Von einer Abmahnung kann nur dann gesprochen werden, wenn ein Arbeitgeber in einer für den Arbeitnehmer erkennbaren Art und Weise seine Beanstandungen vorbringt. Der Arbeitgeber muss damit deutlich den Hinweis verbinden, dass im Wiederholungsfall der Inhalt oder der Bestand des Arbeitsverhältnisses gefährdet wären. Sinn und Zweck einer Abmahnung besteht mithin darin, dem Arbeitnehmer seinen Vertragsverstoß vor Augen zu führen (Dokumentations und Hinweisfunktion) und ihm gleichzeitig aufzuzeigen, dass er im Wiederholungsfall mit arbeitsrechtlichen Konsequenzen, insbesondere mit der Beendigung des Arbeitsverhältnisses, rechnen muss (Warnfunktion).
Formale Anforderungen
Nach der Feststellung eines abmahnungsrelevanten Pflichtenverstoßes sollten bei der Abfassung eines Abmahnungsschreibens folgende formale Anforderungen beachtet werden:
Inhalt:
Der häufigste Fehler einer Abmahnung besteht in der unpräzisen Angabe des abmahnungsrelevanten Sachverhalts und damit einhergehend in der Aufnahme lediglich pauschaler Rügen, zum Beispiel schlechte Arbeitsleistung, nicht hinnehmbares Verhalten, Störung des Vertrauens oder Unzuverlässigkeit. Im Hinblick auf die Hinweis- und Warnfunktion einer Abmahnung bedarf es aber der möglichst genauen Beschreibung des Sachverhaltes, der den Gegenstand der Abmahnung bildet. Denn nur dann kann auch der Arbeitnehmer klar erkennen, was an seinem Verhalten beanstandet wird und nur dann weiß er, was er in Zukunft besser unterlassen bzw. verbessern sollte. Eine wirksame Abmahnung muss daher folgende vier Punkte enthalten:
Konkrete Schilderung des abmahnungsrelevanten Sachverhaltes, das heißt, des Fehlverhaltens, möglichst präzise unter Angabe von Datum, Uhrzeit und so weiter,
Wertung dieses bestimmten Verhaltens als arbeitsvertragliche Pflichtverletzung und Rüge der begangenen Pflichtverletzung,
eindringliche Aufforderung zu künftigem vertragsgetreuem Verhalten,
unmissverständliche Warnung, dass im Wiederholungsfalle mit weitergehenden arbeitsrechtlichen Konsequenzen gerechnet werden muss.
Abmahnungsberechtigt ist jeder, der dem betroffenen Arbeitnehmer gegenüber weisungsbefugt ist, zum Beispiel ein Vorgesetzter. Es hat sich jedoch bewährt, zur Vermeidung von formellen Fehlern die Abmahnungen von einer zentralen Stelle aus in Abstimmung mit dem Vorgesetzten vornehmen zu lassen, zum Beispiel durch die Personalleitung.
Form:
Soweit keine einzelvertraglichen oder kollektivrechtlichen Vorgaben bestehen, ist für den Ausspruch einer Abmahnung keine Schriftform vorgeschrieben. Dennoch empfiehlt es sich dringend,
aus Gründen der Beweissicherung insbesondere mit Blick für ein etwaiges Kündigungsschutzverfahren schriftlich abzumahnen,
die Abmahnung auch ausdrücklich als solche zu bezeichnen
und sich vom Arbeitnehmer den Zugang der Abmahnung schriftlich bestätigen zu lassen.
Bestenfalls lässt man sich vom Arbeitnehmer noch bestätigen, dass er gegen den Inhalt der Abmahnung in tatsächlicher Hinsicht keine Einwendungen hat.
Zeitraum:
Der Ausspruch einer Abmahnung ist an keine Frist gebunden. Es ist jedoch ratsam, eine Abmahnung möglichst zeitnah nach dem Fehlverhalten des betreffenden Arbeitnehmers auszusprechen:
zur möglichst exakten Dokumentation des Fehlverhaltens ,
vor dem Hintergrund, dass eine Abmahnung erst mit der tatsächlichen Kenntnis beim Arbeitnehmer Wirkung entfalten kann,
bei langem Warten könnten in dieser Zeit weitere gleichartige Pflichtverletzungen begangen werden.
Mehrere Pflichtwidrigkeiten
Bei mehreren Pflichtwidrigkeiten sollte für jede Pflichtwidrigkeit eine gesonderte Abmahnung ausgesprochen werden. Werden nämlich beide Fehlverhalten in einer sogenannten Sammelabmahnung zusammengefasst, so entfaltet eine derartige Sammelabmahnung dann keine Wirkung mehr, wenn auch nur einer der darin enthaltenen Vorwürfe unberechtigt war. Es empfiehlt sich daher für jede Pflichtwidrigkeit beziehungsweise für jeden abmahnungsrelevanten Sachverhalt ein gesondertes Abmahnungsschreiben anzufertigen.
Rechtsanwalt Carsten Brachmann
Kanzlei BBG Beiten Burkhardt Goerdeler, Berlin
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