Ständig klingelt das Telefon, Mitarbeiter platzen in Kundengespräche hinein, Vertreter stehen plötzlich im Büro, ein völlig unbekannter Mensch bittet per E-Mail um ein Angebot ... Es gibt täglich 1000 Kleinigkeiten, die unsere Aufmerksamkeit fordern und uns von wichtigen Aufgaben ablenken.
Kein Wunder, dass wir dauernd so gestresst sind. Eigentlich müssten wir ständig "Nein" sagen oder "nicht jetzt".
Gefangen zwischen Stress und Unsicherheit?
Aber das wäre nicht nur unhöflich, sondern macht uns auch Angst: Vielleicht ist ausgerechnet diese Frage des Mitarbeiters ja wirklich wichtig. Oder jener Unbekannte könnte uns den Auftrag unseres Lebens bringen. Also sagen wir nicht "Nein", sondern nehmen uns Zeit.
Wie kommen Sie aus dieser Zwickmühle heraus?
- Indem Sie sich die ungestörten Freiräume verschaffen, die Sie für wichtige Aufgaben benötigen.
- Indem Sie unvermeidbare Unterbrechungen zeitlich klar begrenzen und nicht ausufern lassen.
Tipp 1: Die Uhr auf dem Tisch - so setzen Sie unerwarteten Besuchern Grenzen!
Ein Mitarbeiter oder ein Vertreter steht plötzlich in Ihrem Büro und Sie wollen nicht unhöflich sein? Dann hilft diese Methode:
- Sagen Sie Ihrem Gegenüber sofort, dass Sie genau fünf Minuten Zeit haben.
- Dann nehmen Sie Ihre Armbanduhr ab und legen Sie zwischen sich auf den Tisch.
Es ist beeindruckend, wie sehr Menschen sich diesem Zeitdiktat unterwerfen - zumindest dann, wenn sie etwas von einem wollen. Sie kommen dann unglaublich schnell zu Sache.
Vor ein paar Tagen habe ich noch eine andere Variante dieser Methode kennengelernt: beim Elternsprechtag in der Schule meines Sohns. Im Gespräch mit den Lehrern stand eine digitale Uhr auf dem Tisch, das Gespräch sollte 10 Minuten dauern. Und das hat tatsächlich funktioniert, nicht zuletzt, weil ich die ganze Zeit diese Uhr im Blick hatte.
Tipp:
Es ist wichtig, dass Ihr Gegenüber unbedingt selbst die Uhr im Blick hat! Dann funktioniert diese Methode am besten.
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Tipp 2: So bringen Sie störende Gespräche höflich zum Ende!
Nicht jedem Anrufer oder Besucher können Sie klipp und klar sagen, dass Sie nur 5 Minuten für ihn haben. Das geht einfach nicht, wenn Ihr bester Kunde anruft.
Doch Sie können diese Gespräche so steuern, dass die Störung nicht ausufert.
Erste Sätze: So warnen Sie freundlich vor!
Eröffnen Sie das Gespräch freundlich und lassen Sie im zweiten Satz einen kurzen Hinweis fallen.
Für störende Kunden: "Ich habe gleich einen Termin, aber ein paar Minuten habe ich noch. Oder wollen wir uns lieber für einen anderen Zeitpunkt verabreden?"
Für störende Mitarbeiter: "Ich muss diese Aufgabe dringend erledigen, aber ein paar Minuten habe ich noch ..."
Im Gespräch: So machen Sie freundlich Druck!
Verwenden Sie im Gespräch kurze Sätze. Ihr Gegenüber wird das als Signal wahrnehmen, und sich selbst kurzfassen.
Zum Schluss: So kommen Sie freundlich zum Ende!
Hier gibt es verschiedene Möglichkeiten, wie Sie das Gespräch freundlich, aber bestimmt beenden können:
- Bieten Sie Ihrem Gegenüber die Fortsetzung des Gesprächs zu einem späteren Zeitpunkt an. Wenn Sie tatsächlich Interesse an der Fortsetzung haben, vereinbaren Sie gleich einen konkreten Termin.
- Blicken Sie auf Ihre Uhr: "Es tut mir leid, es ist schon so spät, ich ..."
- Schlagen Sie eine Aktivität vor, die das Gespräch verkürzt. Das kann zum Beispiel ein Angebot sein: "Ich sende Ihnen gerne die Unterlagen, damit Sie sie in Ruhe durchsehen können. Dann können wir gezielter über diese Frage sprechen." Ebenso gut können Sie Ihren Gesprächspartner natürlich um Zusendung von Unterlagen bitten - das entlastet Sie zusätzlich.
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Tipp 3: So sagen Sie Nein, ohne jemanden vor den Kopf zu stoßen!
Natürlich wollen Sie auf potenzielle Kunden oder Mitarbeiter nicht unfreundlich wirken. Dennoch können Sie auch einmal Nein sagen, wenn es gerade nicht passt.
Es kommt nur darauf an, dass Sie Ihr Nein einfühlsam formulieren, zum Beispiel so:
"Darüber sollten wir (unbedingt) sprechen, doch passt es mir zeitlich im Moment gerade überhaupt nicht." Damit sind viele Anrufer zufrieden, denn Sie signalisieren damit, dass Sie durchaus Interesse an ihm haben, Ihnen nur gerade jetzt die Zeit fehlt.
"Dafür habe ich prinzipiell keine Zeit." Oder "Das mache ich prinzipiell nicht." Klingt hart, doch ist diese Absage so formuliert, dass Ihr Gegenüber sich nicht persönlich getroffen fühlen muss.
Damit könnten Sie allerdings hartnäckige Menschen zum Nachfragen provozieren. Dann sollten Sie darauf nicht böse oder ernst reagieren, sondern mit einem Lachen und einer Bemerkung wie "Schöner Versuch, aber Sie werden mich nicht erweichen."
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Tipp 4: So schotten Sie sich ohne schlechtes Gewissen gegen Störungen ab!
Wenn Sie eine Aufgabe vor sich haben, bei der Sie nicht gestört werden wollen, dann sollten Sie sich unbedingt dafür einen Zeitblock schaffen und ganz deutlich machen, dass Sie dabei nicht gestört werden wollen.
Kein Grund für ein schlechtes Gewissen!
Anspruchsvolle Arbeiten dauern viel länger, wenn sie dauernd unterbrochen werden. Untersuchungen zeigen, dass sich der Zeitaufwand dadurch oft verdoppelt!
Wenn Sie also für Kunden und Mitarbeiter präsent sein wollen, dann ist es umso wichtiger, sich manchmal abzuschotten: Denn wenn Sie ohne Störungen für eine Arbeit eine Stunde brauchen, mit Störungen jedoch zwei, dann haben Sie unter dem Strich eine Stunde mehr Zeit für Kunden und Mitarbeiter!
Die Lösung sieht also so aus: Schaffen Sie sich für wichtige Aufgaben Zeitblöcke. Das können einmalige Zeitblöcke für besondere Aufgaben sein. Oder regelmäßige Zeitblöcke für Aufgaben, die immer wiederkehren, zum Beispiel jeden Montag- und Mittwochnachmittag für die Büroarbeit.
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Tipp 5: Machen Sie Schluss mit den Alarmfunktionen Ihrer Software!
Ob Outlook oder die Apps auf Ihrem Smartphone: Diese Software hat viele Alarmfunktionen und Signale, die Sie auf Termine, E-Mails und andere Dinge hinweisen.
Doch diese Alarmfunktionen sind wie ein Schrei nach Aufmerksamkeit und führen ständig zu Unterbrechungen.
Tipp: Schalten Sie alle automatischen Erinnerungsfunktionen in Outlook und Apps aus. Das ist nur eine Frage der Voreinstellung. Aktivieren Sie die Erinnerungsfunktion nur noch gezielt für besondere Aufgaben und Termine.
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Tipp 6: Lassen Sie sich nie wieder von E-Mails stören!
Noch so eine Software, die ständig unsere Aufmerksamkeit fordert: E-Mails! Den ganzen Tag trudeln E-Mails ein. Und weil wir alle gelernt haben, dass Menschen nicht gerne auf eine Antwort warten, schauen wir ständig in unser Postfach oder auf unser Smartphone, um neue Nachrichten zu checken.
Die Folgen sind verheerend: Kurz lesen, wie wichtig es ist. Kurz darüber nachdenken. Kurz antworten - oder auf später verschieben und dann antworten ... Das alles frisst unheimlich viel Zeit.
Dabei würde es völlig genügen, wenn Sie zwei- bis dreimal täglich Ihre E-Mails sichten und dann konsequent beantworten.
Tipps:
- Deaktivieren Sie die E-Mail-Benachrichtigungen in Ihrem E-Mail-Programm und auf Ihrem Smartphone.
- Für besonders hartnäckige Fälle: Deaktivieren Sie auch gleich die Funktion, die E-Mails automatisch vom Ihrem Server oder Provider lädt.
- Legen Sie Zeiten fest, zu denen Sie täglich Ihre E-Mails bearbeiten und rufen Sie dann gezielt die E-Mails ab. Legen Sie nicht nur den Zeitpunkt fest, sondern auch die Dauer, wie lange Sie E-Mails maximal bearbeiten werden.
- Gute Zeiten dafür sind zum Beispiel: 1x Vormittags, 1x vor dem Mittagessen, 1x eine halbe Stunde, bevor Sie abends das Büro verlassen.
Tipp 7: Weniger Störungen durch sofortige Erledigung
Wussten Sie, dass Störungen meistens weitere Störungen nach sich ziehen?
Das liegt daran, dass uns Störungen häufig dazu veranlassen, andere Aufgaben aufzuschieben. Doch wenn wir Aufgaben aufschieben, deren Erledigung für andere wichtig ist, dann fragen die Betroffenen irgendwann nach - garantiert zu einem Zeitpunkt, zu dem wir an einer anderen Aufgabe sitzen.
Tipp: Erledigen Sie zeitlich überschaubare Aufgaben sofort. Führen Sie für sich eine eigene Regel ein, zum Beispiel "Was mich höchstens 2 Minuten kostet, erledige ich immer sofort."
Das erspart Ihnen nicht nur Störungen, sondern auch die Zeit, solche Aufgaben später noch einmal in die Hand zu nehmen, sich irgendwo eine Erinnerung dafür zu schreiben usw.
Weitere Infos dem den Themen "Stress" und "Zeitkiller":
(jw)
