Auf einen Blick:
- Ein Organigramm, in dem alle Fachbereiche und Zuständige erkennbar sind, ist die Landkarte Ihres Betriebs. Gut gepflegt schafft es Orientierung für alle.
- Machen Sie nicht alles selbst! Eine zweite Führungsebene kann Sie entlasten. Allerdings müssen Sie das auch zulassen.
- Standards helfen weiter, wenn sich Aufgaben wiederholen. Und wie ist eigentlich Ihr Datenmanagement aufgestellt?
Tipp 1: Erstellen Sie ein Organigramm
Wer macht bei Ihnen eigentlich was? „Ein Organigramm ist die Landkarte Ihres Betriebes“, sagt Maren Ulbrich, Inhaberin der Unternehmens- und Nachfolgeberatung Handwerksmensch. „Sie zeigt: Welche Fachbereiche und Zuständige gibt es? Wer macht was? Wer führt wen?“ Aus Zeitmangel werde dieser wichtige Überblick in schnell wachsenden Betrieben oft vernachlässigt. Das Problem: Viel Zeit geht verloren, wenn zum Beispiel Aufgaben nicht eindeutigen Fachbereichen und Zuständigen klar zugewiesen und deswegen doppelt oder gar nicht erledigt werden.
„Es kostet Zeit, ein Organigramm zu erstellen, Fachbereiche zu identifizieren und Teams aufzubauen“, räumt Ulbrich ein. Aber so werde die Organisationsstruktur für alle im Betrieb erkennbar festlegt. „Schließlich müssen auch die Mitarbeitenden wissen, wer für was zuständig ist und welche Position sie selbst innehaben.“
Wird es zu unübersichtlich, holen Sie sich externe Hilfe. „Die meisten wachsenden Betriebe haben großen Beratungsbedarf. Es fehlt die Zeit, weil das Tagesgeschäft nebenher weiterlaufen muss“, sagt die Beraterin.
„Ich war an allem beteiligt, aber nirgendwo richtig“
Tipp 2: Etablieren Sie eine klare Führungsstruktur
Sie beschäftigen mehr als acht Mitarbeitende? Spätestens jetzt sollten Sie eine zweite Führungsebene etablieren. Als Basis dient das Organigramm. „Wenn es im Betrieb durch das Wachstum unterschiedliche Fachbereiche gibt, braucht es eindeutige Führungskräfte“, betont Ulbrich. Ein Sanitärbetrieb, der sowohl Heizungsbau als auch Badsanierungen übernimmt, hätte demnach zwei Bereiche mit zwei Führungskräften. „In Kleinbetrieben kommt es allerdings regelmäßig vorkommt, dass auch der Geschäftsführer einen Fachbereich leitet“, so die Beraterin. „In diesem Fall hat er zwei Stellenbeschreibungen – eine als Geschäftsführer und eine als Fachbereichsleiter.“
Wichtig: Geben Sie Ihren Führungspersonen die Möglichkeit, in ihre Aufgabe zu hineinzuwachsen, vor allem, wenn Sie ehemalige Teammitglieder befördern. „Allen muss klar sein: Was bedeutet Führung? Hier kann eine Schulung viel helfen“, sagt die Betriebsberaterin. „Gestehen Sie Ihren Mitarbeitenden außerdem ausreichend Zeit zu, ihre Führungsaufgaben mithilfe von Feedbackgesprächen auch zu erfüllen.“
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Tipp 3: Delegieren Sie Aufgaben an Ihre Führungskräfte
Sie haben eine zweite Führungsebene eingeführt? Dann nutzen Sie sie auch. „Vielen Chefs im Handwerk fällt es schwer, nicht mehr im Tagesgeschäft mitzuarbeiten“, sagt Ulbrich. Doch Ihre zweite Ebene steht parat – und will mitdenken, mitarbeiten und mitentscheiden.
Dazu gehört auch, ein Wir-Gefühl unter den Führungskräften zu fördern. „Sie haben neben Ihren operativen Teams auch ein Führungsteam“, so Ulbrich. „Legen Sie in Strategietreffen fest, welche Standards Sie in der Führung brauchen, welche Entscheidungen auf welcher Ebene getroffen werden und wie die Kommunikationsaufgaben verteilt sind – wer spricht mit wem worüber?“
Tipp 4: Sorgen Sie für standardisierte Arbeitsabläufe und Datenmanagement
Je größer Ihr Betrieb wird, desto häufiger wiederholen sich bestimmte Aufgaben, zum Beispiel das Onboarding neuer Mitarbeitender. „Sorgen Sie für standardisierte Abläufe“, rät Ulbrich. So stellen Sie sicher, dass Prozesse immer gleich ablaufen, beim Onboarding also jeder Neue auch alle Informationen bekommt, die er braucht. „Es muss auch nicht immer alles von Kollegen erklärt werden: Videos oder Checklisten machen einmal Arbeit, aber ersparen in Zukunft unglaublich viel Zeit.“
Auch das Datenmanagement braucht Standards. „Daten müssen ort- und zeitunabhängig zur Verfügung stehen“, erinnert Ulbrich. Ein Bauleiter, der mehrere Baustellen überwacht, müsse von überall mobil auf Informationen zugreifen können. „Er kann nicht extra in den Betrieb fahren, um Einzelheiten des Auftrags zu lesen“, betont die Beraterin.
Schritt 5: Nehmen Sie sich Zeit für Pausen
Wenn der Betrieb wächst, ist einer immer gefordert: Sie! Also achten Sie darauf, ausreichend Pausen zu machen. „Chefs und Chefinnen brauchen Ruheinseln, um Kraft zu tanken – und zwar mehr als eine halbe Stunde ungestörtes Arbeiten im Büro“, sagt Ulbrich. „Ein halber Tag pro Woche sollte es schon sein – außerhalb des Betriebes.“ Ob Sie dann Tennis spielen, in die Sauna gehen oder zuhause im Garten an betrieblichen Strategien arbeiten, ist egal. Hauptsache, Sie bekommen den Kopf frei.
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