Auf einen Blick:
- Eine Routine ist nichts anderes als ein gut geübter Arbeitsprozess. Das heißt aber nicht, dass er gut durchdacht ist.
- In der Routinefalle sitzen Sie, wenn sich schlechte Routinen in Ihrem Betrieb häufen und jeder seine eigenen Methoden entwickelt hat. Die Fehler und der Zeitverlust, die daraus entstehen, kosten Sie Geld und Fachkräfte.
- Spüren Sie schlechte Routinen auf, indem Sie auf Fehlersuche gehen. Beziehen Sie Ihr Team mit ein.
- Der Weg aus der Routinefalle führt über neue, durchdachte Routinen. Das ist einfacher als eine alte zu verbessern.
Wann ist Routine ein Problem?
Ist nicht eigentlich alles in Ordnung, wenn ich alles mache wie immer? „Jein“, meint Alexander Thieme, Gründer und Geschäftsführer der A&M Unternehmerberatung. „Es gibt natürlich gute Routinen, also gut durchdachte Arbeitsprozesse.“
Im Handwerk allerdings findet Thieme, der sich mit seiner Agentur auf die Beratung von Handwerksbetrieben spezialisiert hat, auch oft das Gegenteil: „Es gibt oft gar keine Betriebsroutine.“ Stattdessen entwickle jeder Mitarbeitende seine eigenen Routinen, die dann in der Gesamtheit mehr oder weniger gut funktionieren. Aber aus der Gewohnheit heraus werde das nicht hinterfragt, sondern akzeptiert.
Das hat Auswirkungen auf die Profitabilität des Betriebs, so Thieme: „Schlechte Routinen kosten Sie bares Geld, weil sie vermeidbare Fehler verursachen und effektives Arbeiten verhindern.“ Gute Fachkräfte zu halten werde ebenfalls schwer.
Morgenroutine hilft Ihnen und Ihrem Betrieb
Woran erkenne ich, dass ich in der Routinefalle sitze?
Eine schlechte Routine ist nicht leicht aufzuspüren. „Es ist wie ein Sprachtick, den man sich angewöhnt hat – oft merkt man es gar nicht selbst“, sagt der Berater. Er rät deshalb, Symptome zu finden: „Eine schlechte Routine zeigt sich daran, dass immer wieder die gleichen Fehler passieren oder es an den gleichen Stellen hakt“, berichtet Thieme.
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Schritt 1: Fehler im System finden
Machen Sie sich auf Fehlersuche. An welchem Punkt gibt es immer wieder Zeitverzögerungen oder Ärger mit Kunden? Wo entstehen hohe Kosten, zum Beispiel durch zu viel bestelltes oder falsches Material?
Tipp des Beraters: Das Team miteinzubeziehen, kann nicht schaden! Mancher Fehler im System werde von Mitarbeitenden ausgeglichen, die darüber gar keine großen Worte verlieren.
Schritt 2: Die falsche Routine nicht mehr akzeptieren
„Es beginnt immer beim Inhaber“, sagt Thieme. „Sagen Sie sich ganz klar: Ich akzeptiere die schlechte Routine und die resultierenden Fehler nicht mehr.“ Ohne diese feste Überzeugung lasse sich der Weg zu einer besseren Option nicht durchhalten.
Schritt 3: Die falsche Routine aufdröseln
Jetzt geht es an die Ursachenforschung. „Dröseln Sie Ihre Prozesse auf, um die falsche Routine zu finden“, sagt der Berater und nennt ein Beispiel: In Ihrem Betrieb wird eine Baustelle abschließend fotografiert, um das Ergebnis zu dokumentieren. Doch Sie bekommen häufig unbrauchbare Bilder. Es muss also jemand nochmal auf die Baustelle fahren oder Sie müssen ohne das Foto auskommen.
„Ihre Mitarbeitenden sind nicht gut genug informiert“, benennt Thieme die mögliche Ursache. Der Fehler liege darin, dass es keine klaren Kriterien für das Aufnehmen der Fotos gibt oder Sie sie nicht kommuniziert haben. Jeder Mitarbeitende bringt also nur eigene Ideen und Kompetenzen ein. Daraus entwickelt sich eine eigene Routine – und die passt dann zufällig zu Ihren Vorstellungen oder eben nicht.
Schritt 4: Eine Gegenroutine entwickeln
Jetzt können Sie in die Offensive gehen. „Entwickeln Sie eine Gegenroutine“, rat Thieme. „Das ist einfacher, als eine bestehende Routine zu verbessern.“
Konkret bedeute dies, nicht jetzt jedem Mitarbeitenden zu erklären, wie Baustellenfotos aufgenommen werden sollen und sonst nichts zu ändern. „Einfacher ist es, den gesamten Prozess zu verändern, zum Beispiel die Baustellendokumentation zu digitalisieren. Das Aufnehmen des Fotos ist dann ein Teil dieser neuen Routine“, so Thieme.
Schritt 5: Durchhalten und zwischenzeitliche Rückfälle akzeptieren
Damit sich eine neue Routine im Betrieb auch umsetzen lässt, dürfen Sie sich und Ihr Team nicht überfordern. „Rechnen Sie damit, dass die Dinge erstmal nicht klappen und ein Rückfall in alte Routinen vorkommen wird“, betont der Berater.
Machen Sie für sich klar, dass Sie nicht perfekt sind und Fehler passieren dürfen. „Das gleiche muss für Ihre Mitarbeitenden gelten“, so Thieme. „Erklären Sie deutlich, dass Sie mit Problemen rechnen und jeder mit Fragen zu Ihnen kommen kann.“ Wer sich überfordert und allein gelassen fühle, lehne Veränderungen schnell komplett ab. „Eine positive Fehlerkultur ist bei Veränderungsprozessen besonders wichtig.“
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