Gut organisiert
Organisation digital ERP Handwerk short
Was wäre das Handwerk leicht, würde es nur aus Handwerk bestehen. Doch ohne die richtige Organisation geht gar nichts. Aufträge müssen verwaltet, Mitarbeiter eingeteilt und Waren bestellt werden. Überall lauern Vorgaben und Dokumentationspflichten.
Im Englischen heißt diese unternehmerische Aufgabe Enterprise Resource Planning (ERP), zu deutsch: Unternehmensressourcenplanung. ERP-Systeme helfen, diese Aufgaben mit weniger Aufwand zu bewältigen.
Das kann ERP-Software
Die Softwarehelfer sorgen dafür, dass Informationen innerhalb der unternehmerischen Prozesskette digital weitergegeben und teilautomatisiert verarbeitet werden können. Handschriftliche Zettel und Abschreibarbeit entfallen weitgehend. „Bei einer guten ERP-Software fällt die doppelte Arbeit weg“, erklärt Falk Neubert. Neubert hat sich an der Universität Osnabrück lange mit ERP-Systemen in kleinen und mittelständischen Unternehmen und Handwerksbetrieben befasst. Heute berät er mit seiner Firma Ecoservice Unternehmer bei der Einführung von ERP-Systemen.
Für diese Unternehmen kommt es in Frage
Laut Neubert machen ERP-Systeme in allen Betrieben Sinn, die eine Arbeitsteilung betreiben, also für unterschiedliche Aufgaben unterschiedliche Mitarbeiter einsetzten. „Je höher der Organisationsaufwand im Betrieb, desto größer sind die Ersparnisse durch ein ERP-System“, sagt Neubert. „Im Handwerk ist Mobilität eine große Anforderung. Vom Büro aus sollen die Dienstleistungen auf den Baustellen besser koordiniert und gesteuert werden.“ Dem Solounternehmer, der ohnehin alles selbst machen muss, rät Neubert von so einer Lösung ab.
Wie Sie das passende ERP-System für Ihren Betrieb finden, lesen Sie auf Seite 2.
So finden Sie das richtige ERP-System
Doch wie findet man ein System, das den eigenen Bedürfnissen gerecht wird? Keine leichte Aufgabe. „Die Auswahl eines ERP-Systems gehört zu den schwierigsten Entscheidungen für Unternehmer“, sagt Neubert.
Das Wichtigste zuerst: „Als erstes kommt die Analyse. Was will das Unternehmen?“, erklärt Neubert. Als Unternehmer müsse man überlegen, wo es die größten Reibungsverluste gibt und was verbessert werden soll. Das können zum Beispiel die Kundenbeziehungspflege oder Auftragsabwicklung sein. „Die elementare Frage lautet: Was muss ich verbessern, damit ich in zehn Jahren noch erfolgreich bin?“
ERP-Berater können diesen Prozess begleiten und die Suche vereinfachen. Diese Beratung bezuschusst beispielsweise das Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle mit bis zu 1500 Euro.
Aber auch eine Suche auf eigene Faust könne laut Neubert zum Erfolg führen. Dazu definiert das Unternehmen seine Anforderungen und sucht im Internet die passenden Anbieter heraus. Möglich ist eine schrittweise Digitalisierung einzelner unternehmerischer Prozesse oder die komplette Umstellung. „Beide Strategien haben ihre Vor- und Nachteile“, sagt Neubert. Kleineren Betrieben, die nur wenige unterschiedliche IT-Lösungen gleichzeitig nutzen, würde Neubert eher eine komplette Umstellung empfehlen. Weitere Schritte erläutert der ERP-Berater in diesem ERP-Leitfaden für Handwerker.
Strategie gegen Fehlkäufe
Um einem Falschkauf vorzubeugen, rät Neubert Unternehmen, sich unbedingt vor dem Kauf zeigen zu lassen, wie die Software-Lösung funktioniert. „Das sollte man sich konkret an einem definierten Standardprozess im eigenen Unternehmen erklären lassen.“
Immerhin geht es bei der ERP-Software um eine relativ große Investitionssumme. Für die komplette Einführung inklusive Personalschulung sollten Unternehmer pro Benutzer mit Kosten von 1000 bis 1500 Euro rechnen. Drei bis sechs Monate dauert die Einführungsphase im Regelfall. Zur Belohnung gibt es langfristige Arbeitserleichterungen. „Diese Investition amortisiert sich im Handwerk innerhalb von drei bis vier Jahren“, sagt Neubert.
(deg)
