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Schnelle Abkürzungen in Office 2010

So funktionieren QuickSteps

Nie wieder wichtige Aufgaben vergessen! Mit den QuickSteps in Microsofts Outlook funktioniert das ganz einfach. Wie Sie die praktischen Kurzbefehle für Ihre Arbeitsabläufe optimal anpassen, lesen Sie hier.

Mit den QuickSteps wandeln Sie zum Beispiel eingehende E-Mails auf Knopfdruck oder Mausklick in eine Aufgabe um, an die Sie Outlook erinnert, wenn diese fällig ist.
Screenshot: Hamacher


Über die Jahre hinweg sind die Programme immer umfangreicher geworden, was die Funktionstiefe angeht. Ich behaupte, dass Microsoft inzwischen selbst nicht mehr jede Funktion der einzelnen Tools bis ins Detail kennt. Begibt man sich auf die Suche, fallen immer wieder Funktionen auf, die die tägliche Arbeit wirklich erleichtern.

Eine dieser Funktionen beinhaltet die sogenannten „QuickSteps“. Sie finden sich im Outlook in der Menü-Leiste oben etwa in der Mitte. Alternativ können sie auch über einen Rechtsklick mit der Maus abgerufen werden. Unter QuickSteps versteht Microsoft Kurzbefehle, die Sie sich nach Ihren individuellen Anforderungen definieren können.

Wofür das in der Praxis gut ist, lesen Sie auf der nächsten Seite

E-Mail als Aufgabe oder ab in die Wiedervorlage

Ich habe mir zum Beispiel einen QuickStep erstellt, mit dem ich eine eingehende Mail per Mausklick in eine Aufgabe umwandeln kann. Klicke ich an meinem Rechner auf die entsprechende Funktion, öffnet sich ein Aufgaben-Fenster und der Inhalt der Mail befindet sich in der Aufgabenbeschreibung. Ich brauche also nur noch die Fälligkeit zu datieren, ggf. noch eine Erinnerungsfunktion zu setzen und schon kann mir die Aufgabe eigentlich nicht mehr "durchrutschen".

Mit einem zweiten, ähnlich gelagerten QuickStep generiere ich auch aus Mails mit Anhang Aufgaben. Wähle ich den aus, öffnet sich ebenfalls ein Aufgabenfenster. Im Feld, in dem die Beschreibung steht, ist nun aber die gesamte Mail hinterlegt. Möchte ich die Aufgabe später abarbeiten, brauche ich nur einen Doppelklick auf das Mail-Symbol zu setzen und schon öffnet sich die Mail samt Anhang.

Wie Sie sich einen solchen QuickStep einrichten können? Ganz einfach: Klicken Sie auf das kleine Icon neben dem Wort QuickStep in der Menü-Leiste Ihres Outlooks. In dem sich öffnenden Fenster wählen Sie die Funktion „Neu“. Dort bietet Ihnen Microsoft bereits eine Vorauswahl an Funktionen an, die Sie dann an Ihre Anforderungen anpassen können. Alternativ gibt es auch die Möglichkeit, eine komplett benutzerdefinierte Anforderung zu kreieren.

Haben Sie sich für eine Variante entschieden, können Sie Ihren QuickStep im folgenden Fenster so zurechtmachen, wie Sie ihn brauchen. Wählen Sie zum Beispiel bei „Aktion auswählen“ zwischen „Eine Aufgabe mit Anlage erstellen“ oder „Eine Aufgabe mit Nachrichtentext erstellen“ aus, geben dem Ganzen einen Namen und versehen Sie Ihren ersten eigenen QuickStep mit einer Tastenkombination. Das spart bei häufig wiederkehrenden Funktionen zusätzlich Zeit.

Tastenkommando genügt! Lesen Sie weiter auf der letzten Seite.

Outlook gehorcht auf die richtige Kombination
 - Hier geben Sie an, über welche Tasten die Funktion ausgelöst werden kann.
Hier geben Sie an, über welche Tasten die Funktion ausgelöst werden kann.
Screenshot: Hamacher

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