So bekommen Sie Ihre E-Mails in den Griff!

E-Mails sollten das Leben eigentlich erleichtern. Stattdessen können sie sich zu bösen Zeitfressern entwickeln:

• wenn Sie selbst nach wichtigen E-Mails suchen, die sie vor Wochen verschickt haben,
• wenn Empfänger spät oder gar nicht auf E-Mails antworten,
• wenn wichtige Inhalte vom Empfänger einfach übersehen werden.

Hier unsere 5 Tipps, wie Sie solche Probleme vermeiden:

Sie haben mit einem Adressaten mehrere Punkte zu klären, die nicht direkt miteinander zusammenhängen? Zum Beispiel Rückfragen zu zwei verschiedenen Bauprojekten an einen Architekten oder zu verschiedenen Bestellungen an einen Lieferanten? Dann versenden Sie zu jedem dieser Punkte eine eigene E-Mail und packen Sie nicht alle in eine.

Die Vorteile:

• Sie verringern so die Gefahr, dass der Empfänger vielleicht eine wichtige Information übersieht. 

• Die "Eine-Mail-ein-Thema"-Regel erleichtert es dem Empfänger, auf schnell zu erledigende Punkte auch schnell zu reagieren. Eine Sammel-Mail mit mehreren Themen verleitet eher dazu, erst dann zu antworten, wenn alle Punkte erledigt sind. Oder die ganze E-Mail erst einmal zur Seite zu legen, weil sie so viel Zeit kostet. 

• Wenn Sie eine E-Mail später noch einmal suchen, werden Sie sie leichter schon anhand der Betreffzeile erkennen. Das gilt genauso für den Empfänger.

Relativ leicht lässt sich diese Regel durchhalten bei E-Mails an Mitarbeiter und Lieferanten, aber auch bei Geschäftskunden, mit denen Sie ständig im E-Mail-Kontakt stehen.

Auf Privatkunden könnte die "Eine-Mail-ein-Thema"-Regel unter Umständen nervig wirken. In solchen Fällen sollten Sie in der Betreffzeile die verschiedenen Punkte kurz ansprechen, zum Beispiel "Terminvorschlag + Probleme Materiallieferung + ...". Dann geht nichts so leicht unter.

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2. Verwenden Sie eindeutige Betreffzeilen!

Die Betreffzeile ist der wichtigste Punkt, an dem sich Empfänger einer E-Mail orientieren: Ist sie wichtig? Muss es sofort sein?  Interessiert mich das überhaupt? Auch bei der späteren Suche nach einer E-Mail ist eine eindeutige Betreffzeile sehr hilfreich.

Aussagekräftig formulieren, zum Beispiel

• "Anfrage Beratungsgespräch" statt "Beratungsgespräch" oder "Anfrage"
• "Ihre Brille liegt zur Abholung bereit" statt "Aktueller Stand Ihre Reparaturauftrags"
• "Terminabsprache Heizungswartung" statt "Heizungswartung" oder "Termin"

zum Beispiel

• "Terminvorschlag Austausch Fensterbeschläge" statt "Austausch Fensterbeschläge - Terminvorschlag"
• "Informationen Erneuerung Heizkessel - unser heutiges Telefonat" statt "Unser heutiges Telefonat zum Thema Heizkessel"

zum Beispiel

• "Ihre Brille liegt zur Abholung" statt "Ihr Auftrag Nr. XY/12345: Ihre Brille liegt ab sofort bei uns zur Abholung bereit"

3. Machen Sie klar, was Sie erwarten!

Wollen Sie in einer E-Mail nur informieren oder erwarten Sie, dass etwas passiert? Lassen Sie den Empfänger nicht im Unklaren.


Sie wollen eine Antwort?

Dann machen Sie das dem Empfänger klar: Schreiben Sie am Ende der E-Mail zum Beispiel: "Bitte bestätigen Sie den Termin bis spätestens ...". Oder wenn Sie einen Vorschlag gemacht haben und eine Entscheidung benötigen, genügt ein "Sind Sie damit einverstanden?".

Verwenden Sie dafür immer einen eigenen Absatz!

Das gilt ganz besonders bei längeren E-Mails, denn bei denen müssen Sie damit rechnen, dass der Empfänger sie erst einmal nur überfliegt und herauszufinden versucht, ob und wie er jetzt reagieren muss. Doch auch wenn er den Text nicht gründlich liest - den letzten Satz vor der Grußformel wird er auf jeden Fall lesen!

Die Bitte oder Aufforderung am Ende kann die Reaktionen erheblich beschleunigen.

Sie wollen nur informieren?

Dann gehört ein "Für Sie zur Information" oder "Nur zur Info" an den Anfang der E-Mail. Oder auch ein kurzes "Zur Info: ..." an den Anfang der Betreffzeile.

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4. Kurz und übersichtliche E-Mails sparen Zeit bei der Wiedervorlage!

E-Mails kosten unter anderem deswegen so viel Zeit, weil sie so lang und unstrukturiert sind.

Die Folgen: Der Empfänger braucht ewig, bis er die wichtigen Informationen gefunden und verstanden hat. Und wenn er die Mail nicht sofort bearbeiten kann, dann muss er sich später erneut durch den Text kämpfen.

Ganz zu schweigen davon, dass Sie Ihre eigene E-Mail später vielleicht noch einmal brauchen und sich dann selbst mühsam durch Ihren eigenen Text arbeiten müssten.

Besser:

• Schreiben Sie knapp und präzise! Alles was länger als eine Seite ist, gehört in eine angehängte Datei
• Schreiben Sie in kurzen Sätzen, vermeiden Sie lange Neben- und Schachtelsätze.
• Setzen Sie bei längeren E-Mails häufiger einen Absatz: ein Gedanke, ein Absatz!

5. Was zusammengehört zeigt der Thread!

Echte Zeitfresser sind auch E-Mails, bei denen die Antworten hin- und hergehen und jedes Mal die vorherige E-Mail komplett zitiert wird.

Theoretisch ist das schön einfach, weil man im Zweifel den kompletten Vorgang in einer Mail hat, sich also nicht alle E-Mails zusammensuchen muss.

Doch wenn Sie eine ganz bestimmte Information aus einer E-Mail später suchen, kostet es ziemlich viel Zeit, diese Information in der Endlos-Mail zu finden. Ganz zu schweigen von dem 10 Seiten langen Ausdruck.

Praktisch lässt sich das auch anders lösen:

• Wenn Sie auf eine E-Mail antworten, fassen Sie selbst die wichtigsten Punkte des Absenders ganz kurz, in ein paar Worten zusammen, bevor Sie darauf eingehen. Das schafft Übersichtlichkeit und zusätzliche die Sicherheit für beide Seiten, dass man sich verstanden hat.

• Zitieren Sie nur, wenn es wirklich auf die Formulierungen des Absenders ankommt. 

• Wenn Sie sich später den kompletten Vorgang anschauen und die Mails nicht alle einzeln suchen wollen, können in Ihrer E-Mail-Software die Mails gruppieren statt nach Datum sortiert anzeigen zu lassen. Dann bildet sich ein Thread - ein Themenbaum - mit allen Antworten und Rückantworten. Im Thunderbird geht das zum Beispiel unter "Ansicht - gt; Sortieren nach - gt; Gruppiert nach Thema. Auch in Outlook gibt es eine entsprechende Funktion.