Auf einen Blick:
- Entgegen der Bedenken des Betriebsinhabers ist die Umstellung auf das digitale Betriebsheft bei Eickhoff Metallbau reibungslos gelaufen.
- Die Berichte werden jetzt rascher verfasst, die Bearbeitungszeit verkürzt sich und das Warten hat ein Ende. Für Azubi und Ausbilder hat sich die Handhabung vereinfacht.
- Pluspunkt aus Sicht der Nutzer: Die Berichtsheft-App läuft auf allen digitalen Endgeräten und kann auch auf der Baustelle oder im Auto genutzt werden. Zudem ist die App leicht bedienbar und die Kosten gering.
Berichtshefte werden bei Eickhoff Metallbau in Hannover digital geführt. Prokuristin Gesa Eickhoff berichtet, warum niemand die analogen Berichtshefte vermisst und warum der Umstieg einfacher war als gedacht.
Strapazierte Nerven: Der Weg zur Wahl der passenden App
handwerk.com: Was war Ihr Antrieb, auf ein digitales Berichtsheft umzusteigen?
Gesa Eickhoff: Der wichtigste Grund war, dass wir die Azubis immer antreiben mussten: Wo ist der Bericht, wann wird er fertig? Das ständige Nachfragen hat einfach Zeit und Nerven gekostet. Das nächste Nadelöhr war dann der Schreibtisch des Ausbilders – auch da stand der Ordner zu lange. Es war im Arbeitsalltag zu wenig Zeit zum Lesen der seitenlangen Berichte. Folglich begann auch dort das Nachfragen und Warten.
Es musste sich etwas ändern – das war mir schon vor der Einführung der App klar. Dann habe ich noch die Vorbehalte meines Mannes ausgeräumt: Er meinte, die Azubis müssten mehr mit der Hand schreiben und dass ein digitales Berichtsheft das nicht fördern würde. Nachdem er der Einführung zugestimmt hat, ging alles recht schnell.
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Wie sind Sie bei der Auswahl der App vorgegangen?
Ich wollte von Anfang an eine App, die übersichtlich und einfach in der Handhabung ist. Nachdem ich mir einige Apps im Netz angeschaut und mich mit Kollegen ausgetauscht hatte, ist die Wahl auf „Azubiheft.de“ gefallen.
Wir nutzen die Basisvariante, eine Berichtsheft-App ohne Extras. In der Premium-Version wären noch Notenspiegel und –verwaltung, Einsatzplanung, Beurteilungsbögen und viele weitere Funktionen nutzbar. Da wir ein kleiner Betrieb mit wenigen Azubis sind, brauchen wir nur die Grundfunktionen. Deshalb fiel uns die Auswahl nicht schwer.
Vorteile des digitalen Berichtshefts
Wie lange hat die Einarbeitung gedauert?
Wenige Stunden. Die App ist selbsterklärend, der Umgang lässt sich durch Klicken und Probieren schnell erlernen. Bei uns sind bislang drei Nutzer angelegt: der Azubi, der Ausbilder und ich als Koordinatorin – wir alle hatten keine Probleme. Ich habe von Kollegen gehört, dass auch der Support des Herstellers schnell zur Stelle ist, wenn Betriebe Unterstützung brauchen.
Was sind die Vorteile gegenüber der analogen Version des Berichtshefts?
Es spart Zeit und Aufwand. Man kann die App auf verschiedenen Endgeräten nutzen: auf dem Smartphone, Tablet oder dem PC. Für den Azubi ist das praktisch, er kann auf der Baustelle Fotos machen und in die App laden, auf der Fahrt oder im Büro schreiben. Wir Chefs sind immer auf dem Laufenden und werden über fertige Berichte informiert. Und wir sehen beispielsweise in der Wochenübersicht, wenn etwas fehlt und können direkt nachfragen.
Wenn alles passt, geben wir das Ok, dann ist es erledigt. Das fördert die Motivation, das Berichtsheft regelmäßig zu führen. Zudem gibt es vor den Prüfungen keinen Schreib- oder Lesestau mehr. Durch die schnelle Reaktionszeit liegen pünktlich alle Informationen vor. Das war nicht immer so.
Mir gefällt außerdem, dass wir genau einstellen können, wer auf welchen Bereich Zugriff hat: wenn eine Person nur Leserechte haben soll und ein anderer die Berichte unterzeichnen muss – das kann ich alles einfach selbst definieren.
7 Tipps: So begrüßen Sie neue Kollegen im Team
Was kostet das digitale Berichtsheft?
In der Basis-Version kostet es uns 1 Euro pro Azubi im Monat. Ab August fangen bei uns drei neue Azubis an. Die Kosten sind daher überschaubar und es lohnt sich.
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