In fünf Schritten zum Sharing-Modell

Wer in eine Maschine investiert und sie dann nicht voll auslastet, hat es mit totem Kapital zu tun. Das gilt auch für teure Werkzeuge, Gebäude und Infrastruktur. Nicht nur für Existenzgründer und Solounternehmer kann es deshalb sinnvoll sein, solche Ressourcen mit anderen Unternehmen zu teilen – auf Tauschbasis oder gegen ein festgelegtes Entgelt.

Der Hildesheimer Tischlermeister Ralph Sydow zum Beispiel verzichtet bislang ganz auf eine eigene Werkstatt (wir berichteten). Stattdessen hat er gemeinsam mit fünf anderen Betrieben ein Sharing-Modell entwickelt. Für die Möbelfertigung mietet er sich bei ihnen in der Werkstatt ein – je nachdem, wer gerade freie Kapazitäten hat. Außerdem leihen die Partnerbetriebe sich gegenseitig Maschinen, Spezialwerkzeuge und Gerüste.

„Gerade bei kapitalintensiven Gewerken wie dem Tischlerhandwerk kann das Teilen durchaus Sinn machen“, sagt Wolfgang Miethke, Betriebsberater der Handwerkskammmer Hildesheim mit Blick auf Ralph Sydow. „Ich brauche nicht selbst zu investieren, und der andere bekommt für sein gebundenes Kapital eine Vergütung.“

Neben Vorteilen bringt die Entscheidung für solches Sharing-Modell allerdings auch Risiken mit sich. Umso wichtiger ist eine gut durchdachte Planung in fünf Schritten.

Lohnt sich das Teilen für Sie? Das sollten Sie erst einmal ermitteln.

Schritt 1: Analysieren Sie, wo sich das Teilen für Sie rechnet

Kalkulieren Sie vor größeren Investitionen möglichst genau Ihren Bedarf: Welche Maschinenlaufzeiten sind aufgrund der zu erwartenden Auftragslage anzusetzen? Und wie hoch wäre dann der Auslastungsgrad Ihrer Maschine? Sind freie Kapazitäten wahrscheinlich, so stellt sich die Frage, ob Sie die Maschine von anderen Betrieben mieten, statt sie selbst zu kaufen.

Alternativ können Sie sich vor der Anschaffung nach Partnern umsehen, die eine solche Maschine künftig von Ihnen leihen möchten. Auch dann kann eine Investition sinnvoll sein.

Bei bereits vorhandenen Maschinen gilt es, den Auslastungsgrad zu erfassen und zu analysieren. Ist er zu gering, so gibt es zwei Möglichkeiten: verkaufen oder nach Mitnutzern Ausschau halten.

Das Gleiche gilt im Prinzip für Gebäude. Die gemeinsame Werkstattnutzung hält Wolfgang Miethke dabei für wesentlich naheliegender als das Teilen von Büroräumen: „Letzteres ist heikler, weil die Partner keine zu tiefen Einblicke in den Vertrieb bekommen sollten – das betrifft Kundenkontakte, Preise und andere sensible Informationen.“ Deshalb sei hier auf jeden Fall Vorsicht geboten.

Schritt 2: Suchen Sie vertrauenswürdige Partner
Wie bei jeder Kooperation steht und fällt der Erfolg mit der Vertrauenswürdigkeit der Sharing-Partner. Schauen Sie sich also genau um und ziehen Sie Erkundigungen ein, wenn Sie die Anwärter noch nicht kennen. „Da gibt es ja schon ein gewisses Missbrauchspotenzial“, warnt Betriebsberater Wolfgang Miethke. Sei es, dass die Mieter eine wertvolle Maschine falsch bedienen, sich am Material des Vermieters vergreifen oder das Fenster auflassen und so die Heizkosten in die Höhe treiben.

Sein Tipp: Erstmal eine Art Probezeit vereinbaren. So lasse sich zum Beispiel beobachten, ob die Nutzer pfleglich mit den Maschinen umgehen.

Schritt 3: Freundschaftsdienst oder Mietverhältnis? Legen Sie die Konditionen fest.

Schritt 3: Legen Sie mit Ihren Partnern die Konditionen fest

Es gibt Tauschringe, deren Mitglieder Maschinen und anderes austauschen und dafür kein Geld voneinander nehmen. „Aber in dem Moment, wo die Leistungen und Gegenleistungen auf Dauer nicht deckungsgleich sind, da muss man das eben berechnen“, sagt Kammerexperte Wolfgang Miethke. Bei Maschinen und Werkzeugen macht es ihm zufolge Sinn, die Nutzung nach Zeit abzurechnen oder eine Monatspauschale zu vereinbaren. „Bei der Werkstattnutzung handelt es sich in der Regel um Dauerverhältnisse, aber auch da ist beides denkbar.“ Miethke weist noch auf einen steuerrechtlichen Punkt hin: „Wichtig zu beachten ist, dass die Nutzungsentgelte umsatzsteuerpflichtig sind.“ Außerdem müssen die Betriebe sie als Betriebsausgaben versteuern.

Ein hohes Konfliktpotenzial bringt dem Betriebsberater zufolge die Zeiterfassung mit sich: Wenn die Partner für die Abrechnung ihre Stunden nicht richtig aufschreiben, gibt es Streit. Eine Lösung seien Maschinen mit einem integrierten Zeiterfassungssystem, in das sich der Nutzer einloggt. Über die Nutzungszeiten hinaus sind unter Umständen auch Zusatzleistungen abzurechnen: Zum Beispiel, wenn ein Mitarbeiter des verleihenden Betriebes die Maschine einstellt oder dem Nutzer eine Einweisung gibt. Oder wenn dieser Mitarbeiter die ganze Zeit anwesend ist und ständig kontrolliert, ob die Einstellungen an der Maschine noch stimmen. 

Schritt 4: Was passiert bei einem Schaden? Klären Sie diese Frage mit Ihrer Versicherung.

Schritt 4: Regeln Sie, was bei einem Schaden passieren soll

Doch was passiert eigentlich, wenn jemand eine geliehene Sache beschädigt – eine teure CNC-Maschine zum Beispiel? Zahlt in solchen Fällen die Betriebshaftpflichtversicherung? „Es gibt da keine einheitlichen Regelungen“, sagt der unabhängige Versicherungsberater Michael Jander aus Barbing bei Regensburg. „In der Regel schließen die Versicherer geliehene Sachen vom Versicherungsschutz aus, es sei denn, in der Police ist unter dem Stichwort Mietsachschaden etwas anderes festgehalten worden.“ Jander rät den Entleihern daher dringend dazu, ihre Policen genau zu prüfen. Und auch für die Verleiher hat der Berater einen wichtigen Hinweis: „Wenn jemand Ihre Werkstatt mitbenutzt, müssen Sie das Ihrer Betriebsinhaltsversicherung formlos melden, sonst gefährden Sie Ihren Versicherungsschutz.“

Schritt 5: Wie lässt sich die Zusammenarbeit koordinieren?

Schritt 5: Führen Sie ein gemeinsames "Buchungssystem" ein

Damit es keine ärgerlichen Leerlaufzeiten gibt oder die Ressourcen doppelt verplant werden, bietet sich unter Umständen eine Software an, auf die alle Sharing-Partner über das Internet zugreifen. Die Partner können darüber die Verfügbarkeitszeiten und Preise der Ressourcen und Zusatzleistungen abfragen, eigene Nutzungszeiten buchen und über einen Algorithmus auch die gesamte Abrechnung automatisieren. So ein System spart Zeit und sorgt für die nötige Transparenz.

(afu)

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