkosten (zum Beispiel laufende Leasing- oder Lieferverträge) komplett aufgezehrt werden. Um das zu vermeiden, rät er Unternehmern dringend, das Thema Nachfolge möglichst frühzeitig anzugehen.

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