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Mit Tablet-PC und Smartphone zum Kunden

In 3 Schritten zum mobilen Büro

Sie wollen Zeit und Wege sparen und Ihre Mitarbeiter besser im Blick haben? Dann könnte das mobile Büro mit Tablet-PC und Smartphone die richtige Lösung sein. Wer dabei keinen Reinfall erleben möchte, sollte in drei Schritten vorgehen.

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Foto: MEV

von Astrid Funck

Wer seine Monteure mit Tablet-PCs oder Smartphones ausrüstet, spart Zeit und hat mehr Überblick. Wie zum Beispiel Bodo Ahlers.

Früher kamen die Mitarbeiter der Firma "Bodo Ahlers Kälte- amp; Klimatechnik" in Wiefelstede bei Oldenburg zwischendurch immer wieder in den Betrieb, um sich ihre Auftragszettel abzuholen.

Keine unnötigen Wege und Rechnung sofort
Heute greifen sie einfach zum Tablet-PC, rufen ihre Arbeitsaufträge ab und fahren zum nächsten Kunden. Vor Ort können sie dann die Kunden- und Gerätedaten sowie die Ersatzteilangaben aus dem System ziehen und direkt in den Auftrag übernehmen. Der Kunde unterschreibt auf dem Gerätedisplay, und der Monteur sendet die Daten an die Büroleute, die daraus eine Rechnung machen. "Auf diese Weise können wir die Rechnung noch am selben Tag herausschicken", sagt Bodo Ahlers.

Die größte Hürde auf dem Weg zum "mobilen Büro" bestand für ihn darin, eine passende Softwarelösung zu finden.

Nächste Seite: So finden Sie die richtige Lösung für Ihren Betrieb!

Schritt 1: Bedürfnisse herausarbeiten

Manfred Hein von der Handwerkskammer Osnabrück-Emsland rät den Betrieben dazu, zunächst die Arbeitsabläufe durchzuspielen und sich genau zu überlegen, welche Funktionen die Software erfüllen soll.

Die Betriebsberater der Kammern wie auch die regionalen Kompetenzzentren des Netzwerks elektronischer Geschäftsverkehr (www.ec-net.de) helfen bei der Erstellung eines Anforderungskataloges. Mögliche Anwendungsfelder für mobile Systeme sind die Auftrags-, Zeit- und Aufmaßdatenerfassung, die Fahrzeugortung und Routenplanung, Bezahlsysteme und vieles mehr.

Wichtige Einsatzfelder mobiler Anwendungen

  • Auftragsabwicklung: Mittels Smartphone, Tablet-PC amp; Co erstellen die Monteure vor Ort ihre Arbeitsnachweise, lassen sie vom Kunden unterschreiben und leiten sie in die Firmenzentrale weiter. Die Rechnung kann sofort ausgedruckt und versandt werden. Einige Systeme ermöglichen auch den Rechnungsdruck und die Zahlungsabwicklung direkt beim Kunden.
  • Mobile Zeiterfassung: Die Monteure "stempeln" sich bei Arbeitsbeginn am mobilen Gerät ein und zum Arbeitsende wieder aus. Die Daten werden digital an die Unternehmenssoftware übermittelt und für die Lohn- und Gehaltsabrechnung ausgewertet. Auch die Zeiten für einzelne Arbeitsgänge oder Projektschritte lassen sich so erfassen und für das laufende Controlling und die Nachkalkulation nutzen.
  • Mobiles Aufmaß: Digitale Lasermessgeräte ersetzen hier Zollstock und Maßband. Der Handwerker stellt eine Verbindung zwischen mobilem Endgerät und Messgerät her und ermittelt die Werte. Die Daten fließen dann in die Angebotsberechnung und das Controlling ein.
  • Fahrzeugsteuerung: Wo befinden sich die Servicefahrzeuge gerade? Und wer erreicht am schnellsten den Einsatzort? Über eine ins Fahrzeug eingebaute sogenannte "Blackbox" mit GPS-Sender lässt sich das jederzeit feststellen. Die Fahrten werden aufgezeichnet und in einem digitalen Fahrtenbuch dokumentiert. Die Betriebe können so ihre Routenplanung optimieren. Dadurch sind sie gerade in Notfällen schneller vor Ort und können den Kunden genauer sagen, wann der Monteur eintreffen wird.
Nächste Seite: So finden Sie die passende SoftwareSchritt 2: Die passende Software finden

Wer bereits über eine Branchensoftware verfügt, sollte erst einmal prüfen, ob der Hersteller auch eine Lösung für den mobilen Einsatz anbietet.

Bei einer ganz neuen Software ist unbedingt darauf zu achten, dass sie mit bestehenden Programmen harmoniert, dass also Schnittstellen zum Datenaustausch vorhanden sind. So musste Bodo Ahlers zum Beispiel feststellen, dass die erste von ihm angeschaffte Software nicht mit seinem Buchhaltungsprogramm kompatibel war – ein Problem, das sich auch nicht ohne Weiteres lösen ließ.

Um sich einen Überblick zu verschaffen, könnten sich Unternehmer beispielsweise auf Messen oder bei befreundeten Betrieben umschauen, sagt Norbert Speier vom Münsterländer Kompetenzzentrum für den elektronischen Geschäftsverkehr, das bei der Handwerkskammer Münster angesiedelt ist.

Speier darf keine Empfehlungen für konkrete Softwareprodukte abgeben, kann die Ratsuchenden aber bei der Entscheidungsfindung begleiten und auf Marktübersichten hinweisen. Der Mobile-Business-Experte empfiehlt den Unternehmen, zwei oder drei Systeme in die engere Wahl zu nehmen und dann über ein oder zwei Monate zu testen.

Nächste Seite: So finden Sie die passenden Endgeräte!

Schritt 3: Mobile Endgeräte auswählen

Für einen solchen Test sind jedoch mobile Endgeräte erforderlich: Notebooks, die kleineren Netbooks, Smartphones, Tablet-PCs oder Spezialgeräte, die zum Beispiel für die Zeiterfassung oder die Zahlungsabwicklung gedacht sind.

Die Kommunikation mit den Computern im Betrieb erfolgt über eine schnelle Internetverbindung. Auf dem mobilen Gerät wird dafür eine spezielle Applikation (App) der im Unternehmen eingesetzten Branchensoftware installiert.

Bodo Ahlers hat sich für Tablet-PCs von Toshiba entschieden, das iPad von Apple schien ihm nicht robust genug für den Arbeitseinsatz zu sein. "Zu beachten ist, dass diese Geräte genauso gesichert sein müssen wie die Computer im Betrieb", betont Berater Norbert Speier.

Weitere Infos zum Thema:

  • Lesetipp: Leitfaden "Mit Hammer, Säge und Smartphone. Mobiles Arbeiten im Handwerk". Kostenloser Download unter www.ec-net.de (Menüpunkt Bibliothek)
  • Auf Nummer sicher gehen: Tipps zum geschützten mobilen Arbeiten finden sich unter www.kmu-sicherheit.de.
(afu)
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