Das eigentliche Problem an dem größer werdenden Stapel ist, dass er Ihre tägliche Arbeit blockiert. „Die innere Belastung steigt, Sie schaffen insgesamt weniger“, sagt Johanne Boekhoff, Expertin für Büroeffizienz aus Oldenburg.
Sie müssen sich also Zeit nehmen, den Stapel durchzuarbeiten. Tun Sie das nicht, gehen Ihnen vielleicht wichtige Termine oder gar Aufträge verloren.
1. Ungestört? Nur am Wochenende
Den richtigen Zeitpunkt zum Abarbeiten von Arbeitsrückständen gibt es im Laufe der Woche eigentlich nie, weiß Boekhoff. Früh morgens oder spät abends? Fehlanzeige: Denn das stört Ihren gewohnten Ablauf im Betrieb.
Die einzig wahre Alternative ist das Wochenende. Da stört Sie wirklich niemand. Tipp: Es muss ja nicht das ganze Wochenende sein, ein paar Stunden tun es möglicherweise auch schon.
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Stapel durchsehen und Prioritäten vergeben
Wann immer Sie den Stapel auf dem Schreibtisch sehen, haben Sie ein schlechtes Gewissen. Erleichtern Sie sich, indem Sie sich Zeit für unerledigte Papiere nehmen.
Dabei gehen Sie am besten in vier Schritten vor, empfiehlt Johanne Boekhoff.
a. Papiere sortieren
Nehmen Sie sich den oder die Stapel vor und sortieren Sie beispielsweise nach wichtig / unwichtig, kleine oder große Kunden, Eingangsdatum etc. Wichtig: Sortieren Sie wirklich alle Unterlagen und arbeiten Sie den Stapel nicht nur von oben ab, bis Sie keine Lust mehr haben. Auch weiter unten können wichtige Dokumente lauern!
b. Auf Terminierung achten
Schauen Sie genau, welche Unterlagen an einen Termin gekoppelt sind. Ordnen Sie diese Aufgaben nach dem Datum und legen Sie die Termine am besten gleich in Ihrem digitalen Kalender an, damit nichts davon untergeht.
c. Prioritäten vergeben
Hat sich wirklich viel Arbeit angehäuft, vergeben Sie Prioritäten, was wann abzuarbeiten ist. Denn nicht alle wichtigen Dinge sind auch dringend und nicht alles, was drängt, ist auch wichtig. Gehen Sie am besten so vor:
- Alles was Sie in weniger als fünf Minuten erledigen können, machen Sie sofort.
- Aufgaben, die in den nächsten Tagen anstehen, planen Sie in Ihr Tagesgeschäft ein
- Termine, die noch in weiterer Ferne liegen, lassen Sie ebenfalls nicht unbeachtet. Auch Monate im Voraus sollten Sie Termine und Aufgaben fest einplanen.
Legen Sie beim Durchsehen fest, bis wann Sie welche Punkte abgearbeitet haben wollen. Das erleichtert später die tägliche Arbeit, weil Sie wissen, zu welchen Terminen Sie neue Aufträge annehmen können.
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Fehler gemacht? Offen damit umgehen!
Vielleicht sind Sie in der Vergangenheit gut damit klargekommen, angehäufte Arbeit einfach in der Schublade oder im Schrank verschwinden zu lassen. Doch Vorsicht: Das ist Augenwischerei – denn die Arbeit macht sich nicht von alleine!
Ausnahme: Liegt ein Stapel schon mehr als drei Monate unangetastet herum und Sie sind sicher, dass keine wichtigen Termine oder Aufträge darin schlummern, können Sie ihn getrost in den Keller verbannen. Wenn Sie diesen Stapel nach einem Jahr nicht angefasst haben, können Sie ihn einfach vernichten.
2. Termine verstrichen – was nun?
Entdecken Sie in einem der Stapel eine Terminsache, die schon nicht mehr aktuell ist, sollten Sie in die Offensive gehen.
Auch wenn sich der Kunde nicht gemeldet hat, weil Sie nicht erschienen sind, rufen Sie ihn an und entschuldigen Sie sich. Wenn Sie sich gar nicht bei ihm melden, wird er auch nie wieder auf Sie zukommen. Machen Sie also Ihre Schwäche zur Stärke und zeigen Sie Rückgrat. Denn: Unzuverlässigkeit spricht sich herum!
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Nehmen Sie sich nicht zuviel vor!
3. Nicht zuviel auf einmal abarbeiten
Sie verhindern erneute unerledigte Stapel auf Ihrem Schreibtisch, indem Sie einen guten Zeitplan erstellen. Schätzen Sie ab, was Sie neben dem Tagesgeschäft von den liegen gebliebenen Aufgaben abarbeiten können. Seien Sie dabei nicht zu ehrgeizig, sondern arbeiten Sie mit realistischen Zielsetzungen. Überschätzen Sie sich, landet später noch mehr Arbeit bei Ihnen.
4. Verfallen Sie nicht in alte Muster
Egal, wie viel zu tun ist: Schauen Sie auf Ihren Kalender und schätzen Sie ab, wie viel Sie schaffen können. Dann baut sich so schnell kein Arbeitsrückstand mehr auf. Sollte das doch der Fall sein, gehen Sie nach den oben genannten Punkten vor –bevor Sie nicht mehr wissen, wo Ihnen der Kopf steht!
5. Nehmen Sie trotzdem neue Aufträge an
Ein Arbeitsrückstand bedeutet nicht, dass Sie jetzt keine neuen Aufträge mehr annehmen dürfen. Im Gegenteil! Aber denken Sie daran, dass Sie eine realistische Planung vornehmen und achten Sie – gerade im Hinblick auf die Rückstände - auf Ihr Zeitmanagement.
Sprechen Sie bei der Angebotserstellung die Kunden darauf an, bis wann das Angebot benötigt wird. Gehen Sie auch hier realistisch vor! Und: Beweisen Sie dann auch Termintreue!
(ja)
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