Auf einen Blick:
- Wenn Sie Kunden oder potenzielle Kunden über Produkte und Dienstleistungen informieren möchten, müssen Sie vorsichtig sein. Rechtlich gibt es Einiges zu beachten.
- Für das Senden von Werbebriefen dürfen einige Daten unter bestimmten Voraussetzungen verwendet werden. Name, Titel und Anschrift gehören dazu - Email-Adresse und Telefonnumer sind nicht erlaubt.
- An Adressen, die beispielsweise in Verzeichnissen oder Telefonbüchern frei zugänglich sind, dürfen Sie auch Werbebriefe senden.
- Wichtig: Weisen Sie den Empfänger in jedem Werbebrief auf sein Widerspruchsrecht bezüglich der personenbezogenen Daten hin!
Kunden über neue Angebote, Produkte und Leistungen zu informieren, ist wichtig. Doch auf welchem Weg machen Sie das am besten? Per E-Mail, telefonisch oder mit einem Werbebrief?
Für Meike Wizorreck ist das Mittel der Wahl der Brief, "weil er persönlicher wirkt als eine E-Mail", sagt die Chefin der Nienburger Firma "Wizorreck – Straßenbau – Tiefbau". Außerdem könne sie einem Brief einen Flyer beilegen.
Werbebriefe beim Datenschutz im leichten Vorteil
Doch adressierte Werbebriefe haben noch einen anderen Pluspunkt: Eigentlich dürfen Werbetreibende personenbezogene Daten nicht ohne Einwilligung der Betroffenen für Direktmarketing nutzen.
Doch für Werbebriefe dürfen Werbetreibende einige Daten unter bestimmten Voraussetzungen doch verwenden: Zu diesen sogenannten Listendaten gehören Name, Titel, Anschrift, Geburtsjahr und die Berufs-, Branchen- und Geschäftsbezeichnung, nicht aber E-Mail-Adresse, Fax- und Telefonnummer.
Wann Sie Daten ohne Einwilligung nutzen dürfen
Durch eine Novelle des Bundesdatenschutzgesetzes ist die adressierte Briefwerbung ohne eine ausdrückliche vorherige Einwilligung der Empfänger grundsätzlich nur unter den folgenden Voraussetzungen erlaubt:
1. Werbung für Bestandskunden
Bei Bestandskunden, mit denen bereits eine Vertragsbeziehung besteht oder bestand, dürfen Unternehmen Listendaten verwenden, ohne zuvor eine ausdrückliche Erlaubnis einzuholen – allerdings nur unter einer Bedingung: "Das Unternehmen muss seine Kunden bereits bei Vertragsschluss darüber informieren, dass es personenbezogene Daten zur werblichen Ansprache nutzen möchte, und sie außerdem auf ihr Widerspruchsrecht hinweisen", erläutert der Rechtsanwalt Bernhard von Sonnleithner von der Kanzlei Noerr LLP, zu dessen Spezialgebieten das Datenschutzrecht gehört.
2. Werbebriefe an allgemein zugängliche Adressen
Zulässig ist auch, Werbung an Adressen zu versenden, die in allgemein zugänglichen Verzeichnissen wie Telefonbüchern oder Online-Adressverzeichnissen stehen.
Auf Websites von bestimmten Personen zu gehen, um dort die Adressen aus dem Impressum zu übernehmen, ist von Sonnleithner zufolge nicht erlaubt – es sei denn, dass eine der nachfolgend genannten Ausnahmeregelungen greift.
3. Werbebriefe an Geschäftskunden
Im Business-to-Business-Bereich, also bei Geschäftskunden, müssen die Unternehmen ebenfalls keine Einwilligung einholen, wenn sie einige Spielregeln beachten. Dazu der Datenschutzexperte von Sonnleithner: "Die adressierte Briefwerbung muss sich auf die berufliche Tätigkeit des Betroffenen beziehen und darf nur an dessen Geschäftsadresse versandt werden."
4. Gekaufte oder geliehene Kontaktdaten
Unter engen Voraussetzungen sind Unternehmen auch dazu berechtigt, mit Listendaten zu werben, die andere Unternehmen ihnen zur Verfügung gestellt haben – sei es nun gegen Entgelt (Adresshändler) oder kostenlos, weil die Betriebe miteinander kooperieren. "Hier sind jedoch strenge Voraussetzungen zu beachten", betont von Sonnleithner. "Der Versender muss die angeschriebenen Personen zum Beispiel darüber informieren, aus welcher Quelle er die Daten erhalten hat.“
5. Widerrufsrecht wahren!
Der Empfänger adressierter Briefwerbung hat das Recht, der Nutzung seiner personenbezogenen Daten zu Werbezwecken jederzeit zu widersprechen. Das werbende Unternehmen muss den Empfänger in jedem Werbebrief ausdrücklich auf dieses Widerspruchsrecht hinweisen.
Zu beachten ist zudem, dass die Nutzung von Listendaten zur werblichen Ansprache nur zulässig ist, soweit schutzwürdige Interessen der Betroffenen dem nicht entgegenstehen. "Handwerksbetriebe sollten sich bereits bei der Planung von Werbekampagnen anwaltlich beraten lassen, da es in der Praxis auf eine saubere Umsetzung der komplexen gesetzlichen Anforderungen ankommt", rät von Sonnleithner.
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