AKTUELLE ÄNDERUNG (22.02.2011): Der Bundesfinanzhof hat die Regeln für Tankgutscheine geändert. Den neuen Stand erfahren Sie hier ...
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44 Euro je Monat und Mitarbeiter – so viel darf ein Unternehmen für Tankgutscheine ausgeben. Fällt die Tankfüllung höher aus, wird aus dem Gutschein Lohn, und damit fallen zusätzlich Steuern und Sozialabgaben an.
Das klingt einfacher, als es ist. Denn den Steuervorteil gibt es nur, wenn der Gutschein ganz bestimmte Anforderungen erfüllt, berichtet Jens Hanspach, Fachanwalt für Steuerrecht aus Willich:
Niemals einen Euro-Betrag vorgeben
Auf dem Gutschein müssen die Tankstelle wie auch die Art und Menge des Treibstoffs angegeben sein. Ein fester Euro-Betrag darf dort nicht stehen.
Vertrag mit der Tankstelle abschließen
Der Mitarbeiter darf in keiner Weise mit der Abrechnung oder dem Bezahlvorgang zu tun haben. Er darf das Geld nicht auslegen und sich vom Chef erstatten lassen. Er darf nicht die Firmentankkarte nutzen. Er darf auch kein Geld aus der Firmenkasse mitnehmen, um damit zu zahlen.
Damit bleiben nur zwei Lösungen: Entweder bestellt oder kauft der Unternehmer bei der Tankstelle entsprechende Gutscheine, rät Hanspach. Oder der Betrieb schließt einen Rahmenvertrag mit der Tankstelle über das Einlösen betrieblicher Gutscheine.
Vorteil des Vertrags: Der Betrieb muss erst nach Einlösung der Gutscheine zahlen.
Nur gegen Quittung ausgeben
Unternehmen sollten Tankgutscheine nur gegen Quittung mit Datum und Unterschrift aushändigen, empfiehlt der Experte.
Dann spiele es keine Rolle, wann der Mitarbeiter den Gutschein einlöst. „Lohnsteuerrechtlich kommt es nur darauf, wann ein Mitarbeiter einen Gutschein erhält.“
Spritpreise regelmäßig kontrollieren
Handwerker sollte die Spritpreise monatlich prüfen. „Bei dem Auf und Ab an den Tankstellen sollte man bei den Litermengen aufpassen, dass man nicht über die 44-Euro-Grenze kommt.“
Entscheidend ist für den Fiskus nämlich nur der Literpreis zu dem Zeitpunkt, zu dem der Mitarbeiter den Gutschein erhalten hat. (Richtlinie 104 a Abs. 3 Satz 1 Lohnsteuerrichtline.
Warum Blanko-Gutscheine tabu sind und worauf Sie bei der Freigrenze unbedingt achten sollten, lesen Sie auf der nächsten Seite.
Vorsicht bei Blanko-Gutscheinen
Bei handschriftlich ausgefüllten Gutscheinen kommt leicht der Verdacht auf, dass der Mitarbeiter erst beim Tanken den Literbetrag eingetragen hat. Die würde der Fiskus nicht anerkennen.
Wer das vermeiden will, sollte Gutscheine am PC ausstellen.
Alles zählt
Die Freigrenze von 44 Euro im Monat gilt nicht nur für Tankgutscheine. Vielmehr muss der Arbeitgeber alle so genannten Sachzuwendungen wie Essensgutscheine, Job-Ticket oder Sachgeschenke je Monat und Mitarbeiter zusammenzählen. Kommt ein Mitarbeiter über die 44 Euro, so sind alle Sachleistungen in entsprechenden Monat steuer- und abgabenpflichtig.
Wenn sich Tankstellen querstellen
Kleine Unternehmen haben allerdings häufig Probleme, wenn sie steuerlich korrekte Tankgutscheine ausgeben wollen. Viele Tankstellen scheuen den Aufwand! Wie kleine Unternehmen die Tankstelle dazu bringen können, Gutscheine zu akzeptieren, lesen Sie hier.
(jw)
