Methode I: Betriebsbewertung
Wer mit seinem Unternehmen eine neue Dienstleistung aufnehmen möchte, braucht einen reibungslosen Betrieb, damit die Dienstleistung möglichst störungsfrei eingeführt werden kann. Wie reibungslos der Betrieb läuft, das klärt eine Unternehmensbewertung.
„Die Mitarbeiter wissen, wo es in einem Unternehmen hakt“, sagt Peter Holzmaier von der Unternehmer Akademie Chiemsee. Dieses Wissen muss aber zutage gefördert werden, bevor hakelige Situationen aufgelöst werden können.
Holzmaier empfiehlt dazu eine anonyme, schriftliche Umfrage unter den Mitarbeitern.
Zwei Sorten Fragen sollte der Fragebogen enthalten: offene und geschlossene Fragen.
Für geschlossene Fragen sind die Antworten vorgegeben. „Sie bieten sich für eine Betriebsbewertung an“, erklärt Holzmaier. Ausgewertet werden die Antworten durch einfache Durchschnittbildung, so werden die einzelnen Bereiche des Betriebs mit Punkten oder Schulnoten bewertet.
Nach Angaben Holzmaiers eignet sich diese Auswertung, um Unterschiede zwischen der Selbsteinschätzung des Chefs und Fremdeinschätzungen aufzuzeigen.
Offene Fragen werden von den Mitarbeiter frei beantwortet. Denn wer nach Verbesserungsmöglichkeiten fragt, sollte auf individuelle Antworten der Mitarbeiter vertrauen, anstatt die Auswahl auf vorgefertigte Antworten einzuschränken, rät Holzmaier.
So lassen sich Ideen sammeln. Eine Auswertung ergibt sich durch gehäufte Antworten und Mehrfachnennungen. „Insgesamt zeigt die Auswertung, wo im Betrieb die Kernprobleme liegen“, sagt Holzmaier.
Auf der nächsten Seite erfahren Sie ausführlich, wie Sie nach dieser Analyse in einem Brainstorming zu Ergebnissen kommen .
Methode II: Brainstorming
Sobald der Ist-Zustand geklärt ist, gilt es Ideen zur Verbesserung oder für neue Dienstleistungen zu sammeln. Das als Kernprobleme oder Kernfrage ermittelte Thema aus der schriftlichen Umfrage wird mittels eines Brainstormings bearbeitet. Ein Brainstorming folgt festen Regeln und gliedert sich in zwei Phasen: Sammlung und Bewertung.
Sammelphase
Wie für jede Art der Mitarbeitergespräche wird für ein Brainstorming eine ruhige Atmosphäre benötigt. Holzmaier rät auch, Telefonstörungen auszuschließen. Dann kann die erste Runde des Brainstormings beginnen: Alle Anwesenden sind aufgefordert, Ideen und Ansätze zu formulieren, die ein Teilnehmer für alle lesbar auf einer Tafel oder Pappkärtchen notiert. Ein weiterer Teilnehmer moderiert das Brainstorming und sorgt zum Beispiel für die Reihenfolge der Redner.
„Es ist wichtig, dass kein Anwesender die Vorschläge kritisiert“, sagt Holzmaier. Frühe Kritik würde weitere Vorschläge unterbinden. So könnten auch die Zeitgenossen im Zaum gehalten werden, die sonst leicht Gespräche dominierten.
Nach Holzmaiers Angaben steigt die Anzahl der Vorschläge dann meist schnell an. Sobald die Ideen spärlicher kämen, sei der Zeitpunkt für eine kurze Zusammenfassung durch den Moderator. „Meist kommen danach noch einige Verbesserungsvorschläge, und dann ist die Luft raus“, sagt Holzmaier. Idealer Zeitpunkt also für eine Pause vor der zweiten Phase.
Bewertungsphase
Zu Beginn dieser Phase werden Kategorien aufgestellt, denen die Vorschläge aus der Sammelphase zugeordnet werden. Holzmaier schlägt „schnelle Umsetzbarkeit“, „größte Wirkung“, „Kosten“ oder „Zeitaufwand“ vor, beliebige weitere Kategorien sind möglich. Beschränken Sie sich auf die für Ihr Thema wichtigsten Kategorien, bevor es unübersichtlich wird.
Dann werden die Vorschläge den Kategorien zugeordnet, wobei ein Vorschlag auch in mehreren Kategorien einsortiert werden kann. „Dabei können sich interessante Kreuzverbindungen ergeben“, sagt Holzmaier.
Durch eine Dreiermatrix (siehe Bild) könnten die Vorschläge ebenfalls bewertet werden. Ein Rechteck wird dafür in neun Felder unterteilt. Der senkrechten y-Achse wird ein Bewertungskriterium beigefügt wie auch der waagerechten x-Achse. „So lassen sich auf einen Blick die effektivsten Maßnahmen herauskristallisieren“, sagt Holzmaier.
Beschlüsse
Ist die Bewertung abgeschlossen, naht die Zeit der Beschlüsse. Diese sollten von allen Teilnehmern gemeinsam getragen und klar kommuniziert werden. „Problem benennen, eine Person mit der Bearbeitung beauftragen und einen Zeitrahmen für Bearbeitung und Kontrolle festlegen“, sagt Gerhard Wolf von der DLW-Unternehmensberatung in Hannover.
Diese Parameter sollten gemeinsam fest vereinbart werden. „Alles was gemeinsam beschlossen wird, hat eine höhere Umsetzungschance“, sagt Holzmaier.
Ideenpuffer
Aus der Bewertungsphase ergibt sich nach Angaben von Holzmaier automatisch eine Reihenfolge der Vorschläge. „Manche davon sind aus Kostengründen oder wegen des Aufwands vielleicht nicht sofort umsetzbar“, sagt er. So füllten diese Vorschläge einen Ideenpuffer.
Dieser Puffer sei eine ideale Grundlage für das nächste Treffen. „Dann kann man damit beginnen, zu analysieren, was noch aktuell ist oder ob diese Vorschläge angereichert werden müssen. Ideenfindung ist ein immer wiederkehrender Kreislauf.“ Er regt an, halbjährlich Brainstormings zu veranstalten.
Nachbereitung
Die vereinbarten Ergebnisse aus Brainstormings sollten jedoch in kürzeren Abständen kontrolliert werden, rät Gerhard Wolf von der DLW-Unternehmensberatung in Hannover. Angekündigte Kontrollen biete auch die Chance, Anerkennung auszusprechen, was Mitarbeiter motiviere.
Außer Nachfragen und Kontrollen durch den Chef könnten Ergebnisse es auch erfordern, dass sie in größerer Runde besprochen werden müssen. Wenn Sie Ihre Mitarbeiter zu solch einem Treffen laden, dann „nennen Sie klar und deutlich den Zweck der Veranstaltung“, sagt Wolf. Klarheit müsse über die drei Pfeiler jeder Veranstaltung bestehen, über Dauer, Fragestellung und die gemeinsam erarbeiteten Ergebnisse.
Nach den Worten von Wolf sollten Besprechungen eher kurz gehalten werden, denn das bietet Vorteile: Die Konzentration der Teilnehmer bleibt erhalten und Zeitknappheit sorgt für ein schlanke, realistische Tagesordnung. „Lieber kürzer und öfter treffen“, rät Wolf. So könnten Pannen im Alltag schnell im nächsten Treffen besprochen werden und blieben nicht wochenlang unbearbeitet. „Vier mal monatlich ein halbe Stunde wirkt kürzer als zwei einstündigen Treffen im Monat“, sagt Wolf.
Eine Ausnahme gilt für die Zeiteinschränkung: Kreative Treffen zur Ideenfindung benötigen mehr Zeit. „Die Fantasie muss in Schwung kommen können.“ Damit die Ideen nicht verloren gehen und für alle sichtbar notiert werden können, rät Wolf zu einem Flipchart oder großen beschreibbaren Wandposter, ein nützliches Werkzeug für viele Gelegenheiten.
Auf der nächsten Seite lernen Sie die 6-3-5-Methode kennen, besonders geeignet für kleine Gesprächsrunden.
Methode III: 6-3-5-Methode
Die 6-3-5- Methode ist ein weiterer Weg zum gemeinsamen Entwickeln von Ideen. Sie eignet sich für kleine Kreise und lässt sich einfach und schnell anwenden.
Sechs Mitarbeiter erhalten einen Zettel, auf dem sie drei Ideen notieren, wofür sie fünf Minuten Zeit haben – daher die Zahlen 6-3-5. Nach fünf Minuten reicht jeder seinen Zettel dem Sitznachbarn und das Spiel läuft so lange, bis jeder seinen Zettel wieder hat.
„Jeder muss bei dieser Methode seinen Blickwinkel ein Stück weit aufgeben“, erläutert Holzmaier den Vorzug dieser Technik. Der Horizont wird so gemeinsam erweitert, der Ideenaustausch wird befördert und die Ideen kommen schnell auf das Papier.
„Allerdings sind die Zettel schlecht auszuwerten“, benennt Holzmaier den Nachteil dieser Methode.
(cla)
