So funktionieren QuickSteps

Wer auf handwerk.com regelmäßig die IT-Themen verfolgt, wird schon bemerkt haben, dass ich inzwischen seit mehreren Jahren lieber in der Mac- als in der PC-Welt unterwegs bin. Worauf ich aber bis heute nicht verzichten möchte, ist das Office-Paket von Microsoft. Insbesondere die neueren Versionen (2010 und zunehmend auch 2013) sind meiner Meinung nach konkurrenzlos.

Über die Jahre hinweg sind die Programme immer umfangreicher geworden, was die Funktionstiefe angeht. Ich behaupte, dass Microsoft inzwischen selbst nicht mehr jede Funktion der einzelnen Tools bis ins Detail kennt. Begibt man sich auf die Suche, fallen immer wieder Funktionen auf, die die tägliche Arbeit wirklich erleichtern.

Eine dieser Funktionen beinhaltet die sogenannten „QuickSteps“. Sie finden sich im Outlook in der Menü-Leiste oben etwa in der Mitte. Alternativ können sie auch über einen Rechtsklick mit der Maus abgerufen werden. Unter QuickSteps versteht Microsoft Kurzbefehle, die Sie sich nach Ihren individuellen Anforderungen definieren können.

Wofür das in der Praxis gut ist, lesen Sie auf der nächsten Seite

E-Mail als Aufgabe oder ab in die Wiedervorlage

Ich habe mir zum Beispiel einen QuickStep erstellt, mit dem ich eine eingehende Mail per Mausklick in eine Aufgabe umwandeln kann. Klicke ich an meinem Rechner auf die entsprechende Funktion, öffnet sich ein Aufgaben-Fenster und der Inhalt der Mail befindet sich in der Aufgabenbeschreibung. Ich brauche also nur noch die Fälligkeit zu datieren, ggf. noch eine Erinnerungsfunktion zu setzen und schon kann mir die Aufgabe eigentlich nicht mehr "durchrutschen".

Mit einem zweiten, ähnlich gelagerten QuickStep generiere ich auch aus Mails mit Anhang Aufgaben. Wähle ich den aus, öffnet sich ebenfalls ein Aufgabenfenster. Im Feld, in dem die Beschreibung steht, ist nun aber die gesamte Mail hinterlegt. Möchte ich die Aufgabe später abarbeiten, brauche ich nur einen Doppelklick auf das Mail-Symbol zu setzen und schon öffnet sich die Mail samt Anhang.

Wie Sie sich einen solchen QuickStep einrichten können? Ganz einfach: Klicken Sie auf das kleine Icon neben dem Wort QuickStep in der Menü-Leiste Ihres Outlooks. In dem sich öffnenden Fenster wählen Sie die Funktion „Neu“. Dort bietet Ihnen Microsoft bereits eine Vorauswahl an Funktionen an, die Sie dann an Ihre Anforderungen anpassen können. Alternativ gibt es auch die Möglichkeit, eine komplett benutzerdefinierte Anforderung zu kreieren.

Haben Sie sich für eine Variante entschieden, können Sie Ihren QuickStep im folgenden Fenster so zurechtmachen, wie Sie ihn brauchen. Wählen Sie zum Beispiel bei „Aktion auswählen“ zwischen „Eine Aufgabe mit Anlage erstellen“ oder „Eine Aufgabe mit Nachrichtentext erstellen“ aus, geben dem Ganzen einen Namen und versehen Sie Ihren ersten eigenen QuickStep mit einer Tastenkombination. Das spart bei häufig wiederkehrenden Funktionen zusätzlich Zeit.

Tastenkommando genügt! Lesen Sie weiter auf der letzten Seite.

Outlook gehorcht auf die richtige Kombination

Schreiben Sie mir eine E-Mail mit einem Themenvorschlag und ich beiße an, wandelt die Tastenkombination “Strg”, “Shift” und “1” Ihre Mail zu einer Aufgabe für mich.

Sind Sie mit der Definition Ihres QuickSteps fertig, beendet das Feld „Fertig stellen“ die Bearbeitung und der neue QuickStep steht ab sofort im Menü als einer der Auswahlpunkte zur Verfügung.

Weitere QuickSteps bieten sich übrigens auch für die Wiedervorlage von Mails im Kalender oder die Weiterleitung von Inhalten an bestimmte Personen - zum Beispiel Ihre Mitarbeiter - oder andere ausgewählte Personenkreise an. Eingerichtet werden die alle in etwa gleich.

Soviel zum Thema QuickSteps im Microsoft Outlook. Ich persönlich nutze diese Funktion inzwischen wirklich sehr viel. Wie sieht es mit Ihnen aus? Welche Kniffe nutzen Sie in den Office-Programmen am meisten? Schreiben Sie mir eine Mail an hamacher@handwerk.com.Dann veröffentliche ich auch Ihre Tipps für die Kollegen an dieser Stelle.

In den kommenden Wochen lesen Sie hier mehr über folgende Themen:

• Wenn Outlook Ihre E-Mails sortiert … So regeln Sie Ihren Posteingang und bekommen endlich mehr Übersicht in den täglichen E-Mail-Wahnsinn.
• Effizienter Schreiben: Wie Sie sich mit Hilfe der „Auto-Korrektur“ das Schreiben von Angeboten und Rechnungen erleichtern.
• Bausteine für besondere Aufgaben: Wie Sie sich Textbausteine zu Nutze machen.
• Was fürs Auge: Wie Sie Ihre Texte mit Fotos und Grafiken ansprechend aufwerten.

Digitale Buchführung:

Den Tag im Blick:

Wider die Zettelwirtschaft: