K.O. durch formalen Fehler: Betriebsprüfer werden sich nicht erst Protokolldateien anschauen, wenn Änderungen im elektronischen Fahrtenbuch möglich und dort nicht sofort erkennbar sind
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K.O. durch formalen Fehler: Betriebsprüfer werden sich nicht erst Protokolldateien anschauen, wenn Änderungen im elektronischen Fahrtenbuch möglich und dort nicht sofort erkennbar sind

Inhaltsverzeichnis

Steuern

Kein Vertrauensschutz für elektronisches Fahrtenbuch

Wer ein elektronisches Fahrtenbuch führt, sollte den Fall dieses Geschäftsführers kennen. Er zeigt: Vertrauensschutz ist nur unter einer Voraussetzung möglich.

Auf einen Blick:

  • Vertrauensschutz besteht bei einem elektronischen Fahrtenbuch nur mit einer ausdrücklichen schriftlichen Zusage des Finanzamtes für die Zukunft.
  • Wird ein Finanzamt in der Betriebsprüfung fündig, kann es ein elektronisches Fahrtenbuch auch dann verwerfen, wenn es die Software in vorherigen Prüfungen nicht beanstandet hat.
  • Bei einem elektronischen Fahrtenbuch greift der Fiskus die gleichen Schwachpunkte an wie bei handschriftlichen Aufzeichnungen: Haben Sie die Fahrten zeitnah eingetragen? Und sind nachträgliche Änderungen ausgeschlossen oder sofort nachvollziehbar? Falls nicht, droht ein Wechsel zur 1-Prozent-Methode.

Der Geschäftsführer einer GmbH nutzte zwei Firmenfahrzeuge auch privat. Die Privatnutzung versteuerte er anhand elektronischer Fahrtenbücher. Nach einer Betriebsprüfung wollte das Finanzamt die Fahrtenbücher jedoch nicht anerkennen und fordert eine Versteuerung nach der 1-Prozent-Methode. Die Folge: eine Steuernachzahlung für private Fahrten von rund 10.000 Euro für einen Zeitraum von mehr als drei Jahren.

Der Fall: Notizzettel vernichtet, Protokolldatei nicht verfügbar

Den Prüfern war aufgefallen, dass der Geschäftsführer seine Fahrten nicht zeitnah eingetragen hatte, sondern in einem Drei- bis Sechs-Wochen-Rhythmus. Zudem stellte sich heraus, dass er seine Fahrten zunächst auf Zetteln notierte, die er nach dem Eintrag ins Fahrtenbuch vernichtete. Nicht zuletzt ließen die elektronischen Fahrtenbücher nachträgliche Änderungen zu. Solche Änderungen protokollierte das Programm zwar. Nur dass diese Dateien nicht mehr zugänglich waren, weil das Unternehmen das Fahrtenbuchprogramm kurz nach der Betriebsprüfung gekündigt hatte.

Die GmbH klagte dennoch gegen die Steuernachzahlung. Ihre Begründung:

  • Sie pocht auf „Vertrauensschutz“: Der Geschäftsführer führe seine elektronischen Fahrtenbücher schon seit vielen Jahren mit derselben Software auf diese Art und Weise – ohne Beanstandung bei der letzten Betriebsprüfung. 
  • Das Finanzamt habe keinen einzigen „materiellen Mangel“ wie zum Beispiel unvollständige oder falsche Angaben benannt. Schon deswegen seien die Fahrtenbücher anzuerkennen.

Das Urteil: Kein Vertrauensschutz ohne Zusage für die Zukunft

Das Finanzgericht Düsseldorf wies die Klage ab: Die GmbH könne sich nicht auf „Vertrauensschutz“ berufen.

Dass das Finanzamt die Fahrtenbücher nicht schon früher beanstandet hatte, löse keinen Vertrauensschutz aus. Auf Vertrauensschutz könne sich ein Unternehmen selbst dann nicht berufen, wenn das Finanzamt eine fehlerhafte Auffassung über einen längeren Zeitraum vertreten oder in einem früheren Prüfbericht protokolliert hat.

Vertrauensschutz hätte nur eine konkrete Zusage des Finanzamtes geschaffen, dass es diese Art der Fahrtenbuchführung auch in Zukunft als ordnungsgemäß anerkennen wird.

Formale Fehler im elektronischen Fahrtenbuch: 1-Prozent-Methode

Dass das Finanzamt keine konkreten Eintragungsfehler im Fahrtenbuch beanstandet hatte, spielte für das Gericht keine Rolle. Die beiden Fahrtenbücher hätten so grundlegende formale Fehler, dass deren Vollständigkeit und Richtigkeit nicht gewährleistet sei. Konkret machte das Finanzgericht das an zwei Punkten fest:

  • Ein Fahrtenbuch muss eine „geschlossene Form“ haben. Das bedeutet: Nachträgliche Änderungen müssen ausgeschlossen oder nachvollziehbar in der Datei selbst dokumentiert und sofort erkennbar sein. Das sei hier nicht der Fall. Der Ausdruck einer Protokolldatei genüge diesen Anforderungen nicht – ganz abgesehen davon, dass ein Ausdruck in diesem Fall nicht verfügbar war.
  • Einträge müssen „zeitnah“ erfolgen. Es reiche nicht aus, sie gebündelt nach mehreren Wochen elektronisch zu erfassen. Dann sei nicht mehr gewährleistet, dass alle Fahrten korrekt erfasst werden. Das gelte in diesem Fall umso mehr, weil die Aufzeichnungen von Notizzetteln übertragen wurden – und „bei losen Zetteln stets die Gefahr besteht, dass diese verloren gehen“.

Deswegen sei die Versteuerung nach der 1-Prozent-Methode gerechtfertigt, entschieden die Richter.

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