Check-Liste: Beraterauswahl und Projektrealisation
Aufgabenstellung und Zielsetzung der Beratung definieren
Beratungsaufgabe?
Auf welchen Unternehmensbereich und/oder auf welchen Funktionsbereich soll sich die Beratung beziehen? Geht es beispielsweise um eine bestimmte Produktgruppe oder einen Unternehmensteil, um Marketing, Beschaffung, oder Personalführung?
Welches Ziel soll die Beratung haben?
Zum Beispiel Kosteneinsparung, Kapazitätserhöhung, Marktanteil erhöhen. Es ist auch möglich, dass sich die Beratung auf die Unternehmensstrategie insgesamt bezieht.
In welchem Fachbereich sollte der Unternehmensberater seinen Schwerpunkt haben?
Mit diesen Kriterien lassen sich infrage kommende Beratungsfirmen zusammenstellen, etwa durch die Suche in der BDU-Beraterdatenbank.
Auswahl von zwei bis drei Unternehmensberatungen, die von Beratungsschwerpunkt und Größenordnung geeignet sind.
Kontaktaufnahme und Führung eines Vorgesprächs mit den oben ausgewählten Beratern
Hierbei sollen die Aufgabenstellung und der Projektablauf besprochen werden.
Abgabe eines detaillierten Angebots durch die Unternehmensberatungen mit dem Inhalt
Aufgabenstellung
Vorgehensweise
Beratungsmethode
Beratungsdurchführung (Projektteam)
geplanter Zeitaufwand und Honorarhöhe
Nebenkosten (Reisespesen etc.)
Zahlungsbedingungen
Beginn der Beratung
Regelung zur vorzeitigen Beendigung
Referenzprojekte
Auswahl des geeignetsten Anbieters
Kriterien:
Plausibilität der Vorgehensweise
persönlicher Eindruck des Projektteams
Referenzprojekte (wo möglich)
Gesamtpreis
Abschluss eines Beratungsvertrages
Während des Projektes regelmäßige Gespräche und Darstellung des Projektfortschritts
Einbeziehung der betroffenen Führungskräfte und Mitarbeiter und des Betriebsrates
Wieviele Angebote einholen?
Lassen Sie sich von verschiedenen Beratungsunternehmen allgemeines Informationsmaterial zusenden, und ziehen Sie dann maximal drei in die engere Wahl. Vereinbaren Sie einen Gesprächstermin. Da Unternehmensberatung ein komplexes Thema ist, lassen sich die Eckpunkte, die der Berater zur Ausarbeitung seines Angebotes braucht, besser in einem persönlichen Gespräch herausstellen.
Die schriftliche Aufforderung zur Angebotsabgabe bedingt meist zahlreiche telefonische Rückfragen. Bei diesem kostenlosen Vorgespräch sollten Sie folgendes über den Berater und sein Unternehmen in Erfahrung bringen:
Unternehmensstruktur mit Gründungsjahr und Größe (Umsatz, Personal)
Unternehmensphilosophie
Beratungsgebiete mit angebotenen Leistungen
Erfahrungen in bestimmten Branchen und Tätigkeitsbereichen
Nachprüfbare Referenzen, bei denen eine vergleichbare Problemstellung bereits bewältigt wurde. (Vorgefertigte Referenzschreiben oder allgemeine Referenzlisten sollten Sie nicht akzeptieren. Es empfiehlt sich, von den Referenzen Gebrauch zu machen und mindestens zwei auch durch telefonische Rücksprache persönlich zu prüfen)
Qualifikation der Mitarbeiter, besonders derjenigen, die im Projekt eingesetzt werden sollen
regionale Präsenz (Niederlassungen)
In dem Gespräch sollte natürlich das Projekt selbst ausführlich behandelt werden. Wie will der Berater vorgehen? In wieviel Phasen sollte das Projekt sinnvoll aufgeteilt werden? Meist wird auch eine Betriebsbesichtigung notwendig sein, damit der Berater sich ein Bild von Ihrem Unternehmen machen kann.
Nach den Vorbesprechungen werden Ihnen die Unternehmensberatungen schriftliche Angebote übermitteln oder, je nach Komplexität des Projekts, die Angebote persönlich präsentieren und erörtern. Bei diesen Angebotspräsentationen sollten bereits die Führungskräfte anwesend sein, die später in das Projekt einbezogen werden.
Folgende Anhaltspunkte sollten Sie bei der endgültigen Entscheidung berücksichtigen:
Erfahrungsschatz des Beratungsunternehmens
Qualität der überprüfbaren Referenzen
Branchenspezifische und -übergreifende Kenntnisse
Fachliche Qualifikation der Berater
Persönliche Überzeugungskraft der Berater
Sympathie und Vertrauensbildung zu dem vorgesehenen Projektteam
Problemverständnis der Berater
Fundiertes und sachgerechtes Angebot
Terminplanung (Detaillierung, Abschätzung des Zeitrahmens)
Vorschläge zur Projektorganisation (Teambildung)
Honorarbildung und Nebenkosten
Zahlungstermine
Preis-Leistungs-Verhältnis
Anerkennung von Qualitätsstandards z.B. durch Mitgliedschaft im BDU e.V.
Das Wichtigste ist letztendlich, dass die "Chemie" stimmt. Sie müssen dem Berater Vertrauen schenken können, mit ihm gut auskommen. Der beste Experte nützt Ihnen nichts, wenn er Ihnen unsympathisch ist und Sie den Eindruck haben, dass er mehr danach strebt, sich selbst in seinem Werk zu verwirklichen, als Ihnen zu dienen.
Verträge mit Beratern - Was sollte geregelt werden?
Der kompetente und seriöse Berater ist gewöhnlich zu einem kostenlosen Vorgespräch bereit. Wichtig ist, dass er den Klienten zu Wort kommen lässt, zuhört und Vorschläge zum Projektablauf macht. Der Auftraggeber definiert die Aufgabenstellung und die Zielsetzung der Beratung. In Fällen, bei denen die Aufgabenstellung und Zielsetzung der Beratung nicht sofort definiert werden kann, wird der Berater in einer kurzen Analyse (3-5 Tagewerke) den Beratungsbedarf feststellen und in einem gemeinsamen Workshop mit dem Auftraggeber Aufgaben und Zielsetzung der Beratung definieren. Nach einer kurzen Frist gibt der Unternehmensberater ein klares Angebot mit mindestens folgenden Inhalten ab:
Aufgabenstellung (Ziel der Beratung)
Vorgehensweise
Beratungsmethode
Beratungsdurchführung (Projektteam)
Abstimmungs- und Entscheidungsinstanzen
Geplanter Zeitaufwand und Honorarhöhe
Nebenkosten
Zahlungsbedingungen
Beginn der Beratung/Zeitdauer
Regelung zur vorzeitigen Beendigung
Sie sollten auf der Grundlage des Angebotes den Auftrag schriftlich erteilen. Die meisten Streitigkeiten zwischen Berater und Klient beziehen sich darauf, dass der Kunde eine andere als die geleistete Arbeit erwartet hat. Deshalb sollten Sie ganz besonderen Wert darauf legen, dass die Formulierung von Aufgabenstellung und Vorgehensweise exakt ist und Ihren Vorstellungen entspricht. Änderungen der vertraglichen Regelungen, insbesondere der Aufgabenstellung, die sich vielleicht während der Projektlaufzeit ergeben, sollten durch Besprechungsprotokolle dokumentiert und von beiden Vertragsparteien unterzeichnet werden
