Alte elektronische Kassen bis Ende 2016 aufrüsten

Der Fiskus hat ein Problem mit Bargeldgeschäften: „Steuerhinterziehung ist derzeit kinderleicht“, beklagt Christian Kläne, stellvertretender Leiter des Finanzamts in Oldenburg. Kein Wunder, dass Handwerker mit einer oder mehreren Kassen im Visier von Außenprüfern stehen. Wer bei der Kassenführung schludert oder in Verdacht gerät, Steuern hinterzogen zu haben, muss mit einer Hinzuschätzung seiner Umsätze rechnen – mit kräftigen Steuernachzahlungen samt 6 Prozent Zinsen obendrauf. In massiven Fällen droht zudem ein Gerichtsverfahren wegen Steuerhinterziehung. Finanzbeamten wird mit der bald neu eingeführten Kassenschau zudem ein neues Instrument zur Verfügung stehen, um Unregelmäßigkeiten besser zu erkennen. Dies sieht das kurz vor dem Abschluss stehende Gesetz zum Schutz vor Manipulation an digitalen Grundaufzeichnungen vor (Kassenmanipulationsgesetz).

Zum Jahresende endet Übergangsfrist
Bereits am 31. Dezember 2016 läuft eine Übergangsfrist für ältere elektronische Kassen aus. Nach dem Schreiben des Bundesfinanzministeriums (BMF) vom 26. November 2010, das Finanzämter bindet, müssen alle elektronischen Registrierkassen dem Finanzamt einen Datenzugriff auf alle steuerlich relevanten erfassten Daten ermöglichen. Besitzer von älteren Kassen haben akuten Handlungsbedarf: „Wer eine elektronische Kasse hat, muss dafür sorgen, dass der Prüfer die dort gespeicherten Daten elektronisch auswerten kann. Ältere Kassen, die das nicht zulassen, müssen bis Jahresende mit Speichererweiterungen oder einem Software-Update nachgerüstet oder ausgetauscht werden“, erklärt Diplom-Informatiker Gerhard Schmidt. Der Berliner ist Experte für Kanzlei- und Rechnungswesen-Software. Nur noch bis Ende 2016 dürfen nicht aufrüstbare Altkassen verwendet werden. In der Praxis gibt es jedoch eine sehr schleppende Umsetzung bei der Aufrüstung oder den erforderlichen Neuanschaffungen, weiß Finanzbeamter Kläne.

Datenzugriffsrechte für Betriebsprüfer für elektronische Buchführungsdaten
§ 147 Absatz 6 Abgabenordnung gibt der Finanzverwaltung ein umfassendes Datenzugriffsrecht. Setzt das Unternehmen Kassensoftware ein, eine sogenannte PC-Kasse, dann gilt der Datenzugriff auch darauf. Die seit 2002 geltenden Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) beinhalten Regeln zur Aufbewahrung digitaler Unterlagen sowie die Mitwirkungspflicht der Steuerpflichtigen bei Außenprüfungen. Seit Anfang 2015 wurden diese Regeln durch die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) ersetzt. Diese regeln die formalen Anforderungen an die Buchführung und die Aufbewahrung von steuerrechtlich relevanten elektronischen Daten und Papierdokumenten.

Wichtig: Kassendaten gehören als vorgelagertes System zur Buchführung. Hat das Handwerksunternehmen elektronische Daten, müssen diese jederzeit zeitnah, elektronisch auswertbar vorliegen. Der Betriebsprüfer kann eine Daten-CD zur Prüfung fordern, eventuell auch mit elektronischen Kassendaten. Dass digitale Unterlagen bei Bargeschäften aufzubewahren sind, regelt das BMF-Schreiben vom 26. November 2010. Diese neue Kassenrichtlinie schreibt vor, dass alle Kassendaten jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar und maschinell auswertbar aufbewahrt werden müssen. Zusätzlich wird in Kürze dann noch das geplante Kassenmanipulationsgesetz gelten. Die Paragrafen 146a und 146b der Abgabenordnung werden dies dann vorschreiben.

Technische Verordnung folgt
Hinzukommen wird eine Technische Verordnung, die Kassen erfüllen müssen, damit sie nicht mehr manipuliert werden können. Entwickelt werden derzeit Kriterien für ein Zertifikat des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI). Benötigt werden diese für manipulationssichere BSI-zertifizierte Kassen. Dieses Zertifikat ist technologieoffen. Zertifizierte Kassen gibt es daher zurzeit noch nicht zu kaufen. Daher muss derjenige, der sich heute eine neue Kasse anschafft, damit rechnen, bald wieder in eine Kasse oder Kassenaufrüstung investieren zu müssen. Aus Finanzamtssicht noch besser als eine zertifizierte Kasse wäre eine „INSIKA“-Kasse, meint Dr. Christian Kläne. INSIKA (www.insika.de) ist eine standardisierte Lösung für Registrierkassen. Hierbei werden die Daten mittels einer Smart-Card verschlüsselt. In Deutschland wird jedoch derzeit kein Standard vorgegeben.

Gesetz kommt zum Jahresende
Nicht kommen wird eine allgemeine Registrierkassenpflicht, sodass Handwerker, die bislang keine elektronische Kasse hatten, auch weiterhin eine offene Ladenkasse betreiben können. Wer allerdings bereits eine hat und sich nun aufgrund der anstehenden Gesetzesänderung eine nicht-elektronische Kasse anschafft, wird sich kritischen Fragen von Finanzbeamten stellen müssen, mahnt Kläne. Das Kassenmanipulationsgesetz wird voraussichtlich noch vor Jahresende verabschiedet.

Fiskus führt 2017 Kassennachschau ein
Auch wenn viele Teile davon erst 2020 oder 2022 ­gelten werden, so wird dieses mit der Kassennachschau ein neues Instrument für die Finanzverwaltung bringen. Analog der Umsatzsteuernachschau ­können dann Finanzbeamte bei Verdachtsmomenten ­unangekündigt die Kassen vor Ort sichten. Diese Möglichkeit räumt das Gesetz bereits ­unmittelbar nach dem Inkrafttreten ein, also vermutlich ab ­Jahresbeginn 2017. Entdeckt der Finanzbeamte bei der Kassennachschau Unregelmäßigkeiten, kann er ­sofort in die Betriebsprüfung übergehen. Das Gesetz sieht auch gravierende Sanktionen bei Verstößen vor.

(red)

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Korrektur: In einer ersten Version dieses Artikels hieß es, INSIKA werde ab 2017 als Standard in Österreich eingeführt. Das ist nicht richtig. Nach Angaben der für Insika zuständigen Anwendervereinigung Dezentrale Messsysteme ADM e.V. (insika.de) definiere die österreichische Registrierkassensicherheitsverordnung (RKSV) "ein Verfahren, das an INSIKA angelehnt ist, sich aber in zentralen Punkten deutlich unterscheidet. INSIKA entspricht daher nicht den Vorgaben der RKSV und kann daher in Österreich nicht genutzt werden".