Auf einen Blick:
- Beim Zeitmanagement gibt es keine Einheitslösung. Kreative Chaoten brauchen ein anderes System als detailversessene Analytiker.
- Für alle aber gilt: Aufgaben, die nicht zu Ihren Prioritäten passen, sollten Sie definieren und delegieren.
- Eine Grundstruktur und eine rückwärtsangelegte Planung helfen, Zeitfresser zu erkennen und auszuschließen.
Tipp 1: Finden Sie Ihren Organisationstyp
Methoden zum Zeitmanagement gibt es viele – doch welche ist die Richtige? „Wichtig ist herauszufinden, welcher Organisationstyp ich bin“, sagt Cordula Nussbaum, Zeitmanagement- und Produktivitäts-Expertin. „Es hat keinen Sinn, sich an Methoden abzuarbeiten, die nicht zu einem passen.“ Sie beschreibt vier Typen:
1. Igor Ideenreich, Chaot und Ideensprudler: Sie arbeiten spontan und flexibel. Statt an Gewohntem festzuhalten, setzen Sie sich an die Spitze des Trends. Problem: Planung ist für Sie eher Folter als Hilfe.
2. Hanni Herzlich, kreative Unterstützerin: Sie sind mitfühlend und gern bereit, anderen zu helfen. Problem: Ihr eigener Zeitplan steht oft hintenan.
3. Ottmar Ordentlich, logischer Ordner: Sie lieben Strukturen und Routinen. Alles soll nach Plan ablaufen. Problem: Sie beißen sich an einem Problem fest und verlieren die Zeit aus dem Blick.
4. Dr. Annaliese Logisch, Analytikerin: Sie mögen Daten und Fakten, nehmen alles sehr genau. Problem: Sie verzetteln sich in Details. Wann gibt es genug Fakten, um eine Entscheidung zu treffen?
„Otto Ordentlich oder Dr. Annaliese Logisch können mit klassischen Zeitmanagement-Methoden mehr anfangen als Hanni Herzlich oder Igor Ideenreich. Sie würden nur To-do-Listen erstellen, um sie am Ende nicht abzuarbeiten, weil immer etwas dazwischen kommt“, sagt Nussbaum. Besser sei es für sie, den Kalender nicht zu überfüllen, um spontan reagieren zu können.
Tipp: Einen kostenlosen Test für Ihren Organisationtyp finden Sie auf der Seite von Cordula Nussbaum.
„Das Wichtigste war, Verantwortung und Aufgaben abzugeben“
Tipp 2: Priorisieren Sie Ihre Aufgaben
In einem Handwerksbetrieb sind Chef und Chefin oft für alles zuständig, ob die Aufgabe nun zu Ihnen passen oder nicht. „Um Ihre Aufgabenfülle in den Griff zu bekommen, sollten Sie sich regelmäßig über Ihre persönlichen und betrieblichen Prioritäten klar werden“, so Nussbaum.
Die können sich durchaus verändern: Während in der Gründungsphase die Wirtschaftlichkeit über allem stehe, gehe es später eher um Strukturaufbau und Wachstum. „Auch die persönlichen Prioritäten ändern sich: Brauche ich Zeit für meine Familie? Welche Arbeit will ich im Betrieb wirklich übernehmen und welche Rolle will ich spielen?“, sagt die Expertin. „Sie müssen nicht alles selbst machen.“
Viele Handwerker arbeiteten gern produktiv mit, statt nur im Büro zu sein. „Wenn das so ist, kann ich jemanden in den Betrieb holen, der das Büro organsiert und mich zeitlich entlastet“, sagt Nussbaum. Sehen Sie sich eher in der Organisation, brauchen Sie fachliche Führungskräfte.
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Tipp 3: Legen Sie eine Grundstruktur Ihrer Arbeitszeit fest
Jeder Tag hat nur 24 Stunden, von denen Sie einen gewissen Teil mit Arbeit verbringen. Doch wie Sie den Tag gestalten, liegt an Ihnen. „Überlegen Sie sich eine grobe Arbeitsstruktur, die Ihren Vorlieben entspricht“, sagt Nussbaum. Ist es Ihnen wichtig, morgens zuerst mit allen Mitarbeitenden zu sprechen? Oder verschaffen Sie sich erstmal im Büro einen Überblick und schalten dabei das Telefon aus? „Überlegen Sie für sich: Wann kann welche Aufgabe am besten erledigt werden?“, so die Expertin.
Die Lösung sehe für jeden Betrieb, aber auch für jeden Organisationtyp anders aus, so Nussbaum. „Während Otto Ordentlich einen durchgeplanten Tag als hilfreich empfindet, braucht Igor Ideenreich mehr Luft für kreative Arbeit und Hanni Herzlich Zeiten, in denen sie nicht gestört werden darf.“
Tipp 4: Planen Sie rückwärts
Am Ende wird es immer knapp mit der Baustelle oder dem Projekt und alle schieben Überstunden? Dann hilft rückwärts planen. „Legen Sie fest, wann ein Projekt fertig sein soll, und gehen Sie alle Schritte durch: Wann muss was passieren, damit ich rechtzeitig fertig bin? Wenn die Tür beim Kunden zu diesem Zeitpunkt eingebaut sein soll, muss sie zwei Tage vorher gestrichen werden, um zu trocken. Weitere Tage brauchen Sie vorab zum Bau der Tür, das Holz muss also dann und dann geliefert sein, also entsprechend vorher bestellt werden“, nennt Nussbaum ein Beispiel. „Und im zweiten Schritt planen Sie Puffer ein, falls etwas nicht klappt.“
Puffer einzuplanen habe gleich zwei Vorteile, meint die Expertin: „Sie können nicht nur selbst entspannter arbeiten, sondern Sie überraschen den Kunden damit, früher als erwartet fertig zu sein, statt ihn zu vertrösten.“
Tipp 5: Probieren Sie Zeitmanagement-Methoden aus
Welche Methode zum Zeitmanagement ist nun die richtige? „Da hilft am besten ausprobieren“, meint Nussbaum. Mindestens drei Wochen sollten Sie durchhalten, um zu checken, ob es passt, und spätestens nach sechs Wochen wieder aufhören, wenn es nicht funktioniert. „Es sei denn, Sie merken sofort, dass es die falsche Methode ist, dann müssen Sie sich nicht quälen.“
Wichtig sei, sich nicht zum Sklaven einer Organisationmethode zu machen. „Manchmal kann es hilfreich sein, sich nur die Kernidee anzuschauen und auszuprobieren, anstatt sich in allen Details an die Vorgabe zu halten“, sagt die Expertin. Und wenn man scheitert? „Dann hat man nichts falsch gemacht, sondern die Methode nicht gepasst.“
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