Nach einem Urteil des Finanzgerichts Münster sollten Unternehmer bei der Auswahl eines elektronischen Fahrtenbuchs besonders genau darauf achten, dass nachträgliche Änderungen vollständig ausgeschlossen sind. Andernfalls müssen Finanzämter solche Fahrtenbüchen nicht anerkennen.
Der Fall: Fahrtenbucheinträge am PC änderbar
Im Streitfall hatte ein Unternehmer-Ehepaar auch privat genutzte Firmenwagen mit Fahrdatenspeichern ausgestattet. Die digitalen Fahrtenbücher zeichneten automatisch Datum, Uhrzeit, gefahrene Kilometer, Tachostand und Fahrdauer auf. Lediglich Zweck und Ziel der Fahrt mussten von Hand eingegeben werden. Später wurden die Daten auf einen Computer überspielt und aus dem Fahrdatenspeicher gelöscht. Auf dem PC ließen sich jedoch Ziel und Zweck der Fahrten nachträglich ändern.
Darauf erkannte das Finanzamt diese Aufzeichnungen nicht an und berechnete den Anteil der privaten Fahrten nach der „Ein-Prozent-Methode“. Nach dieser steuerlich oft ungünstigeren Methode muss ein Handwerker pro Monat ein Prozent des Neuwerts versteuern.
Das Urteil: Manipulationen nicht auszuschließen
Das Finanzgericht Münster entschied zugunsten des Finanzamtes: Nachträgliche Manipulationen steuerlich relevanter Daten seien nicht auszuschließen. Eine mit Hilfe eines PCs erzeugte Datei genügen den Anforderungen an ein Fahrtenbuch nur dann, wenn nachträgliche Veränderungen ausgeschlossen sind oder zumindest dokumentiert und nachvollziehbar sind.
“In diesem Punkt unterscheidet sich das Fahrtenbuch im Streitfall deutlich von einem handschriftlich geführten Fahrtenbuch, in dem nachträgliche Änderungen durch Durchstreichungen, Überklebungen oder herausgerissene Seiten sichtbar bleiben.“
Tipp: Wollen Sie von einem handschriftlichen zu einem digitalen Fahrtenbuch wechseln, so klären Sie vorher, ob nachträgliche Änderungen der Angaben am PC ausgeschlossen sind. Ist das nicht der Fall, sollte die Software Änderungen dokumentieren und für den Nutzer sichtbar machen. Lassen Sie sich im Zweifelsfall von Ihrem Steuerberater geeignetes Produkt empfehlen.
(jw)
